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# Wie man die Funktion der Voranmeldung nutzt

**Wie man die Funktion der Voranmeldung nutzt**

Die Voranmeldefunktion ist dafür gedacht, es den Angehörigen zu ermöglichen, die Voranmeldung von **noch nicht erfassten** Schülern im Verwaltungssystem vorzunehmen. Sie sollte nicht für bereits registrierte Schüler verwendet werden, um sich für die folgenden Jahre anzumelden.

**Zugriff auf die Voranmeldefunktion**

1. Melden Sie sich als **Koordinator** oder **Administrator** an.

2. Gehen Sie in die gewünschte Einrichtung.

3. Wählen Sie im Seitenmenü **Schüler** und klicken Sie auf **Voranmeldung**.

**Einstellungen der Voranmeldeseite**

• Sobald Sie im Abschnitt **Voranmeldung** sind, sehen Sie zunächst eine leere Liste, die die in Zukunft erhaltenen Voranmeldungen anzeigen wird.

• Oben links finden Sie ein Dropdown-Menü neben dem gelben Symbol; durch Klicken auf den Pfeil können Sie auf Folgendes zugreifen:

• **Link**:

• Sehen Sie sich den Link an, den Sie mit den Angehörigen teilen können.

• Sie können einen **QR-Code** generieren, den Sie in Ihre Website integrieren oder an die Angehörigen verteilen können.

• Der Link öffnet ein **öffentliches Formular**, das kein Passwort erfordert.

• **Einstellungen**:

• **Einführungsnachricht**: Ändern Sie die einführende Nachricht der Voranmeldeseite.

• **Bestätigungs-E-Mail**: Passen Sie den Text der E-Mail an, die die Eltern nach Abschluss der Voranmeldung erhalten.

• **Dokumenten-Upload**:

• Sie können ein oder mehrere Dokumente hochladen (z. B. Regelung, Beitrittsformular).

• Es ist möglich, die Angehörigen zu bitten, die unterschriebenen Dokumente während der Ausfüllung des Formulars herunterzuladen und erneut hochzuladen.

• **Pflichtfelder**:

• Die Felder **Vorname und Nachname** für die Schüler- und Angehörigenkarte sind immer Pflichtfelder.

• Sie können weitere Pflichtfelder auswählen, indem Sie sie aus der Liste auswählen.

• Es wird empfohlen, die Pflichtfelder auf das notwendige Minimum zu beschränken.

**Vorschau des Formulars**

• Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche **Vorschau**, um zu sehen, wie das Formular den Angehörigen angezeigt wird.

**Verwaltung der erhaltenen Voranmeldungen**

1. Die erhaltenen Voranmeldungen erscheinen in der Liste, sortiert nach Datum (vom neuesten zum ältesten).

2. Für jede Voranmeldung sehen Sie:

• **Antragsdatum**

• **Name des Schülers**

• **Namen der Angehörigen**

• **Status des Antrags**: „Akzeptiert“ oder „In Bearbeitung“.

• Ein **gelbes Symbol** unter dem Punkt **Überprüfen**, um die Details der Voranmeldung anzuzeigen.

• Ein **rotes Symbol** in Form eines Mülleimers, um die Voranmeldung zu löschen.

**Überprüfen und Akzeptieren einer Voranmeldung**

1. Klicken Sie auf das gelbe Symbol neben der Voranmeldung, um die Details anzuzeigen.

2. Von dieser Seite aus können Sie:

• Auf **Importieren** klicken, um die Voranmeldung in eine Schülerakte umzuwandeln.

• Den Schalter **Zugangsdaten an die Angehörigen senden** aktivieren, um die Zugangsdaten automatisch zu senden, vorausgesetzt, es wurde eine gültige E-Mail-Adresse angegeben.

**Status der akzeptierten Voranmeldung**

• Sobald die Voranmeldung akzeptiert wurde, wird neben dem Namen des Schülers der grüne Schriftzug **Akzeptiert** angezeigt.

• Durch Klicken auf diesen Schriftzug gelangen Sie direkt zur gerade erstellten Schülerakte.