> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.easy.school/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Sådan opretter og tilpasser du erklæringen om gebyrer ## Beskrivelse af funktionen **Erklæringen om gebyrer** er et dokument i **PDF**, der bekræfter de beløb, som en familie har betalt til institutionen i et givet år. Den genereres **for den enkelte elev** ud fra de regnskabsdokumenter (fakturaer, kvitteringer, pro-forma), der findes i deres faneblad, og den skal **overleveres til forælderen/ejer**, som typisk bruger den til skattemæssige formål (f.eks. til fradrag for udgifter til skolegang). Med den seneste opdatering er funktionen blevet forbedret og giver nu mulighed for: - **fuldstændig tilpasning af teksten** i erklæringen (med indsættelse af dynamiske variabler); - **filtrering af de produkter** der skal inkluderes i erklæringen (f.eks. kun at tælle gebyret og udelukke andre tjenester); - **filtrering efter betalingsstatus** for fakturaen; - **udelukke enkelte fakturaer** fra beregningen af det samlede beløb. > **Bemærk:** Erklæringen om gebyrer erstatter ikke og udgør ikke skatterådgivning. For brugen af dokumentet til indkomstdeklaration, bedes familierne henvise til deres revisor eller CAF. --- ## Vigtig forudsætning Du kan kun bruge denne funktion **HVIS du udsteder fakturaer / kvitteringer med Easy.School**. Erklæringen beregner nemlig beløbene ved at læse dem fra de regnskabsdokumenter, der er oprettet i systemet: hvis faktureringen håndteres med et andet program, har funktionen ikke data at arbejde med. --- ## Hvor den findes Funktionen bruges i to områder, begge i **koordinatorens side** (lyseblå menu): - **Oprettelse af erklæringen:** Elevfanen → sektion **Fakturaer** → knap **Opret Erklæring (PDF)** - **Tilpasning af teksten:** **Administration → Indstillinger → Erklæring** --- ## Del 1 – Opret erklæringen for en elev ### Trin 1 – Åbn elevfanen 1. Log ind på systemet med en **koordinator** konto. 2. I menuen til venstre klikker du på **"Elever"**. 3. Find den ønskede elev og klik på deres navn for at åbne deres **faneblad**. ### Trin 2 – Åbn sektionen Fakturaer I elevfanen er der øverst en **dropdown-menu**, der giver mulighed for at navigere mellem de forskellige sektioner af fanen. - Vælg sektionen **"Fakturaer"**. - Hvis posten ikke allerede vises, klik på **pilen** i dropdown-menuen (ved siden af det gule advarselsikon) for at se de andre sektioner og vælg **"Fakturaer"**. ### Trin 3 – Start oprettelsen I sektionen Fakturaer, i **øverste højre hjørne**, finder du nogle knapper (Tilbage og nogle dokumentikon). - Klik på knappen **"Opret Erklæring (PDF)"** (dokumentikon; navnet vises som **tooltip** når du holder musen over det). - Vinduet til **konfiguration af erklæringen** åbnes. ### Trin 4 – Indstil filtrene I vinduet finder du en række filtre, der bestemmer **hvilke dokumenter** der vil blive taget i betragtning. Udfyld dem fra top til bund: - **År** _(obligatorisk felt, markeret med stjerne)_ Vælg det relevante år for erklæringen. Det er det primære filter: det definerer det år, dokumenterne skal tælles for. - **Dokumenttype** Standardindstilling: **Alle**. Giver mulighed for kun at tage en type dokument i betragtning (f.eks. kun fakturaer, kun kvitteringer eller kun pro-forma). - **Produkter** Standardindstilling: **Alle produkter**. Giver mulighed for kun at inkludere bestemte produkter i tællingen (f.eks. kun **gebyret**, udelukkende måltider, materialer eller andre tjenester). - **Betalingsmetoder** Standardindstilling: **Alle betalingsmetoder**. Giver mulighed for kun at tage dokumenter med en bestemt betalingsmetode i betragtning (f.eks. kun bankoverførsel eller kun betalingskort). - **Betalingsstatus** Standardindstilling: **Alle**. Giver mulighed for at filtrere dokumenter baseret på deres betalingsstatus (f.eks. kun dem, der er **allerede betalt** eller kun dem **Der skal betales**). > **Sådan fungerer filtrene:** hvert filter **indsnævrer** listen over dokumenter, der vises i sektionen **"Dokumenter at inkludere"** længere nede. Når du ændrer et filter, opdateres listen i overensstemmelse hermed. ### Trin 5 – Vælg dokumenterne til inkludering Under