> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.easy.school/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Hvordan lage og tilpasse erklæringen om avgifter ## Funksjonsbeskrivelse **Erklæringen om avgifter** er et dokument i **PDF** som bekrefter beløpene en familie har betalt til institusjonen i et bestemt år. Den genereres **for den enkelte student** basert på regnskapsdokumentene (fakturaer, kvitteringer, pro-forma) som finnes i studentens kort og brukes til å **leveres til forelderen/eieren**, som vanligvis bruker den til skattemessige formål (for eksempel for fradrag av skoleutgifter). Med den siste oppdateringen har funksjonen blitt forbedret og lar nå: - **fullstendig tilpasse teksten** i erklæringen (med innsetting av dynamiske variabler); - **filtrere produktene** som skal inkluderes i erklæringen (for eksempel kun telle avgiften og ekskludere andre tjenester); - **filtrere etter betalingsstatus** for fakturaen; - **ekskludere enkeltfakturaer** fra beregningen av totalbeløpet. > **Merk:** Erklæringen om avgifter erstatter ikke og utgjør ikke skatterådgivning. For bruk av dokumentet til inntektsdeklarasjon, oppfordre familiene til å kontakte sin revisor eller CAF. --- ## Viktig forutsetning Du kan bruke denne funksjonen **KUN hvis du utsteder fakturaer / kvitteringer med Easy.School**. Erklæringen beregner faktisk beløpene ved å lese dem fra regnskapsdokumentene opprettet i systemet: hvis faktureringen håndteres med et annet program, har ikke funksjonen data å jobbe med. --- ## Hvor den finnes Funksjonen brukes i to områder, begge i **koordinatorens side** (lyseblå meny): - **Opprettelse av erklæringen:** Studentkort → seksjon **Fakturaer** → knapp **Opprett erklæring (PDF)** - **Tilpasning av teksten:** **Administrasjon → Innstillinger → Erklæring** --- ## Del 1 – Lage erklæringen for en student ### Trinn 1 – Åpne studentkortet 1. Logg inn i systemet med en **koordinator** konto. 2. I menyen til venstre klikker du på **"Studenter"**. 3. Finn ønsket student og klikk på navnet for å åpne **kortet**. ### Trinn 2 – Åpne seksjonen Fakturaer I studentkortet, øverst er det en **nedtrekksmeny** som lar deg navigere mellom de forskjellige seksjonene av kortet. - Velg seksjonen **"Fakturaer"**. - Hvis alternativet ikke allerede vises, klikk på **pilen** i nedtrekksmenyen (ved siden av det gule varselsymbolet) for å se de andre seksjonene og velg **"Fakturaer"**. ### Trinn 3 – Starte opprettelsen I seksjonen Fakturaer, i **øvre høyre hjørne**, finner du noen knapper (Tilbake og noen dokumentikoner). - Klikk på knappen **"Opprett erklæring (PDF)"** (dokumentikon; navnet vises som **tooltip** når du holder musen over det). - Vinduet for **konfigurasjon av erklæringen** åpnes. ### Trinn 4 – Angi filtrene I vinduet finner du en serie filtre som bestemmer **hvilke dokumenter** som skal vurderes. Fyll dem ut fra topp til bunn: - **År** _(obligatorisk felt, merket med stjerne)_ Velg referanseåret for erklæringen. Det er hovedfilteret: definerer året for dokumentene som skal telles. - **Dokumenttype** Standardinnstilling: **Alle**. Lar deg vurdere kun én type dokument (for eksempel kun Fakturaer, kun Kvitteringer eller kun Pro-forma). - **Produkter** Standardinnstilling: **Alle produkter**. Lar deg inkludere i beregningen kun bestemte produkter (for eksempel kun **avgiften**, ekskludere måltider, materiell eller andre tjenester). - **Betalingsmetoder** Standardinnstilling: **Alle betalingsmetoder**. Lar deg vurdere kun dokumentene med en bestemt betalingsmetode (for eksempel kun bankoverføring eller kun bankgiro). - **Betalingsstatus** Standardinnstilling: **Alle**. Lar deg filtrere dokumentene basert på deres betalingsstatus (for eksempel kun de som er **allerede betalt** eller kun de som **skal betales**). > **Slik fungerer filtrene:** hvert filter **innskrenker** listen over dokumenter som vises i seksjonen **"Dokumenter å inkludere"** lenger ned. Når du endrer et filter, oppdateres listen deretter. ### Trinn 5 – Velge dokumentene som skal inkluderes Under filtrene viser seksjonen **"Dokumenter å inkludere"** listen over dokumentene som samsvarer