Hvordan lage og tilpasse erklæringen om avgifter

Funksjonsbeskrivelse

Erklæringen om avgifter er et dokument i PDF som bekrefter beløpene en familie har betalt til institusjonen i et bestemt år. Den genereres for den enkelte student basert på regnskapsdokumentene (fakturaer, kvitteringer, pro-forma) som finnes i studentens kort og brukes til å leveres til forelderen/eieren, som vanligvis bruker den til skattemessige formål (for eksempel for fradrag av skoleutgifter).

Med den siste oppdateringen har funksjonen blitt forbedret og lar nå:

• fullstendig tilpasse teksten i erklæringen (med innsetting av dynamiske variabler);
• filtrere produktene som skal inkluderes i erklæringen (for eksempel kun telle avgiften og ekskludere andre tjenester);
• filtrere etter betalingsstatus for fakturaen;
• ekskludere enkeltfakturaer fra beregningen av totalbeløpet.

Merk: Erklæringen om avgifter erstatter ikke og utgjør ikke skatterådgivning. For bruk av dokumentet til inntektsdeklarasjon, oppfordre familiene til å kontakte sin revisor eller CAF.

Viktig forutsetning

Du kan bruke denne funksjonen KUN hvis du utsteder fakturaer / kvitteringer med Easy.School.

Erklæringen beregner faktisk beløpene ved å lese dem fra regnskapsdokumentene opprettet i systemet: hvis faktureringen håndteres med et annet program, har ikke funksjonen data å jobbe med.

Hvor den finnes

Funksjonen brukes i to områder, begge i koordinatorens side (lyseblå meny):

• Opprettelse av erklæringen: Studentkort → seksjon Fakturaer → knapp Opprett erklæring (PDF)
• Tilpasning av teksten: Administrasjon → Innstillinger → Erklæring

Del 1 – Lage erklæringen for en student

Trinn 1 – Åpne studentkortet

1. Logg inn i systemet med en koordinator konto.
2. I menyen til venstre klikker du på "Studenter".
3. Finn ønsket student og klikk på navnet for å åpne kortet.

Trinn 2 – Åpne seksjonen Fakturaer

I studentkortet, øverst er det en nedtrekksmeny som lar deg navigere mellom de forskjellige seksjonene av kortet.

• Velg seksjonen "Fakturaer".
• Hvis alternativet ikke allerede vises, klikk på pilen i nedtrekksmenyen (ved siden av det gule varselsymbolet) for å se de andre seksjonene og velg "Fakturaer".

Trinn 3 – Starte opprettelsen

I seksjonen Fakturaer, i øvre høyre hjørne, finner du noen knapper (Tilbake og noen dokumentikoner).

• Klikk på knappen "Opprett erklæring (PDF)" (dokumentikon; navnet vises som tooltip når du holder musen over det).
• Vinduet for konfigurasjon av erklæringen åpnes.

Trinn 4 – Angi filtrene

I vinduet finner du en serie filtre som bestemmer hvilke dokumenter som skal vurderes. Fyll dem ut fra topp til bunn:

• År (obligatorisk felt, merket med stjerne) Velg referanseåret for erklæringen. Det er hovedfilteret: definerer året for dokumentene som skal telles.
• Dokumenttype Standardinnstilling: Alle. Lar deg vurdere kun én type dokument (for eksempel kun Fakturaer, kun Kvitteringer eller kun Pro-forma).
• Produkter Standardinnstilling: Alle produkter. Lar deg inkludere i beregningen kun bestemte produkter (for eksempel kun avgiften, ekskludere måltider, materiell eller andre tjenester).
• Betalingsmetoder Standardinnstilling: Alle betalingsmetoder. Lar deg vurdere kun dokumentene med en bestemt betalingsmetode (for eksempel kun bankoverføring eller kun bankgiro).
• Betalingsstatus Standardinnstilling: Alle. Lar deg filtrere dokumentene basert på deres betalingsstatus (for eksempel kun de som er allerede betalt eller kun de som skal betales).

Slik fungerer filtrene: hvert filter innskrenker listen over dokumenter som vises i seksjonen "Dokumenter å inkludere" lenger ned. Når du endrer et filter, oppdateres listen deretter.

Trinn 5 – Velge dokumentene som skal inkluderes

Under filtrene viser seksjonen "Dokumenter å inkludere" listen over dokumentene som samsvarer med de angitte filtrene. For hvert dokument er det angitt:

• Dato
• Nummer
• Dokumenttype
• Beløp
• Betalingsstatus
• Betalingsmetode

Til venstre for hver rad er det en avkrysningsboks:

• Boksen i tabelloverskriften velger / avvelger alle dokumentene på en gang.
• Ved å fjerne avkrysningen fra en enkelt rad, ekskluderer du det dokumentet fra beregningen av det totale beløpet for erklæringen. Slik kan du ekskludere en spesifikk faktura fra totalen, mens alle andre dokumenter fortsatt telles.