filtrene viser sektionen **"Dokumenter at inkludere"** listen over dokumenter, der svarer til de indstillede filtre. For hvert dokument er der angivet: - **Dato** - **Nummer** - **Dokumenttype** - **Beløb** - **Betalingsstatus** - **Betalingsmetode** Til venstre for hver række er der en **afkrydsningsboks**: - Afkrydsningsboksen i tabeloverskriften vælger / fravælger **alle** dokumenter på én gang. - Ved at fjerne markeringen i en enkelt række **udelukker du det dokument fra den samlede beregning** af erklæringens samlede beløb. Det er sådan, du kan udelukke en specifik faktura fra totalen, mens alle andre dokumenter tælles med. ### Trin 6 – Indstil de endelige muligheder I bunden af vinduet finder du tre **kontakter** (som standard deaktiveret): - **Kun Indbetalt (registrerede betalinger med dato i det valgte år)** Hvis aktiv, tages der kun hensyn til **de betalinger, der faktisk er registreret (indbetalt)** med dato inden for det valgte år, uanset dokumentets dato. Nyttigt når det beløb, der skal erklæres, skal svare til det, der faktisk er betalt af familien i året. - **Brug stempel** Hvis aktiv, vil dokumentet få **stemplet** i stedet for underskrift (på det sted, hvor variablen **Underskrift eller Stempel** er indsat). - **Gem kopi i dokumenterne** Hvis aktiv, gemmes en **kopi** af den genererede erklæring automatisk i elevens dokumentsektion. > **Tip:** for at få en erklæring, der kun viser **de beløb, der faktisk er betalt**, indstil filteret **Betalingsstatus** til allerede betalte dokumenter og/eller aktiver kontakten **Kun Indbetalt**. Ellers inkluderer totalen også eventuelle dokumenter, der endnu ikke er betalt (f.eks. pro-forma "Der skal betales"). ### Trin 7 – Generer erklæringen Efter at have indstillet filtre, valgt dokumenter og muligheder, klik på den **grønne knap** nederst for at **generere erklæringen i PDF**. Dokumentet produceres ved hjælp af **den tilpassede tekst** (se Del 2) og viser det **samlede beløb** beregnet ud fra de valgte dokumenter og de valgte muligheder. --- ## Del 2 – Tilpas teksten i erklæringen Teksten i erklæringen er unik for institutionen og indstilles kun én gang: den vil derefter blive brugt til alle erklæringer genereret fra elevfanerne. ### Trin 1 – Åbn indstillingerne 1. I menuen til venstre (**koordinatorens side**) klik på **"Administration"** for at udvide undermenuen. 2. Klik på **"Indstillinger"**. 3. Øverst, via **dropdown-menuen**, vælg posten **"Erklæring"**. Hvis du ikke ser den, klik på **pilen** i dropdown-menuen for at se de andre indstillinger og vælg **"Erklæring"**. ### Trin 2 – Rediger teksten I panelet **"Tilpasset Erklæringstekst"** finder du en **teksteditor** med et formateringsværktøjslinje (fed, kursiv, understreget, lister, justering, skrifttype osv.). - Skriv og formater frit teksten i erklæringen. - Du kan indstille overskrift, brødtekst, lovgivningsreferencer og afslutningsformler i henhold til din institutions behov. ### Trin 3 – Indsæt variabler Nedenfor editoren, i sektionen **"Variabler"**, finder du en række **knapper** grupperet efter kategori. - Placer **markøren** på det sted i teksten, hvor du vil indsætte en dynamisk værdi. - Klik på knappen for den ønskede variabel: der indsættes en **pladsholder** i teksten (f.eks. `{student.name}` for elevens navn). - Ved genereringen af PDF'en bliver hver pladsholder **automatisk erstattet** med den faktiske værdi (for eleven, ejeren, skolen, registreringen eller beregningen). Den komplette liste over tilgængelige variabler er angivet længere fremme i denne vejledning. ### Trin 4 – Tjek med forhåndsvisning Øverst i panelet er der to forhåndsvisningsknapper: - **Forhåndsvisning med Underskrift** – viser, hvordan dokumentet vil se ud med **underskrift**. - **Forhåndsvisning med Stempel** – viser, hvordan dokumentet vil se ud med **stempel**. Brug dem til at kontrollere layoutet og sikre, at variablerne er korrekt placeret, før du bruger erklæringen. ### Trin 5 – Nulstil og gem - Knappen **"Nulstil"** bringer teksten tilbage til den **standardversion** (nyttigt, hvis du vil starte fra standardmodellen). Vær opmærksom på: det nulstiller ikke gemte/ikke-gemte tilpasninger. - Når du er