med de angitte filtrene. For hvert dokument er det angitt: - **Dato** - **Nummer** - **Dokumenttype** - **Beløp** - **Betalingsstatus** - **Betalingsmetode** Til venstre for hver rad er det en **avkrysningsboks**: - Boksen i tabelloverskriften velger / avvelger **alle** dokumentene på en gang. - Ved å fjerne avkrysningen fra en enkelt rad, **ekskluderer du det dokumentet fra beregningen** av det totale beløpet for erklæringen. Slik kan du ekskludere en spesifikk faktura fra totalen, mens alle andre dokumenter fortsatt telles. ### Trinn 6 – Angi de endelige alternativene Nederst i vinduet finner du tre **brytere** (som standard deaktivert): - **Kun Innbetalt (betalinger registrert med dato i valgt år)** Hvis aktiv, vurderes **kun betalingene som faktisk er registrert (innbetalt)** med dato innenfor det valgte året, uavhengig av dokumentdatoen. Nyttig når beløpet som skal erklæres må samsvare med hva som faktisk er betalt av familien i året. - **Bruk stempel** Hvis aktiv, vil **stempelet** bli brukt på dokumentet i stedet for signaturen (på stedet der variabelen **Signatur eller Stempel** er plassert). - **Lagre kopi i dokumentene** Hvis aktiv, lagres en **kopi** av den genererte erklæringen automatisk i dokumentseksjonen til studenten. > **Tips:** for å få en erklæring som viser **kun de beløpene som faktisk er betalt**, sett filteret **Betalingsstatus** på dokumentene som allerede er betalt og/eller aktiver bryteren **Kun Innbetalt**. Ellers vil totalen også inkludere eventuelle dokumenter som ikke er betalt ennå (for eksempel pro-forma "Skal betales"). ### Trinn 7 – Generere erklæringen Etter å ha angitt filtre, valgt dokumenter og alternativer, klikker du på **den grønne knappen** nederst for å **generere erklæringen i PDF**. Dokumentet produseres ved å bruke **den tilpassede teksten** (se Del 2) og viser **det totale beløpet** beregnet basert på de valgte dokumentene og de valgte alternativene. --- ## Del 2 – Tilpasse teksten i erklæringen Teksten i erklæringen er unik for institusjonen og settes opp én gang: den vil deretter bli brukt for alle erklæringer generert fra studentkortene. ### Trinn 1 – Åpne innstillingene 1. I menyen til venstre (**koordinatorens side**) klikker du på **"Administrasjon"** for å utvide undermenyen. 2. Klipp på **"Innstillinger"**. 3. Øverst, via **nedtrekksmenyen**, velg alternativet **"Erklæring"**. Hvis du ikke ser det, klikk på **pilen** i nedtrekksmenyen for å se de andre innstillingene og velg **"Erklæring"**. ### Trinn 2 – Endre teksten I rammen **"Tilpasset Erklæringstekst"** finner du en **tekstredigerer** med formateringsverktøylinje (fet, kursiv, understreket, lister, justering, skrifttype, osv.). - Skriv og formater teksten i erklæringen fritt. - Du kan sette opp overskrift, kropp, lovhenvisninger og avslutningsformler i henhold til behovene til din institusjon. ### Trinn 3 – Sett inn variablene Under redigeringsverktøyet, i seksjonen **"Variabler"**, finner du en rekke **knapper** gruppert etter kategori. - Plasser **markøren** der du vil sette inn en dynamisk data. - Klikk på knappen for den ønskede variabelen: i teksten vil det bli satt inn en **plassholder** (for eksempel `{student.name}` for studentens navn). - Ved generering av PDF, blir hver plassholder **automatisk erstattet** med den faktiske dataen (til studenten, eieren, skolen, registreringen eller beregningen). Den komplette listen over tilgjengelige variabler er oppgitt lenger ned i denne guiden. ### Trinn 4 – Sjekk med forhåndsvisning Øverst i rammen er det to forhåndsvisningsknapper: - **Forhåndsvisning med Signatur** – viser hvordan dokumentet vil se ut med **signatur**. - **Forhåndsvisning med Stempel** – viser hvordan dokumentet vil se ut med **stempel**. Bruk dem for å sjekke oppsettet og bekrefte at variablene er plassert riktig før du bruker erklæringen. ### Trinn 5 – Tilbakestilling og lagring - Knappen **"Tilbakestill"** setter teksten tilbake til **standardversjonen** (nyttig hvis du vil starte fra standardmodellen). Vær oppmerksom: den nullstiller ikke lagrede/ikke lagrede tilpasninger. - Når du er ferdig, klikk på **"Lagre"** øverst til