Kuinka luoda ja mukauttaa maksulaskelma

Toiminnon kuvaus

Maksulaskelma on PDF-asiakirja, joka todistaa, kuinka paljon perhe on maksanut oppilaitokselle tiettynä vuonna. Se luodaan yksittäiselle opiskelijalle hänen asiakirjoistaan (laskut, kuitit, pro-forma), ja se on tarkoitettu toimitettavaksi vanhemmalle/omistajalle, joka yleensä käyttää sitä verotuksellisiin tarkoituksiin (esimerkiksi opintokustannusten vähentämiseen).

Viimeisimmän päivityksen myötä toimintoa on parannettu, ja se mahdollistaa nyt:

• tekstiin täydellisen mukauttamisen (dynaamisten muuttujien lisääminen);
• tuotteiden suodattamisen laskelmaan (esimerkiksi vain maksun laskeminen ja muiden palveluiden sulkeminen pois);
• laskun maksutilan suodattamisen;
• yksittäisten laskujen sulkemisen pois kokonaismäärästä.

Huom: Maksulaskelma ei korvaa eikä muodosta veroneuvontaa. Asiakirjan käyttöä verotuksessa varten kehotamme perheitä ottamaan yhteyttä omaan tilitoimistoonsa tai CAF:iin.

Tärkeä edellytys

Voit käyttää tätä toimintoa VAIN, jos laskut / kuitit on laadittu Easy.Schoolilla.

Maksulaskelma laskee nimittäin summat lukemalla ne hallintojärjestelmässä luoduista asiakirjoista: jos laskutus hoidetaan toisella ohjelmalla, toiminnolla ei ole tietoja, joihin se voisi perustua.

Missä se sijaitsee

Toimintoa käytetään kahdessa alueessa, molemmat koordinaattorin puolella (vaaleansininen valikko):

• Maksulaskelman luominen: Opiskelijakortti → Laskut-osio → Luo maksulaskelma (PDF) -painike
• Tekstin mukauttaminen: Hallinta → Asetukset → Maksulaskelma

Osa 1 – Luodaan maksulaskelma opiskelijalle

Vaihe 1 – Avaa opiskelijakortti

1. Kirjaudu hallintojärjestelmään koordinaattori-tilillä.
2. Vasemmassa valikossa napsauta "Opiskelijat".
3. Etsi haluamasi opiskelija ja napsauta hänen nimeään avataksesi kortin.

Vaihe 2 – Avaa Laskut-osio

Opiskelijakortin yläosassa on alasvetovalikko, joka mahdollistaa siirtymisen kortin eri osioiden välillä.

• Valitse "Laskut"-osio.
• Jos kohtaa ei ole vielä näkyvissä, napsauta nuolta alasvetovalikossa (keltainen varoituskuvake vieressä) nähdäksesi muut osiot ja valitse "Laskut".

Vaihe 3 – Aloita luominen

Laskut-osiossa, oikeassa yläkulmassa, löydät useita painikkeita (Takaisin ja joitakin asiakirjakuvakkeita).

• Napsauta "Luo maksulaskelma (PDF)" -painiketta (asiakirjakuvake; nimi näkyy työkaluvihjeenä, kun viet hiiren sen päälle).
• Aukeaa maksulaskelman asetusten ikkuna.

Vaihe 4 – Aseta suodattimet

Ikkunassa on joukko suodattimia, jotka määrittävät mitkä asiakirjat otetaan huomioon. Täytä ne ylhäältä alas:

• Vuosi (pakollinen kenttä, merkitty tähdellä) Valitse maksulaskelman viitevuosi. Se on pääsuodatin: määrittää asiakirjojen vuosittaisuuden, jotka lasketaan.
• Asiakirjatyyppi Oletusasetuksena: Kaikki. Mahdollistaa vain yhden asiakirjatyyppisen huomioon ottamisen (esimerkiksi vain laskut, vain kuitit tai vain pro-format).
• Tuotteet Oletusasetuksena: Kaikki tuotteet. Mahdollistaa vain tiettyjen tuotteiden (esimerkiksi vain maksun, sulkien pois ateriat, materiaalit tai muut palvelut) laskemisen.
• Maksutavat Oletusasetuksena: Kaikki maksutavat. Mahdollistaa vain asiakirjat, joissa on tietty maksutapa (esimerkiksi vain pankkisiirto tai vain pankkisiirtolomake).
• Maksutila Oletusasetuksena: Kaikki. Mahdollistaa asiakirjojen suodattamisen niiden maksutilan mukaan (esimerkiksi vain jo maksetut tai vain Maksettavana).

Kuinka suodattimet toimivat: jokainen suodatin rajoittaa asiakirjalistaa, joka näkyy alemmassa "Sisällytettävät asiakirjat" -osiossa. Muuttamalla suodattimia, lista päivittyy vastaavasti.

Vaihe 5 – Valitse sisällytettävät asiakirjat

Suodattimien alla "Sisällytettävät asiakirjat" -osio näyttää asiakirjalistan, joka vastaa asetettuja suodattimia. Jokaiselle asiakirjalle on ilmoitettu:

• Päivämäärä
• Numero
• Asiakirjatyyppi
• Summa
• Maksutila
• Maksutapa

Jokaisen rivin vasemmalla puolella on valintaruutu:

• Taulukon otsikon valintaruutu valitsee / poistaa valinnan kaikista asiakirjoista kerralla.
• Poistamalla valinnan yhdeltä riviltä, suljette tuon asiakirjan pois maksulaskelman kokonaismäärästä. Näin voitte sulkea tietyn laskun pois kokonaismäärästä, jättäen kaikki muut asiakirjat laskentaan.

Vaihe 6 – Aseta lopulliset vaihtoehdot

Ikkunan alareunassa on kolme kytkintä (oletusarvoisesti pois päältä):

• Vain maksettu (rekisteröidyt maksut valitun vuoden päivämäärällä) Jos aktiivinen, laskennassa otetaan huomioon vain todelliset maksut (maksetut), joiden päivämäärä on valitun vuoden sisällä, riippumatta asiakirjan päivämäärästä. Hyödyllinen, kun ilmoitettavan summan on vastattava sitä, mitä perhe on todella maksanut vuonna.
• Käytä leimaa Jos aktiivinen, asiakirjaan lisätään leima allekirjoituksen sijasta (kohta, johon muuttuja Allekirjoitus tai Leima on lisätty).
• Tallenna kopio asiakirjoihin Jos aktiivinen, luotu kopio maksulaskelmasta tallennetaan automaattisesti opiskelijan asiakirjaosioon.

Vinkki: saadaksesi maksulaskelman, joka sisältää vain todelliset maksut, aseta suodatin Maksutila jo maksetuille asiakirjoille ja/tai aktivoi Vain maksettu -kytkin. Muussa tapauksessa kokonaismäärä sisältää myös mahdolliset maksamattomat asiakirjat (esimerkiksi pro-forma "Maksettavana").

Vaihe 7 – Luo maksulaskelma

Kun olet asettanut suodattimet, valinnut asiakirjat ja vaihtoehdot, napsauta vihreää painiketta alhaalla luodaksesi maksulaskelman PDF-muodossa.

Asiakirja tuotetaan käyttäen mukautettua tekstiä (katso Osa 2) ja se sisältää kokonaismäärän laskettuna valittujen asiakirjojen ja valittujen vaihtoehtojen perusteella.

Osa 2 – Mukautetaan maksulaskelman teksti

Maksulaskelman teksti on ainutlaatuinen oppilaitokselle ja se asetetaan vain kerran: sitä käytetään sitten kaikissa opiskelijakorteista luoduissa maksulaskelmissa.