færdig, klik på **"Gem"** øverst til højre for at **gemme** den tilpassede tekst. --- ## De tilgængelige variabler Variablerne indsættes ved at klikke på den relevante knap i sektionen **Variabler** i Indstillingerne. Her er listen grupperet som den vises på skærmen. ### Elev og Forælder Elevens Navn, Elevens Efternavn, Elevens CPR-nummer, Fødselsby, Fødselsdato, Elevens Sektion, Elevens Adresse, Elevens Postnummer, Elevens By, Ejerens Navn, Ejerens Efternavn, Ejerens CPR-nummer, Ejerens PEC, Ejerens SDI-kode, Ejerens Adresse, Ejerens Postnummer, Ejerens By. > Dataene for **eleven** kommer fra elevens faneblad; dataene for **ejeren** er dem fra den person, som de regnskabsdokumenter er udstedt til (enten eleven selv eller et familiemedlem). ### Skole Navn, Skolelogo, Adresse, Postnummer, By, Provins, Land, Fuld Adresse, CVR-nummer, PEC, Email, Telefon. ### Personlige Oplysninger Lovlig Repræsentant, Virksomhedsnavn, CPR-nummer, CVR-nummer, REA-nummer, Email, Adresse, Postnummer, By, Provins, Land, Fuld Adresse. > De **Personlige Oplysninger** er dem, der er indtastet i **Administration → Indstillinger → Personlige Oplysninger** (de samme, der bruges til fakturering). ### Detaljer - **År** – det valgte referenceår ved oprettelsen. - **Kort Dato** – datoen i kort format (f.eks. dd/mm/yyyy). - **Udløbet Dato** – datoen i udvidet format. - **Total** – det samlede beløb beregnet ud fra de valgte dokumenter og de valgte muligheder. - **Total i ord** – det samlede beløb skrevet med ord. - **Underskrift eller Stempel** – det sted, hvor **underskriften** eller **stemplet** anvendes (baseret på den valgte mulighed "Brug stempel" under oprettelsen). --- ## Resumé HvadHvor det findesKravet til profilOpret erklæringen for en elevElevfanen → sektion **Fakturaer** → **Opret Erklæring (PDF)**KoordinatorTilpas teksten og variablerne**Administration → Indstillinger → Erklæring**Koordinator --- ## Ofte stillede spørgsmål **Kan jeg bruge funktionen, hvis jeg ikke udsteder fakturaer med Easy.School?** Nej. Erklæringen beregner beløbene ud fra de regnskabsdokumenter, der er oprettet i systemet. Det er derfor nødvendigt at udstede fakturaer / kvitteringer med Easy.School. **Erklæringen er unik for alle elever, eller skal den laves for hver enkelt?** Den genereres **for hver enkelt elev**, fra deres faneblad. Den tilpassede tekst er derimod unik for institutionen og gælder for alle erklæringer. **Hvordan udelukker jeg en enkelt faktura fra totalen?** I oprettelsesvinduet, i sektionen **"Dokumenter at inkludere"**, fjern **markeringen** fra rækken af den faktura, du vil udelukke: dens beløb vil ikke blive talt med i totalen. **Hvordan tæller jeg kun gebyret og udelukker de andre tjenester (måltider, materialer osv.)?** Brug filteret **"Produkter"** i oprettelsesvinduet og vælg kun det produkt (eller de produkter), du vil inkludere. **Hvad er forskellen mellem filteret "År" og indstillingen "Kun Indbetalt"?** Filteret **År** vælger dokumenter baseret på referenceåret. Indstillingen **"Kun Indbetalt"**, hvis aktiv, tager kun **de betalinger, der faktisk er registreret (indbetalt)** med dato inden for det valgte år, uanset dokumentets dato. **Hvor ender kopien af erklæringen, hvis jeg aktiverer "Gem kopi i dokumenterne"?** Den gemmes automatisk i elevens dokumentsektion. **Hvordan får jeg underskrift eller stempel på dokumentet?** Underskriften indsættes, hvor variablen **"Underskrift eller Stempel"** er til stede. For at bruge stemplet i stedet for underskriften, aktiver indstillingen **"Brug stempel"** under oprettelsen. Du kan kontrollere begge versioner med knapperne **"Forhåndsvisning med Underskrift"** og **"Forhåndsvisning med Stempel"** i indstillingerne. **Jeg har ændret teksten ved en fejl: hvordan vender jeg tilbage til standardmodellen?** I indstillingerne for erklæringen, klik på **"Nulstil"** for at gendanne den standardtekst, og klik derefter på **"Gem"**. **Hvad er erklæringens formål i skattemæssig henseende?** Dokumentet bekræfter de beløb, der er betalt af familien, og bruges typisk af forælderen til skattemæssige formål. For specifikke skattemæssige aspekter, bedes familierne kontakte deres revisor eller CAF.