> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.easy.school/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Jak vytvořit a přizpůsobit prohlášení o poplatcích ## Popis funkce **Prohlášení o poplatcích** je dokument ve **formátu PDF**, který potvrzuje částky, které rodina zaplatila instituci v daném roce. Je generováno **pro jednotlivého studenta** na základě účetních dokladů (faktur, příjmových dokladů, pro-forma), které jsou uvedeny na jeho kartě a slouží k tomu, aby bylo **předáno rodiči/nájemci**, který jej obvykle používá pro daňové účely (například pro odpočet nákladů na školné). Poslední aktualizace posílila funkci a nyní umožňuje: - **úplně přizpůsobit text** prohlášení (s vložením dynamických proměnných); - **filtrovat produkty**, které mají být zahrnuty do prohlášení (například počítat pouze školné a vyloučit další služby); - **filtrovat podle stavu platby** faktury; - **vyloučit jednotlivé faktury** z celkového počtu částky. > **Poznámka:** Prohlášení o poplatcích nenahrazuje a nepředstavuje daňové poradenství. Pro použití dokumentu pro daňové přiznání vyzvěte rodiny, aby se obrátily na svého účetního nebo daňového poradce. --- ## Důležitý předpoklad Tuto funkci můžete použít **POUZE pokud vystavujete faktury/příjmové doklady pomocí Easy.School**. Prohlášení totiž počítá částky na základě účetních dokladů vytvořených v systému: pokud je fakturace spravována jiným programem, funkce nemá data, se kterými by mohla pracovat. --- ## Kde se nachází Funkce se používá ve dvou oblastech, obě na **straně koordinátora** (modré menu): - **Vytvoření prohlášení:** Karta studenta → sekce **Faktury** → tlačítko **Vytvořit prohlášení (PDF)** - **Přizpůsobení textu:** **Administrace → Nastavení → Prohlášení** --- ## Část 1 – Vytvoření prohlášení pro studenta ### Krok 1 – Otevřete kartu studenta 1. Přihlaste se do systému pomocí účtu **koordinátora**. 2. V levém menu klikněte na **"Studenti"**. 3. Najděte požadovaného studenta a klikněte na jeho jméno pro otevření jeho **karty**. ### Krok 2 – Otevřete sekci Faktury Na kartě studenta je nahoře přítomno **rozbalovací menu**, které umožňuje přecházet mezi různými sekcemi karty. - Vyberte sekci **"Faktury"**. - Pokud položka není již zobrazená, klikněte na **šipku** rozbalovacího menu (vedle ikony žlutého upozornění), abyste viděli další sekce a vyberte **"Faktury"**. ### Krok 3 – Zahájení vytváření V sekci Faktury, v **pravém horním rohu**, najdete několik tlačítek (Zpět a některé ikony ve tvaru dokumentu). - Klikněte na tlačítko **"Vytvořit prohlášení (PDF)"** (ikona ve tvaru dokumentu; název se zobrazuje jako **tooltip** při najetí myší). - Otevře se okno **nastavení prohlášení**. ### Krok 4 – Nastavení filtrů V okně najdete řadu filtrů, které určují **které dokumenty** budou zohledněny. Vyplňte je shora dolů: - **Rok** _(povinné pole, označeno hvězdičkou)_ Vyberte rok, na který se prohlášení vztahuje. Je to hlavní filtr: určuje období dokumentů, které mají být započítány. - **Typ dokumentu** Výchozí nastavení: **Všechny**. Umožňuje zohlednit pouze jeden typ dokumentu (například pouze faktury, pouze příjmové doklady nebo pouze pro-forma). - **Produkty** Výchozí nastavení: **Všechny produkty**. Umožňuje zahrnout do počtu pouze určité produkty (například pouze **školné**, vyloučením jídel, materiálu nebo jiných služeb). - **Platební metody** Výchozí nastavení: **Všechny platební metody**. Umožňuje zohlednit pouze dokumenty s určitou platební metodou (například pouze bankovní převod nebo pouze bankovní složenku). - **Stav platby** Výchozí nastavení: **Všechny**. Umožňuje filtrovat dokumenty podle jejich stavu platby (například pouze ty, které jsou **již zaplaceny** nebo pouze ty, které **ještě nejsou zaplaceny**). > **Jak fungují filtry:** každý filtr **omezuje** seznam dokumentů, které se zobrazují v sekci **"Dokumenty k zahrnutí"** níže. Změnou filtru se seznam aktualizuje odpovídajícím způsobem. ### Krok 5 – Vyberte dokumenty k zahrnutí