Sådan opretter og tilpasser du erklæringen om gebyrer

Beskrivelse af funktionen

Erklæringen om gebyrer er et dokument i PDF, der bekræfter de beløb, som en familie har betalt til institutionen i et givet år. Den genereres for den enkelte elev ud fra de regnskabsdokumenter (fakturaer, kvitteringer, pro-forma), der findes i deres faneblad, og den skal overleveres til forælderen/ejer, som typisk bruger den til skattemæssige formål (f.eks. til fradrag for udgifter til skolegang).

Med den seneste opdatering er funktionen blevet forbedret og giver nu mulighed for:

• fuldstændig tilpasning af teksten i erklæringen (med indsættelse af dynamiske variabler);
• filtrering af de produkter der skal inkluderes i erklæringen (f.eks. kun at tælle gebyret og udelukke andre tjenester);
• filtrering efter betalingsstatus for fakturaen;
• udelukke enkelte fakturaer fra beregningen af det samlede beløb.

Bemærk: Erklæringen om gebyrer erstatter ikke og udgør ikke skatterådgivning. For brugen af dokumentet til indkomstdeklaration, bedes familierne henvise til deres revisor eller CAF.

Vigtig forudsætning

Du kan kun bruge denne funktion HVIS du udsteder fakturaer / kvitteringer med Easy.School.

Erklæringen beregner nemlig beløbene ved at læse dem fra de regnskabsdokumenter, der er oprettet i systemet: hvis faktureringen håndteres med et andet program, har funktionen ikke data at arbejde med.

Hvor den findes

Funktionen bruges i to områder, begge i koordinatorens side (lyseblå menu):

• Oprettelse af erklæringen: Elevfanen → sektion Fakturaer → knap Opret Erklæring (PDF)
• Tilpasning af teksten: Administration → Indstillinger → Erklæring

Del 1 – Opret erklæringen for en elev

Trin 1 – Åbn elevfanen

1. Log ind på systemet med en koordinator konto.
2. I menuen til venstre klikker du på "Elever".
3. Find den ønskede elev og klik på deres navn for at åbne deres faneblad.

Trin 2 – Åbn sektionen Fakturaer

I elevfanen er der øverst en dropdown-menu, der giver mulighed for at navigere mellem de forskellige sektioner af fanen.

• Vælg sektionen "Fakturaer".
• Hvis posten ikke allerede vises, klik på pilen i dropdown-menuen (ved siden af det gule advarselsikon) for at se de andre sektioner og vælg "Fakturaer".

Trin 3 – Start oprettelsen

I sektionen Fakturaer, i øverste højre hjørne, finder du nogle knapper (Tilbage og nogle dokumentikon).

• Klik på knappen "Opret Erklæring (PDF)" (dokumentikon; navnet vises som tooltip når du holder musen over det).
• Vinduet til konfiguration af erklæringen åbnes.

Trin 4 – Indstil filtrene

I vinduet finder du en række filtre, der bestemmer hvilke dokumenter der vil blive taget i betragtning. Udfyld dem fra top til bund:

• År (obligatorisk felt, markeret med stjerne) Vælg det relevante år for erklæringen. Det er det primære filter: det definerer det år, dokumenterne skal tælles for.
• Dokumenttype Standardindstilling: Alle. Giver mulighed for kun at tage en type dokument i betragtning (f.eks. kun fakturaer, kun kvitteringer eller kun pro-forma).
• Produkter Standardindstilling: Alle produkter. Giver mulighed for kun at inkludere bestemte produkter i tællingen (f.eks. kun gebyret, udelukkende måltider, materialer eller andre tjenester).
• Betalingsmetoder Standardindstilling: Alle betalingsmetoder. Giver mulighed for kun at tage dokumenter med en bestemt betalingsmetode i betragtning (f.eks. kun bankoverførsel eller kun betalingskort).
• Betalingsstatus Standardindstilling: Alle. Giver mulighed for at filtrere dokumenter baseret på deres betalingsstatus (f.eks. kun dem, der er allerede betalt eller kun dem Der skal betales).

Sådan fungerer filtrene: hvert filter indsnævrer listen over dokumenter, der vises i sektionen "Dokumenter at inkludere" længere nede. Når du ændrer et filter, opdateres listen i overensstemmelse hermed.

