Wie man die Vollmachten der Schüler verwaltet

Beschreibung der Funktion

Die Funktion Vollmachten ermöglicht es, auf jeder Schülerkarte eine Liste von autorisierte Personen zu registrieren, die den Schüler von der Einrichtung abholen dürfen (z.B. Großeltern, Onkel, Babysitter, Familienfreunde) ohne dass ein Familienkonto für sie erstellt werden muss und somit ohne ihnen Zugang zum Verwaltungssystem oder zur App Easy Family zu gewähren.

Für jede Vollmacht können folgende Informationen registriert werden:

• Name (obligatorisch)

• Nachname (obligatorisch)

• Ein angehängtes Dokument (optional) — in der Regel der Ausweis der bevollmächtigten Person, aber nach Ermessen der Einrichtung kann auch das vom Elternteil unterschriebene Vollmachtsformular oder jedes andere nützliche Dokument hochgeladen werden (die Formate jpg, jpeg, png, pdf werden unterstützt).

Hinweis: Die Vollmachten erhalten keine Anmeldedaten und können nicht auf das System zugreifen. Ihre Funktion besteht ausschließlich darin, vom Personal der Einrichtung beim Abholen des Schülers erkannt zu werden.

Wo sich die Funktion befindet

Profil Position Was kann Koordinator (Browser, hellblaues Menü) Schülerkarte → Dropdown Vollmachten Hinzufügen, importieren, bearbeiten, löschen Educator (Browser, grünes Menü) Schülerkarte → Dropdown Vollmachten Nur anzeigen (einschließlich des angehängten Dokuments) App Easy Staff Studentenliste → Schüler → Siehe Karte → Abschnitt Vollmachten Nur anzeigen Familienangehöriger (Browser) Menü Präsenz → Vollmachten Hinzufügen, angehängte Datei bearbeiten App Easy Family Menü Präsenz → Vollmachten Hinzufügen, angehängte Datei bearbeiten

Seite Koordinator — Einen Bevollmächtigten hinzufügen

Schritt 1 — Zugriff auf die Schülerkarte

1. Greifen Sie mit einem Koordinator-Konto (hellblaues Menü links) auf das Verwaltungssystem zu.

2. Klicken Sie im linken Menü auf „Schüler“, um das Untermenü zu erweitern.

3. Klicken Sie auf „Studentenliste“.

4. Finden Sie den Schüler, für den Sie einen Bevollmächtigten hinzufügen möchten, und klicken Sie auf seinen Namen (oder auf das Bearbeitungssymbol), um die Karte zu öffnen.

Schritt 2 — Öffnen Sie den Abschnitt Vollmachten

Sobald Sie sich auf der Schülerkarte befinden, finden Sie oben ein Dropdown (Kombinationsfeld), das den Namen des aktuell angezeigten Abschnitts anzeigt (standardmäßig zeigt es „Schüler“ an).

1. Klicken Sie auf den Pfeil des Dropdowns, um alle Abschnitte der Karte anzuzeigen.

2. Wählen Sie den Punkt „Vollmachten“ aus.

Es öffnet sich die Seite Vollmachten mit der Tabelle der bereits hinzugefügten Vollmachten (oder leer, wenn es das erste Mal ist).

Die Tabelle hat die Spalten: Name — Nachname — Dokument — Bearbeiten — Löschen.

Schritt 3 — Einen neuen Bevollmächtigten hinzufügen

Oben rechts im Bereich „Vollmachten“ finden Sie zwei Schaltflächen:

• „Importieren“ (lila) — um einen bereits im Archiv vorhandenen Erwachsenen zuzuordnen (siehe nächsten Absatz).

• „+ Hinzufügen“ (hellblau) — um einen neuen Bevollmächtigten von Grund auf hinzuzufügen.

Klicken Sie auf die hellblaue Schaltfläche „+ Hinzufügen“.

Es öffnet sich ein modales Fenster mit dem Titel „Vollmachten“ mit den folgenden Feldern:

• Name* — Pflichtfeld. Geben Sie den Namen des Bevollmächtigten ein.

• Nachname* — Pflichtfeld. Geben Sie den Nachnamen des Bevollmächtigten ein.