høyre for å **lagre** den tilpassede teksten. --- ## Tilgjengelige variabler Variablene settes inn ved å klikke på den tilsvarende knappen i seksjonen **Variabler** i Innstillingene. Nedenfor er listen gruppert som den vises på skjermen. ### Student og Forelder Studentnavn, Studentens Etternavn, Studentens Fødselsnummer, Fødselsby, Fødselsdato, Studentens Seksjon, Studentens Adresse, Studentens Postnummer, Studentens By, Eierens Navn, Eierens Etternavn, Eierens Fødselsnummer, Eierens PEC, Eierens SDI-kode, Eierens Adresse, Eierens Postnummer, Eierens By. > Dataene til **studenten** kommer fra studentens kort; dataene til **eieren** er de som tilhører personen som dokumentene er registrert på (studenten selv eller et familiemedlem). ### Skole Navn, Skolelogo, Adresse, Postnummer, By, Fylke, Land, Full Adresse, MVA-nummer, PEC, E-post, Telefon. ### Personopplysninger Lovlig Representant, Firmanavn, Fødselsnummer, MVA-nummer, REA-kode, E-post, Adresse, Postnummer, By, Fylke, Land, Full Adresse. > **Personopplysninger** er de som er lagt inn i **Administrasjon → Innstillinger → Personopplysninger** (de samme som brukes til fakturering). ### Detaljer - **År** – referanseåret valgt ved opprettelsen. - **Kort Dato** – datoen i kort format (f.eks. dd/mm/åååå). - **Utvidet Dato** – datoen i utvidet format. - **Total** – det totale beløpet beregnet basert på de valgte dokumentene og de valgte alternativene. - **Total i bokstaver** – det totale beløpet skrevet med bokstaver. - **Signatur eller Stempel** – stedet der **signaturen** eller **stempelet** påføres (basert på alternativet "Bruk stempel" valgt under opprettelsen). --- ## Oppsummering HvaHvor den finnesKrevd profilLage erklæringen for en studentStudentkort → seksjon **Fakturaer** → **Opprett erklæring (PDF)**KoordinatorTilpasse teksten og variablene**Administrasjon → Innstillinger → Erklæring**Koordinator --- ## Ofte stilte spørsmål **Kan jeg bruke funksjonen hvis jeg ikke utsteder fakturaer med Easy.School?** Nei. Erklæringen beregner beløpene basert på regnskapsdokumentene opprettet i systemet. Det er derfor nødvendig å utstede fakturaer / kvitteringer med Easy.School. **Erklæringen er unik for alle studenter eller må den gjøres for hver enkelt?** Den genereres **for hver enkelt student**, fra deres kort. Den tilpassede teksten er derimot unik for institusjonen og gjelder for alle erklæringer. **Hvordan ekskluderer jeg en enkelt faktura fra totalen?** I opprettelsesvinduet, i seksjonen **"Dokumenter å inkludere"**, fjern **avkrysningen** fra raden til fakturaen du vil ekskludere: dens beløp vil ikke bli telt med i totalen. **Hvordan teller jeg kun avgiften og ekskluderer andre tjenester (måltider, materiell, osv.)?** Bruk filteret **"Produkter"** i opprettelsesvinduet og velg kun produktet (eller produktene) du vil inkludere. **Hva er forskjellen mellom filteret "År" og alternativet "Kun Innbetalt"?** Filteret **År** velger dokumentene basert på referanseåret. Alternativet **"Kun Innbetalt"**, hvis aktivt, vurderer kun **betalingene som faktisk er registrert (innbetalt)** med dato innenfor det valgte året, uavhengig av dokumentdatoen. **Hvor går kopien av erklæringen hvis jeg aktiverer "Lagre kopi i dokumentene"?** Den blir automatisk arkivert i dokumentseksjonen til studenten. **Hvordan får jeg signaturen eller stempelet på dokumentet?** Signaturen settes inn der variabelen **"Signatur eller Stempel"** er tilstede. For å bruke stempelet i stedet for signaturen, aktiver alternativet **"Bruk stempel"** under opprettelsen. Du kan sjekke begge versjoner med knappene **"Forhåndsvisning med Signatur"** og **"Forhåndsvisning med Stempel"** i Innstillingene. **Jeg har endret teksten ved et uhell: hvordan går jeg tilbake til standardmodellen?** I Innstillingene for Erklæringen, klikk på **"Tilbakestill"** for å gjenopprette standard teksten, deretter på **"Lagre"**. **Hva er erklæringens formål skattemessig?** Dokumentet bekrefter beløpene betalt av familien og brukes vanligvis av forelderen til skattemessige formål. For spesifikke skattemessige aspekter, oppfordre familiene til å kontakte sin revisor eller CAF.