Trin 5 – Vælg dokumenterne til inkludering

Under filtrene viser sektionen "Dokumenter at inkludere" listen over dokumenter, der svarer til de indstillede filtre. For hvert dokument er der angivet:

• Dato
• Nummer
• Dokumenttype
• Beløb
• Betalingsstatus
• Betalingsmetode

Til venstre for hver række er der en afkrydsningsboks:

• Afkrydsningsboksen i tabeloverskriften vælger / fravælger alle dokumenter på én gang.
• Ved at fjerne markeringen i en enkelt række udelukker du det dokument fra den samlede beregning af erklæringens samlede beløb. Det er sådan, du kan udelukke en specifik faktura fra totalen, mens alle andre dokumenter tælles med.

Trin 6 – Indstil de endelige muligheder

I bunden af vinduet finder du tre kontakter (som standard deaktiveret):

• Kun Indbetalt (registrerede betalinger med dato i det valgte år) Hvis aktiv, tages der kun hensyn til de betalinger, der faktisk er registreret (indbetalt) med dato inden for det valgte år, uanset dokumentets dato. Nyttigt når det beløb, der skal erklæres, skal svare til det, der faktisk er betalt af familien i året.
• Brug stempel Hvis aktiv, vil dokumentet få stemplet i stedet for underskrift (på det sted, hvor variablen Underskrift eller Stempel er indsat).
• Gem kopi i dokumenterne Hvis aktiv, gemmes en kopi af den genererede erklæring automatisk i elevens dokumentsektion.

Tip: for at få en erklæring, der kun viser de beløb, der faktisk er betalt, indstil filteret Betalingsstatus til allerede betalte dokumenter og/eller aktiver kontakten Kun Indbetalt. Ellers inkluderer totalen også eventuelle dokumenter, der endnu ikke er betalt (f.eks. pro-forma "Der skal betales").

Trin 7 – Generer erklæringen

Efter at have indstillet filtre, valgt dokumenter og muligheder, klik på den grønne knap nederst for at generere erklæringen i PDF.

Dokumentet produceres ved hjælp af den tilpassede tekst (se Del 2) og viser det samlede beløb beregnet ud fra de valgte dokumenter og de valgte muligheder.

Del 2 – Tilpas teksten i erklæringen

Teksten i erklæringen er unik for institutionen og indstilles kun én gang: den vil derefter blive brugt til alle erklæringer genereret fra elevfanerne.

Trin 1 – Åbn indstillingerne

1. I menuen til venstre (koordinatorens side) klik på "Administration" for at udvide undermenuen.
2. Klik på "Indstillinger".
3. Øverst, via dropdown-menuen, vælg posten "Erklæring". Hvis du ikke ser den, klik på pilen i dropdown-menuen for at se de andre indstillinger og vælg "Erklæring".

Trin 2 – Rediger teksten

I panelet "Tilpasset Erklæringstekst" finder du en teksteditor med et formateringsværktøjslinje (fed, kursiv, understreget, lister, justering, skrifttype osv.).

• Skriv og formater frit teksten i erklæringen.
• Du kan indstille overskrift, brødtekst, lovgivningsreferencer og afslutningsformler i henhold til din institutions behov.

Trin 3 – Indsæt variabler

Nedenfor editoren, i sektionen "Variabler", finder du en række knapper grupperet efter kategori.

• Placer markøren på det sted i teksten, hvor du vil indsætte en dynamisk værdi.
• Klik på knappen for den ønskede variabel: der indsættes en pladsholder i teksten (f.eks. {student.name} for elevens navn).
• Ved genereringen af PDF'en bliver hver pladsholder automatisk erstattet med den faktiske værdi (for eleven, ejeren, skolen, registreringen eller beregningen).

Den komplette liste over tilgængelige variabler er angivet længere fremme i denne vejledning.

Trin 4 – Tjek med forhåndsvisning

Øverst i panelet er der to forhåndsvisningsknapper:

• Forhåndsvisning med Underskrift – viser, hvordan dokumentet vil se ud med underskrift.
• Forhåndsvisning med Stempel – viser, hvordan dokumentet vil se ud med stempel.

Brug dem til at kontrollere layoutet og sikre, at variablerne er korrekt placeret, før du bruger erklæringen.

Trin 5 – Nulstil og gem

• Knappen "Nulstil" bringer teksten tilbage til den standardversion (nyttigt, hvis du vil starte fra standardmodellen). Vær opmærksom på: det nulstiller ikke gemte/ikke-gemte tilpasninger.
• Når du er færdig, klik på "Gem" øverst til højre for at gemme den tilpassede tekst.