• Dokument hochladen — hellblaue Schaltfläche. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich das Datei-Auswahlfenster Ihres Geräts, aus dem Sie das Dokument auswählen können, das Sie anhängen möchten.

Unterstützte Dateitypen: jpg, jpeg, png, pdf.

Was hochladen: liegt im Ermessen der Einrichtung. Typischerweise wird der Ausweis des Bevollmächtigten hochgeladen; einige Einrichtungen ziehen es vor, das vom Elternteil unterschriebene Vollmachtsformular hochzuladen. Das Feld ist optional: Wenn nichts hochgeladen wird, wird der Bevollmächtigte dennoch mit Name und Nachname registriert.

Schritt 4 — Speichern

Sobald die Pflichtfelder (Name und Nachname) ausgefüllt sind, wird die Schaltfläche „Speichern“ unten grün und klickbar.

• Klicken Sie auf „Speichern“, um den Bevollmächtigten zu registrieren.

• Alternativ können Sie auf „Abbrechen“ klicken, um das Fenster zu schließen, ohne etwas zu speichern.

Der neue Bevollmächtigte wird sofort in der Tabelle angezeigt.

Seite Koordinator — Einen bereits im Archiv vorhandenen Bevollmächtigten importieren

Wenn die Person, die Sie als Bevollmächtigten hinzufügen möchten, bereits im System vorhanden ist (z.B. ist sie der Elternteil eines anderen Schülers der Einrichtung oder wurde bereits für ein anderes Geschwisterkind bevollmächtigt), müssen Sie sie nicht erneut eingeben: Sie können die Funktion Importieren verwenden.

Schritt 1 — Öffnen Sie das Importfenster

Auf der Seite Vollmachten des Schülers klicken Sie oben rechts auf die lila Schaltfläche „Importieren“.

Schritt 2 — Suchen Sie die Person

Im sich öffnenden Fenster können Sie die Person, die Sie zuordnen möchten, suchen nach:

• Name

• Nachname

• E-Mail

Geben Sie eines oder mehrere dieser Daten im Suchfeld ein; das System zeigt Ihnen die entsprechenden Ergebnisse an, die bereits im Archiv der Einrichtung vorhanden sind.

Schritt 3 — Bestätigen Sie den Import

Wählen Sie die richtige Person aus der Ergebnisliste aus und bestätigen Sie die Aktion.

Die Person wird automatisch zur Liste der Vollmachten des Schülers hinzugefügt, mit bereits ausgefüllten persönlichen Daten.

Hinweis: Der Import erstellt kein Konto und ändert nicht die Berechtigungen der Person; er verknüpft sie ausschließlich als Bevollmächtigten mit der Karte dieses Schülers.

Seite Koordinator — Einen Bevollmächtigten bearbeiten

Der Koordinator kann alle Felder eines bereits hinzugefügten Bevollmächtigten (Name, Nachname und Dokument) bearbeiten.

1. Öffnen Sie die Seite Vollmachten des Schülers (siehe Schritt 1 und 2 von „Einen Bevollmächtigten hinzufügen“).

2. Finden Sie die Zeile des zu bearbeitenden Bevollmächtigten.

3. Klicken Sie in der Spalte „Bearbeiten“ auf das hellblaue Stiftsymbol.

4. Es öffnet sich dasselbe modale Fenster wie beim Hinzufügen, bereits mit den aktuellen Daten ausgefüllt.

5. Ändern Sie die gewünschten Felder. Um das angehängte Dokument zu ersetzen, klicken Sie erneut auf „Dokument hochladen“ und wählen Sie die neue Datei aus.

6. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu bestätigen.

Seite Koordinator — Das angehängte Dokument anzeigen

Um das bereits hochgeladene Dokument für einen Bevollmächtigten zu konsultieren:

1. Öffnen Sie die Seite Vollmachten des Schülers.

2. Klicken Sie in der Spalte „Dokument“ auf das lila Symbol in Form eines Blattes neben dem Bevollmächtigten.

3. Die Datei (Bild oder PDF) wird auf Ihrem Gerät geöffnet/heruntergeladen.

Wenn anstelle des Symbols die Zelle leer ist, bedeutet dies, dass für diesen Bevollmächtigten noch kein Dokument hochgeladen wurde.