Vaihe 1 – Avaa asetukset

1. Vasemmassa valikossa (koordinaattorin puolella) napsauta "Hallinta" laajentaaksesi alavalikkoa.
2. Napsauta "Asetukset".
3. Ylhäällä, alasvetovalikon kautta, valitse "Maksulaskelma". Jos et näe sitä, napsauta alasvetovalikon nuolta nähdäksesi muut asetukset ja valitse "Maksulaskelma".

Vaihe 2 – Muokkaa tekstiä

"Mukautettu maksulaskelman teksti" -ruudussa on tekstieditori muotoilupalkilla (lihavoitu, kursivoitu, alleviivattu, luettelot, tasaus, fontti jne.).

• Kirjoita ja muotoile vapaasti maksulaskelman teksti.
• Voit asettaa otsikon, rungon, säädösten viittaukset ja lopetuskaavat oppilaitoksesi tarpeiden mukaan.

Vaihe 3 – Lisää muuttujat

Editorin alla "Muuttujat"-osiossa on joukko painikkeita, jotka on ryhmitelty kategorioittain.

• Aseta kursori kohtaan tekstiä, johon haluat lisätä dynaamisen tiedon.
• Napsauta haluamasi muuttujan painiketta: tekstiin lisätään paikkamerkki (esimerkiksi {student.name} opiskelijan nimen kohdalle).
• PDF:n luomisen yhteydessä jokainen paikkamerkki korvataan automaattisesti todellisella tiedolla (opiskelijasta, omistajasta, koulusta, rekisteristä tai laskennasta).

Kattava luettelo saatavilla olevista muuttujista on esitetty myöhemmin tässä oppaassa.

Vaihe 4 – Tarkista esikatselulla

Ruudun yläosassa on kaksi esikatselupainiketta:

• Esikatselu allekirjoituksella – näyttää, miltä asiakirja näyttää allekirjoituksen kanssa.
• Esikatselu leimalla – näyttää, miltä asiakirja näyttää leiman kanssa.

Käytä niitä tarkistaaksesi asettelun ja varmistaaksesi, että muuttujat on sijoitettu oikein ennen maksulaskelman käyttöä.

Vaihe 5 – Nollaus ja tallennus

• "Nollaa" -painike palauttaa tekstin oletusasetuksiin (hyödyllinen, jos haluat aloittaa standardimallista). Huomio: se nollaa tallentamattomat/muokkaamattomat mukautukset.
• Kun olet valmis, napsauta "Tallenna" oikeassa yläkulmassa tallentaaksesi mukautetun tekstin.

Saatavilla olevat muuttujat

Muuttujat lisätään napsauttamalla vastaavaa painiketta Muuttujat -osiossa Asetuksissa. Alla on luettelo ryhmiteltynä, kuten se näkyy näytöllä.

Opiskelija ja Vanhempi

Opiskelijan Nimi, Opiskelijan Sukunimi, Opiskelijan Henkilötunnus, Syntymäkaupunki, Syntymäpäivä, Opiskelijan Luokka, Opiskelijan Osoite, Opiskelijan Postinumero, Opiskelijan Kaupunki, Omistajan Nimi, Omistajan Sukunimi, Omistajan Henkilötunnus, Omistajan PEC, Omistajan SDI-koodi, Omistajan Osoite, Omistajan Postinumero, Omistajan Kaupunki.

Opiskelijan tiedot tulevat opiskelijakortista; omistajan tiedot ovat ne, joihin asiakirjat on rekisteröity (opiskelija itse tai perheenjäsen).

Koulu

Nimi, Koulun Logo, Osoite, Postinumero, Kaupunki, Maakunta, Maa, Täydellinen Osoite, ALV-numero, PEC, Sähköposti, Puhelin.

Rekisteritiedot

Laillinen Edustaja, Yrityksen Nimi, Henkilötunnus, ALV-numero, REA-numero, Sähköposti, Osoite, Postinumero, Kaupunki, Maakunta, Maa, Täydellinen Osoite.

Rekisteritiedot ovat ne, jotka on syötetty Hallinta → Asetukset → Rekisteritiedot (samoin kuin laskutuksessa käytetyt).