Pod filtry, sekce **"Dokumenty k zahrnutí"** zobrazuje seznam dokumentů, které odpovídají nastaveným filtrům. Pro každý dokument jsou uvedeny: - **Datum** - **Číslo** - **Typ dokumentu** - **Částka** - **Stav platby** - **Platební metoda** Na levé straně každého řádku je přítomna **zaškrtávací políčko**: - Zaškrtávací políčko v záhlaví tabulky vybere/odznačí **všechny** dokumenty najednou. - Odškrtnutím zaškrtávacího políčka u jednotlivého řádku **vyloučíte tento dokument z celkového počtu** částky prohlášení. Takto můžete vyloučit konkrétní fakturu z celkového počtu, zatímco všechny ostatní dokumenty zůstanou započítány. ### Krok 6 – Nastavení konečných možností Na konci okna najdete tři **přepínače** (výchozí nastavení je vypnuto): - **Pouze inkasováno (platby registrované s datem vybraného roku)** Pokud je aktivní, v počtu se zohledňují **pouze platby, které byly skutečně registrovány (inkasovány)** s datem v rámci vybraného roku, bez ohledu na datum dokumentu. Užitečné, když částka, která má být uvedena, musí odpovídat tomu, co skutečně zaplatila rodina v roce. - **Použít razítko** Pokud je aktivní, na dokumentu bude aplikováno **razítko** místo podpisu (na místě, kde je vložena proměnná **Podpis nebo Razítko**). - **Uložit kopii v dokumentech** Pokud je aktivní, **kopie** vygenerovaného prohlášení je automaticky uložena v sekci dokumentů studenta. > **Doporučení:** pro získání prohlášení, které uvádí **pouze skutečně zaplacené částky**, nastavte filtr **Stav platby** na dokumenty, které již byly zaplaceny, a/nebo aktivujte přepínač **Pouze inkasováno**. Jinak celková částka zahrnuje také případné dokumenty, které ještě nebyly uhrazeny (například pro-forma "K úhradě"). ### Krok 7 – Vygenerovat prohlášení Po nastavení filtrů, výběru dokumentů a možností klikněte na **zelené tlačítko** dole pro **vygenerování prohlášení ve formátu PDF**. Dokument je vyprodukován pomocí **přizpůsobeného textu** (viz Část 2) a uvádí **celkovou částku** vypočítanou na základě vybraných dokumentů a zvolených možností. --- ## Část 2 – Přizpůsobení textu prohlášení Text prohlášení je jedinečný pro instituci a nastavuje se pouze jednou: poté bude použit pro všechna prohlášení generovaná ze studentských karet. ### Krok 1 – Otevřete nastavení 1. V levém menu (**strana koordinátora**) klikněte na **"Administrace"**, abyste rozšířili podmenu. 2. Klikněte na **"Nastavení"**. 3. V horní části, pomocí **rozbalovacího menu**, vyberte položku **"Prohlášení"**. Pokud ji nevidíte, klikněte na **šipku** rozbalovacího menu, abyste zobrazili další nastavení a vyberte **"Prohlášení"**. ### Krok 2 – Upravit text V rámečku **"Přizpůsobený text prohlášení"** najdete **textový editor** s nástroji pro formátování (tučný, kurzíva, podtržení, seznamy, zarovnání, typ písma atd.). - Napište a volně formátujte text prohlášení. - Můžete nastavit záhlaví, tělo, právní odkazy a závěrečné formule podle potřeb vaší instituce. ### Krok 3 – Vložení proměnných Pod editorem, v sekci **"Proměnné"**, najdete řadu **tlačítek** seskupených podle kategorií. - Umístěte **kurzor** na místo textu, kde chcete vložit dynamický údaj. - Klikněte na tlačítko požadované proměnné: do textu bude vložen **zástupný symbol** (například `{student.name}` pro jméno studenta). - Při generování PDF bude každý zástupný symbol **automaticky nahrazen** skutečným údajem (studenta, nájemce, školy, osobních údajů nebo počtu). Úplný seznam dostupných proměnných je uveden dále v této příručce. ### Krok 4 – Ověření pomocí náhledu V horní části rámečku jsou přítomna dvě tlačítka pro náhled: - **Náhled s podpisem** – ukazuje, jak bude dokument vypadat s **podpisem**. - **Náhled s razítkem** – ukazuje, jak bude dokument vypadat s **razítkem**. Použijte je k ověření rozložení a zkontrolujte, že proměnné jsou umístěny správně, než použijete prohlášení. ### Krok 5 – Reset a uložení - Tlačítko **"Reset"** vrátí text na **výchozí verzi** (užitečné, pokud chcete začít od standardní