De tilgængelige variabler

Variablerne indsættes ved at klikke på den relevante knap i sektionen Variabler i Indstillingerne. Her er listen grupperet som den vises på skærmen.

Elev og Forælder

Elevens Navn, Elevens Efternavn, Elevens CPR-nummer, Fødselsby, Fødselsdato, Elevens Sektion, Elevens Adresse, Elevens Postnummer, Elevens By, Ejerens Navn, Ejerens Efternavn, Ejerens CPR-nummer, Ejerens PEC, Ejerens SDI-kode, Ejerens Adresse, Ejerens Postnummer, Ejerens By.

Dataene for eleven kommer fra elevens faneblad; dataene for ejeren er dem fra den person, som de regnskabsdokumenter er udstedt til (enten eleven selv eller et familiemedlem).

Skole

Navn, Skolelogo, Adresse, Postnummer, By, Provins, Land, Fuld Adresse, CVR-nummer, PEC, Email, Telefon.

Personlige Oplysninger

Lovlig Repræsentant, Virksomhedsnavn, CPR-nummer, CVR-nummer, REA-nummer, Email, Adresse, Postnummer, By, Provins, Land, Fuld Adresse.

De Personlige Oplysninger er dem, der er indtastet i Administration → Indstillinger → Personlige Oplysninger (de samme, der bruges til fakturering).

Detaljer

• År – det valgte referenceår ved oprettelsen.
• Kort Dato – datoen i kort format (f.eks. dd/mm/yyyy).
• Udløbet Dato – datoen i udvidet format.
• Total – det samlede beløb beregnet ud fra de valgte dokumenter og de valgte muligheder.
• Total i ord – det samlede beløb skrevet med ord.
• Underskrift eller Stempel – det sted, hvor underskriften eller stemplet anvendes (baseret på den valgte mulighed "Brug stempel" under oprettelsen).

Resumé

HvadHvor det findesKravet til profilOpret erklæringen for en elevElevfanen → sektion Fakturaer → Opret Erklæring (PDF)KoordinatorTilpas teksten og variablerneAdministration → Indstillinger → ErklæringKoordinator

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg bruge funktionen, hvis jeg ikke udsteder fakturaer med Easy.School? Nej. Erklæringen beregner beløbene ud fra de regnskabsdokumenter, der er oprettet i systemet. Det er derfor nødvendigt at udstede fakturaer / kvitteringer med Easy.School.

Erklæringen er unik for alle elever, eller skal den laves for hver enkelt? Den genereres for hver enkelt elev, fra deres faneblad. Den tilpassede tekst er derimod unik for institutionen og gælder for alle erklæringer.

Hvordan udelukker jeg en enkelt faktura fra totalen? I oprettelsesvinduet, i sektionen "Dokumenter at inkludere", fjern markeringen fra rækken af den faktura, du vil udelukke: dens beløb vil ikke blive talt med i totalen.

Hvordan tæller jeg kun gebyret og udelukker de andre tjenester (måltider, materialer osv.)? Brug filteret "Produkter" i oprettelsesvinduet og vælg kun det produkt (eller de produkter), du vil inkludere.

Hvad er forskellen mellem filteret "År" og indstillingen "Kun Indbetalt"? Filteret År vælger dokumenter baseret på referenceåret. Indstillingen "Kun Indbetalt", hvis aktiv, tager kun de betalinger, der faktisk er registreret (indbetalt) med dato inden for det valgte år, uanset dokumentets dato.

Hvor ender kopien af erklæringen, hvis jeg aktiverer "Gem kopi i dokumenterne"? Den gemmes automatisk i elevens dokumentsektion.

Hvordan får jeg underskrift eller stempel på dokumentet? Underskriften indsættes, hvor variablen "Underskrift eller Stempel" er til stede. For at bruge stemplet i stedet for underskriften, aktiver indstillingen "Brug stempel" under oprettelsen. Du kan kontrollere begge versioner med knapperne "Forhåndsvisning med Underskrift" og "Forhåndsvisning med Stempel" i indstillingerne.

Jeg har ændret teksten ved en fejl: hvordan vender jeg tilbage til standardmodellen? I indstillingerne for erklæringen, klik på "Nulstil" for at gendanne den standardtekst, og klik derefter på "Gem".

Hvad er erklæringens formål i skattemæssig henseende? Dokumentet bekræfter de beløb, der er betalt af familien, og bruges typisk af forælderen til skattemæssige formål. For specifikke skattemæssige aspekter, bedes familierne kontakte deres revisor eller CAF.

Opdateret den: 22/07/2026