Seite Koordinator — Einen Bevollmächtigten löschen

Achtung: Das Löschen eines Bevollmächtigten ist dauerhaft und kann nur vom Koordinator durchgeführt werden. Weder die Educatoren noch die Angehörigen können die Bevollmächtigten löschen.

1. Öffnen Sie die Seite Vollmachten des Schülers.

2. Finden Sie die Zeile des zu löschenden Bevollmächtigten.

3. Klicken Sie in der Spalte „Löschen“ auf das rote Symbol in Form eines Mülleimers.

4. Bestätigen Sie das Löschen im Warnfenster.

Der Bevollmächtigte wird sofort aus der Liste entfernt.

Seite Educator — Die Bevollmächtigten anzeigen (Browser)

Der Educator (grünes Menü) kann keine Bevollmächtigten hinzufügen, bearbeiten oder löschen, kann jedoch die Liste einsehen, um beim Abholen zu überprüfen, wer berechtigt ist, den Schüler abzuholen.

Im Browser

1. Greifen Sie mit einem Educator-Konto (grünes Menü links) auf das Verwaltungssystem zu.

2. Öffnen Sie die Karte des gewünschten Schülers.

3. Wählen Sie im Dropdown oben auf der Karte „Vollmachten“.

4. Es wird die Tabelle mit Name, Nachname und Dokument jedes Bevollmächtigten angezeigt.

5. Um das angehängte Dokument anzuzeigen, klicken Sie auf das lila Symbol in Form eines Blattes in der Spalte „Dokument“: die Datei wird geöffnet oder heruntergeladen.

Unterschied zum Koordinator: Auf der Seite Educator sind die Schaltflächen „+ Hinzufügen“ und „Importieren“ sowie die Spalten „Bearbeiten“ und „Löschen“ nicht vorhanden. Die Seite ist nur lesbar.

App Easy Staff — Die Bevollmächtigten anzeigen

Auch über die App Easy Staff, die dem Personal zur Verfügung steht, können Sie die Liste der Vollmachten einsehen.

1. Öffnen Sie die App Easy Staff und melden Sie sich an.

2. Gehen Sie zu „Studentenliste“.

3. Finden Sie den gewünschten Schüler (Sie können die Suchleiste oder den Filter „Sektion“ verwenden).

4. Klicken Sie im Bereich des Schülers auf die Schaltfläche „Siehe Karte“ (unten links im Bereich).

5. Scrollen Sie im Bildschirm „Siehe Karte“ bis zum Abschnitt „Vollmachten“.

6. Alle für diesen Schüler registrierten Bevollmächtigten werden aufgelistet, mit einem Symbol zum Öffnen des angehängten Dokuments (falls vorhanden) daneben.

Seite Angehöriger — Einen Bevollmächtigten über den Browser hinzufügen

Die berechtigten Angehörigen können die Bevollmächtigten auch selbstständig über den Browser hinzufügen.

Schritt 1 — Zugriff auf das Angehörigenpanel

1. Der Angehörige greift mit seinen eigenen Anmeldedaten auf das Verwaltungssystem zu.

2. Klicken Sie im linken Menü auf den Punkt „Präsenz“.

3. Klicken Sie im sich öffnenden Untermenü auf „Vollmachten“.

Schritt 2 — Den Bevollmächtigten hinzufügen

Es wird die Liste der bereits registrierten Vollmachten für die eigenen Schüler angezeigt.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Bevollmächtigten hinzuzufügen.

2. Füllen Sie Name und Nachname aus.

3. (Optional) Laden Sie das Dokument des Bevollmächtigten hoch (jpg, jpeg, png, pdf).

4. Speichern Sie.

Wichtig: Sobald er eingegeben wurde, kann der Angehörige den Bevollmächtigten nicht löschen. Wenn er entfernt werden muss, muss der Angehörige die Löschung bei der Einrichtung anfordern durch eine Mitteilung (z.B. eine Nachricht über die App oder eine direkte Anfrage an den Koordinator), der die Löschung auf der Koordinatorseite vornehmen wird.

