Hoe machtigingen in te voeren en te beheren

Wat zijn machtigingen

Machtigingen zijn de lijst van personen die gemachtigd zijn om jouw kind van de instelling op te halen, naast de belangrijkste familieleden.

Typisch zijn dit grootouders, ooms, babysitters, vrienden van de familie of andere vertrouwde personen die op bepaalde dagen kunnen verschijnen op het moment van vertrek om de student op te halen.

De geregistreerde gemachtigden:

• hebben geen toegang tot het beheersysteem of de Easy Family-app;

• ontvangen geen inloggegevens, e-mail of meldingen;

• worden simpelweg herkend door het personeel van de instelling dankzij de gegevens en het document dat je hebt ingevoerd.

Opmerking: Voor elke gemachtigde kun je Naam, Achternaam en (aanbevolen) een bijgevoegd document invoeren, bijvoorbeeld een foto van zijn of haar identiteitskaart.

Welk document bijvoegen

Het bestand dat moet worden geüpload is doorgaans het identiteitsbewijs van de gemachtigde (identiteitskaart, rijbewijs, paspoort), zodat het personeel deze kan herkennen op het moment van ophalen.

Sommige instellingen geven er de voorkeur aan dat het ondertekende machtigingsformulier wordt geüpload: vraag aan de coördinator van jouw instelling welke procedure te volgen.

Ondersteunde formaten: jpg, jpeg, png, pdf.

Belangrijk: het uploaden van het document is optioneel. Je kunt een gemachtigde ook alleen met Naam en Achternaam opslaan, maar het is sterk aanbevolen om een document bij te voegen om de herkenning te vergemakkelijken.

Een gemachtigde invoeren via de Easy Family-app

Stap 1 — Toegang tot de app

1. Open de Easy Family app op jouw smartphone.

2. Log in met jouw inloggegevens.

3. Kies de instelling van de student.

4. Als je meerdere studenten hebt, kies dan degene waarvoor je de gemachtigde wilt invoeren.

Stap 2 — Ga naar de sectie Machtigingen

1. Vanaf het Home scherm, ga naar de sectie "Aanwezigheden".

2. Binnen Aanwezigheden, vind en tik op de optie "Machtigingen".

De pagina met de lijst van al geregistreerde gemachtigden voor de student zal openen (deze is leeg als het de eerste keer is).

Stap 3 — Voeg een nieuwe gemachtigde toe

1. Tik op de knop om een nieuwe gemachtigde toe te voegen.

2. Vul de volgende velden in:

• • Naam (verplicht) — de naam van de gemachtigde.

• • Achternaam (verplicht) — de achternaam van de gemachtigde.

3. (Optioneel maar aanbevolen) Tik op de knop "Document Uploaden" om het identiteitsbewijs van de gemachtigde bij te voegen. Je kunt:

• • een foto die al in de galerij van de telefoon staat selecteren;

• • of ter plekke een foto maken van het document.

4. Controleer of het bestand leesbaar is.

Stap 4 — Opslaan

1. Wanneer de verplichte velden (Naam en Achternaam) zijn ingevuld, wordt de knop "Opslaan" actief (groen).

2. Tik op "Opslaan" om te bevestigen.

De nieuwe gemachtigde verschijnt onmiddellijk in de lijst en is direct zichtbaar voor het personeel van de instelling.

Een gemachtigde invoeren via de browser

Als je liever de computer gebruikt, kun je ook een gemachtigde invoeren via het webpaneel.

Stap 1 — Toegang tot het beheersysteem

1. Open de browser en log in op het beheersysteem van jouw instelling met jouw inloggegevens als familielid.

Stap 2 — Ga naar de sectie Machtigingen

1. Klik in het linkermenu op "Aanwezigheden" om het submenu uit te vouwen.

2. Klik op "Machtigingen" tussen de opties die worden geopend.

Je ziet de lijst van al geregistreerde gemachtigden voor jouw student(en).

Stap 3 — Voeg een nieuwe gemachtigde toe

1. Klik op de knop om een nieuwe gemachtigde toe te voegen.

2. Vul de Naam (verplicht) in.

3. Vul de Achternaam (verplicht) in.

4. (Optioneel) Klik op "Document Uploaden" en selecteer het bestand dat je wilt bijvoegen van jouw computer (jpg, jpeg, png, pdf).