Yksityiskohdat

• Vuosi – valittu viitevuosi luomisen aikana.
• Lyhyt Päivämäärä – päivämäärä lyhyessä muodossa (esim. pv/kk/vvvv).
• Pitkä Päivämäärä – päivämäärä pitkässä muodossa.
• Yhteensä – kokonaismäärä, joka on laskettu valittujen asiakirjojen ja valittujen vaihtoehtojen perusteella.
• Yhteensä sanoin – kokonaismäärä kirjoitettuna sanoin.
• Allekirjoitus tai Leima – kohta, johon allekirjoitus tai leima lisätään (valitun "Käytä leimaa" -vaihtoehdon mukaan).

Yhteenveto

MitäMissä se sijaitseeVaadittu profiiliLuodaan maksulaskelma opiskelijalleOpiskelijakortti → Laskut → Luo maksulaskelma (PDF)KoordinaattoriMukautetaan tekstiä ja muuttujiaHallinta → Asetukset → MaksulaskelmaKoordinaattori

Usein kysytyt kysymykset

Voinko käyttää toimintoa, jos en laadi laskuja Easy.Schoolilla? Ei. Maksulaskelma laskee summat hallintojärjestelmässä luoduista asiakirjoista. On siis tarpeen laatia laskuja / kuitteja Easy.Schoolilla.

Onko maksulaskelma ainutlaatuinen kaikille opiskelijoille vai onko se tehtävä jokaiselle erikseen? Se luodaan yksittäiselle opiskelijalle, hänen kortistaan. Mukautettu teksti on kuitenkin ainutlaatuinen oppilaitokselle ja pätee kaikkiin maksulaskelmiin.

Kuinka suljen yksittäisen laskun pois kokonaismäärästä? Luomisikkunassa "Sisällytettävät asiakirjat" -osiossa poista valinta laskun riviltä, jonka haluat sulkea pois: sen summa ei tule laskentaan.

Kuinka lasken vain maksun ja suljen muut palvelut (ateriat, materiaalit jne.) pois? Käytä luomisikkunassa "Tuotteet" -suodatinta ja valitse vain tuote (tai tuotteet), jotka haluat sisällyttää.

Mitkä ovat erot suodattimen "Vuosi" ja vaihtoehdon "Vain maksettu" välillä? Suodatin Vuosi valitsee asiakirjat viitevuoden mukaan. Vaihtoehto "Vain maksettu", jos se on aktiivinen, ottaa huomioon vain todelliset maksut (maksetut), joiden päivämäärä on valitun vuoden sisällä, riippumatta asiakirjan päivämäärästä.

Mihin maksulaskelman kopio menee, jos aktivoit "Tallenna kopio asiakirjoihin"? Se tallennetaan automaattisesti opiskelijan asiakirjaosioon.

Kuinka saan allekirjoituksen tai leiman asiakirjaan? Allekirjoitus lisätään kohtaan, jossa on muuttuja "Allekirjoitus tai Leima". Jos haluat käyttää leimaa allekirjoituksen sijasta, aktivoi "Käytä leimaa" -vaihtoehto luomisen aikana. Voit tarkistaa molemmat versiot painikkeilla "Esikatselu allekirjoituksella" ja "Esikatselu leimalla" Asetuksissa.

Olen vahingossa muokannut tekstiä: kuinka palaan standardimalliin? Maksulaskelman Asetuksissa napsauta "Nollaa" palauttaaksesi oletustekstin, ja napsauta sitten "Tallenna".

Kuinka maksulaskelma liittyy verotukseen? Asiakirja todistaa perheen maksamat summat, ja sitä käytetään yleensä vanhemman toimesta verotuksellisiin tarkoituksiin. Verotuksellisten erityiskysymysten osalta kehotamme perheitä ottamaan yhteyttä omaan tilitoimistoonsa tai CAF:iin.

Päivitetty: 22/07/2026