šablony). Pozor: resetuje nepřesné úpravy, které nebyly uloženy. - Na konci klikněte na **"Uložit"** vpravo nahoře pro **uložení** přizpůsobeného textu. --- ## Dostupné proměnné Proměnné se vkládají kliknutím na příslušné tlačítko v sekci **Proměnné** v Nastavení. Níže je uveden seznam seskupený podle toho, jak se zobrazuje na obrazovce. ### Student a Rodič Jméno studenta, Příjmení studenta, Rodné číslo studenta, Město narození, Datum narození, Třída studenta, Adresa studenta, PSČ studenta, Město studenta, Jméno nájemce, Příjmení nájemce, Rodné číslo nájemce, E-mail nájemce, Kód SDI nájemce, Adresa nájemce, PSČ nájemce, Město nájemce. > Údaje o **studentovi** pocházejí z karty studenta; údaje o **nájemci** jsou údaje osoby, na kterou jsou vystaveny účetní doklady (student sám nebo rodinný příslušník). ### Škola Název, Logo školy, Adresa, PSČ, Město, Kraj, Země, Úplná adresa, IČ, E-mail, Telefon. ### Osobní údaje Zákonný zástupce, Obchodní název, Rodné číslo, IČ, Kód REA, E-mail, Adresa, PSČ, Město, Kraj, Země, Úplná adresa. > **Osobní údaje** jsou údaje zadané v **Administrace → Nastavení → Osobní údaje** (stejné, které se používají pro fakturaci). ### Podrobnosti - **Rok** – vybraný referenční rok v době vytváření. - **Krátké datum** – datum v krátkém formátu (např. dd/mm/yyyy). - **Rozšířené datum** – datum v rozšířeném formátu. - **Celkem** – celková částka vypočítaná na základě vybraných dokumentů a zvolených možností. - **Celkem slovy** – celková částka napsaná slovy. - **Podpis nebo Razítko** – místo, kde je aplikován **podpis** nebo **razítko** (na základě volby "Použít razítko" zvoleného při vytváření). --- ## Souhrn CoKde se nacházíPožadovaný profilVytvořit prohlášení pro studentaKarta studenta → sekce **Faktury** → **Vytvořit prohlášení (PDF)**KoordinátorPřizpůsobit text a proměnné**Administrace → Nastavení → Prohlášení**Koordinátor --- ## Často kladené otázky **Mohu použít funkci, pokud nevystavuji faktury pomocí Easy.School?** Ne. Prohlášení počítá částky na základě účetních dokladů vytvořených v systému. Je tedy nutné vystavovat faktury/příjmové doklady pomocí Easy.School. **Je prohlášení jedinečné pro všechny studenty nebo se musí dělat pro každého?** Generuje se **pro jednotlivého studenta**, z jeho karty. Přizpůsobený text je však jedinečný pro instituci a platí pro všechna prohlášení. **Jak vyloučím jednotlivou fakturu z celkového počtu?** V okně pro vytváření, v sekci **"Dokumenty k zahrnutí"**, odškrtněte **zaškrtávací políčko** u řádku faktury, kterou chcete vyloučit: její částka nebude započítána do celkového počtu. **Jak počítám pouze školné a vyloučím ostatní služby (jídla, materiál atd.)?** Použijte filtr **"Produkty"** v okně pro vytváření a vyberte pouze produkt (nebo produkty), které chcete zahrnout. **Jaký je rozdíl mezi filtrem "Rok" a možností "Pouze inkasováno"?** Filtr **Rok** vybírá dokumenty podle referenčního období. Možnost **"Pouze inkasováno"**, pokud je aktivní, zohledňuje pouze **platby, které byly skutečně registrovány (inkasovány)** s datem v rámci vybraného roku, bez ohledu na datum dokumentu. **Kde skončí kopie prohlášení, pokud aktivuji "Uložit kopii v dokumentech"?** Je automaticky uložena v sekci dokumentů studenta. **Jak získám podpis nebo razítko na dokumentu?** Podpis se vloží tam, kde je přítomna proměnná **"Podpis nebo Razítko"**. Chcete-li použít razítko místo podpisu, aktivujte možnost **"Použít razítko"** při vytváření. Můžete zkontrolovat obě verze pomocí tlačítek **"Náhled s podpisem"** a **"Náhled s razítkem"** v Nastavení. **Upravil jsem text omylem: jak se vrátím k standardnímu modelu?** V Nastavení prohlášení klikněte na **"Reset"** pro obnovení výchozího textu, poté na **"Uložit"**. **Jaký je účel prohlášení z daňového hlediska?** Dokument potvrzuje částky zaplacené rodinou a obvykle jej používá rodič pro daňové účely. Pro specifické daňové aspekty vyzvěte rodiny, aby se obrátily na svého účetního nebo daňového poradce.