Stap 4 — Opslaan

Klik op "Opslaan" om de gemachtigde te registreren.

Het document van een gemachtigde wijzigen

Als het bijgevoegde document is verlopen, moeilijk leesbaar is of je het wilt vervangen door een ander bestand, kun je het op elk moment bijwerken, zowel via de app als via de browser.

1. Ga naar Aanwezigheden → Machtigingen.

2. Zoek de gemachtigde waarvan je het document wilt bijwerken.

3. Open zijn of haar kaart (door de gemachtigde aan te tikken in de app, of door op het bewerkingspictogram in de browser te klikken).

4. Upload het nieuwe bestand met de knop "Document Uploaden".

5. Sla op.

Het vorige bestand wordt vervangen door het zojuist geüploade bestand.

Opmerking: als familielid kun je alleen het bijgevoegde bestand wijzigen. De Naam en de Achternaam van de gemachtigde kunnen, eenmaal ingevoerd, niet meer vanuit jouw profiel worden gewijzigd. Als je foutieve gegevens hebt ingevoerd, neem dan contact op met de instelling voor correctie.

Hoe een gemachtigde te verwijderen

Belangrijk: eenmaal ingevoerd, kun je een gemachtigde niet verwijderen vanuit jouw familieprofiel, zelfs niet als je deze zelf per ongeluk hebt toegevoegd.

Om een gemachtigde te verwijderen, moet je de annulering bij de instelling aanvragen. Dit kun je op een van de volgende manieren doen:

• een bericht sturen vanuit de Easy Family-app naar de instelling;

• direct contact opnemen met de coördinator of de administratie;

• dit persoonlijk aan het personeel meedelen op het moment van binnenkomst of vertrek.

De coördinator zal de gemachtigde uit zijn of haar paneel verwijderen.

Deze procedure is bedoeld om de veiligheid van de student te waarborgen: elke annulering gaat via een verificatie van de instelling.

Veelgestelde vragen

Ontvangt de gemachtigde die ik invoer inloggegevens om toegang te krijgen tot de app? Nee. De gemachtigde ontvangt niets: geen e-mail, geen wachtwoord, geen meldingen. Hij of zij is simpelweg geregistreerd in het dossier van jouw student zodat het personeel deze kan herkennen bij het ophalen.

Moet ik per se het identiteitsbewijs uploaden? Nee, het is optioneel. Het uploaden van een document (identiteitskaart of foto van de gemachtigde) helpt het personeel om de persoon te herkennen bij het ophalen en wordt daarom ten zeerste aanbevolen.

Kan ik meerdere gemachtigden voor dezelfde student invoeren? Ja, je kunt alle gemachtigden invoeren die je nodig hebt (bijvoorbeeld beide grootouders, een tante en een babysitter).

Ik heb per ongeluk een gemachtigde ingevoerd, hoe kan ik deze verwijderen? Je kunt deze niet direct verwijderen. Stuur een bericht naar de instelling via de Easy Family-app of neem contact op met de coördinator: zij zullen zorgen voor de verwijdering.

Ik heb de naam of achternaam van de gemachtigde verkeerd geschreven. Kan ik deze corrigeren? Vanuit jouw familieprofiel kun je alleen het bijgevoegde document bijwerken. Voor de correctie van Naam of Achternaam neem je contact op met de instelling.

Is de gemachtigde ook geldig voor andere kinderen die ik in dezelfde instelling heb? Nee, de machtigingen zijn gekoppeld aan elke individuele student. Als je wilt dat dezelfde persoon ook een ander kind van jou kan ophalen, moet je deze ook in zijn of haar dossier invoeren. (Aan de instelling kan de coördinator dezelfde gemachtigde die al in archief staat voor meerdere studenten importeren.)

Wanneer kan ik de machtigingen uploaden? Alleen aan het begin van het jaar? Nee, je kunt gemachtigden op elke moment van het jaar invoeren of bijwerken, zelfs meerdere keren, afhankelijk van jouw behoeften.

Bijgewerkt op: 29/04/2026