Der Angehörige kann jederzeit die angehängte Datei/Abbildung des Bevollmächtigten ändern (z.B. um einen abgelaufenen Ausweis zu aktualisieren).

Seite Angehöriger — Einen Bevollmächtigten über die App Easy Family hinzufügen

Das Verfahren in der App ist in den Konzepten identisch mit dem über den Browser.

1. Öffnen Sie die App Easy Family und melden Sie sich an.

2. Wählen Sie die Einrichtung und den gewünschten Schüler aus.

3. Greifen Sie von der Startseite auf das Menü „Präsenz“ zu.

4. Wählen Sie das Untermenü „Vollmachten“ aus.

5. Sie sehen die Liste der bereits für diesen Schüler eingegebenen Bevollmächtigten.

6. Um einen neuen Bevollmächtigten hinzuzufügen, verwenden Sie die Hinzufügen-Schaltfläche.

7. Füllen Sie Name und Nachname (obligatorisch) aus und laden Sie gegebenenfalls das Dokument von Ihrem Gerät hoch (bereits vorhandenes Foto oder vor Ort aufgenommen).

8. Speichern Sie.

Auch in der App kann der Angehörige die angehängte Datei ändern, aber kann den Bevollmächtigten nicht löschen. Für die Löschung muss er sich an die Einrichtung wenden.

Häufig gestellte Fragen

Erhält der Bevollmächtigte Anmeldedaten oder Benachrichtigungen? Nein. Der Bevollmächtigte ist eine einfache registrierte Anmeldedaten; er hat keinen Zugang zum System, erhält keine E-Mails, erhält keine Benachrichtigungen.

Ist es obligatorisch, ein Dokument für den Bevollmächtigten hochzuladen? Nein. Nur Name und Nachname sind obligatorisch. Das Dokument ist optional, wird jedoch dringend empfohlen, um die Identifizierung beim Abholen zu gewährleisten.

Welches Dokument sollte besser hochgeladen werden: der Ausweis des Bevollmächtigten oder die unterschriebene Vollmacht? Dies liegt im Ermessen der Einrichtung. Einige Einrichtungen ziehen den Ausweis des Bevollmächtigten vor (um die Identifizierung beim Abholen zu erleichtern), andere bevorzugen das vom Elternteil unterschriebene Vollmachtsformular. Klären Sie mit dem Koordinator, welches Verfahren zu befolgen ist.

Kann ein Angehöriger einen Bevollmächtigten löschen, den er versehentlich eingegeben hat? Nein. Angehörige können die Bevollmächtigten nicht löschen, auch nicht die von ihnen selbst eingegebenen. Sie müssen eine Anfrage zur Löschung an die Einrichtung senden (z.B. über eine Nachricht in der App), und der Koordinator wird die Entfernung vornehmen.

Kann derselbe Bevollmächtigte mehreren Schülern zugeordnet werden? Ja. Der Koordinator kann die Funktion „Importieren“ auf der Karte jedes Schülers verwenden, um dieselbe Person, die bereits im Archiv vorhanden ist, mehreren Schülern zuzuordnen (nützlich, z.B. für Großeltern, die mehrere Enkelkinder derselben Einrichtung abholen).

Was sieht der Educator beim Abholen? Der Educator kann sowohl im Browser als auch in der App Easy Staff die Schülerkarte öffnen, zum Abschnitt Vollmachten gehen und Name, Nachname und angehängtes Dokument jedes autorisierten Bevollmächtigten einsehen. So kann er die Identität der Person überprüfen, die sich zum Abholen des Schülers meldet.

Sind die von Angehörigen über die App eingegebenen Bevollmächtigten sofort für das Personal sichtbar? Ja. Alle eingegebenen Bevollmächtigten — sowohl vom Koordinator, als auch von Angehörigen über den Browser, als auch von Angehörigen über die App Easy Family — sind in Echtzeit für das Personal auf der Educator-Seite, der Koordinator-Seite und in der App Easy Staff sichtbar.

Aktualisiert am: 29/04/2026