Trinn 6 – Angi de endelige alternativene

Nederst i vinduet finner du tre brytere (som standard deaktivert):

• Kun Innbetalt (betalinger registrert med dato i valgt år) Hvis aktiv, vurderes kun betalingene som faktisk er registrert (innbetalt) med dato innenfor det valgte året, uavhengig av dokumentdatoen. Nyttig når beløpet som skal erklæres må samsvare med hva som faktisk er betalt av familien i året.
• Bruk stempel Hvis aktiv, vil stempelet bli brukt på dokumentet i stedet for signaturen (på stedet der variabelen Signatur eller Stempel er plassert).
• Lagre kopi i dokumentene Hvis aktiv, lagres en kopi av den genererte erklæringen automatisk i dokumentseksjonen til studenten.

Tips: for å få en erklæring som viser kun de beløpene som faktisk er betalt, sett filteret Betalingsstatus på dokumentene som allerede er betalt og/eller aktiver bryteren Kun Innbetalt. Ellers vil totalen også inkludere eventuelle dokumenter som ikke er betalt ennå (for eksempel pro-forma "Skal betales").

Trinn 7 – Generere erklæringen

Etter å ha angitt filtre, valgt dokumenter og alternativer, klikker du på den grønne knappen nederst for å generere erklæringen i PDF.

Dokumentet produseres ved å bruke den tilpassede teksten (se Del 2) og viser det totale beløpet beregnet basert på de valgte dokumentene og de valgte alternativene.

Del 2 – Tilpasse teksten i erklæringen

Teksten i erklæringen er unik for institusjonen og settes opp én gang: den vil deretter bli brukt for alle erklæringer generert fra studentkortene.

Trinn 1 – Åpne innstillingene

1. I menyen til venstre (koordinatorens side) klikker du på "Administrasjon" for å utvide undermenyen.
2. Klipp på "Innstillinger".
3. Øverst, via nedtrekksmenyen, velg alternativet "Erklæring". Hvis du ikke ser det, klikk på pilen i nedtrekksmenyen for å se de andre innstillingene og velg "Erklæring".

Trinn 2 – Endre teksten

I rammen "Tilpasset Erklæringstekst" finner du en tekstredigerer med formateringsverktøylinje (fet, kursiv, understreket, lister, justering, skrifttype, osv.).

• Skriv og formater teksten i erklæringen fritt.
• Du kan sette opp overskrift, kropp, lovhenvisninger og avslutningsformler i henhold til behovene til din institusjon.

Trinn 3 – Sett inn variablene

Under redigeringsverktøyet, i seksjonen "Variabler", finner du en rekke knapper gruppert etter kategori.

• Plasser markøren der du vil sette inn en dynamisk data.
• Klikk på knappen for den ønskede variabelen: i teksten vil det bli satt inn en plassholder (for eksempel {student.name} for studentens navn).
• Ved generering av PDF, blir hver plassholder automatisk erstattet med den faktiske dataen (til studenten, eieren, skolen, registreringen eller beregningen).

Den komplette listen over tilgjengelige variabler er oppgitt lenger ned i denne guiden.

Trinn 4 – Sjekk med forhåndsvisning

Øverst i rammen er det to forhåndsvisningsknapper:

• Forhåndsvisning med Signatur – viser hvordan dokumentet vil se ut med signatur.
• Forhåndsvisning med Stempel – viser hvordan dokumentet vil se ut med stempel.

Bruk dem for å sjekke oppsettet og bekrefte at variablene er plassert riktig før du bruker erklæringen.

Trinn 5 – Tilbakestilling og lagring

• Knappen "Tilbakestill" setter teksten tilbake til standardversjonen (nyttig hvis du vil starte fra standardmodellen). Vær oppmerksom: den nullstiller ikke lagrede/ikke lagrede tilpasninger.
• Når du er ferdig, klikk på "Lagre" øverst til høyre for å lagre den tilpassede teksten.

Tilgjengelige variabler

Variablene settes inn ved å klikke på den tilsvarende knappen i seksjonen Variabler i Innstillingene. Nedenfor er listen gruppert som den vises på skjermen.

Student og Forelder

Studentnavn, Studentens Etternavn, Studentens Fødselsnummer, Fødselsby, Fødselsdato, Studentens Seksjon, Studentens Adresse, Studentens Postnummer, Studentens By, Eierens Navn, Eierens Etternavn, Eierens Fødselsnummer, Eierens PEC, Eierens SDI-kode, Eierens Adresse, Eierens Postnummer, Eierens By.

Dataene til studenten kommer fra studentens kort; dataene til eieren er de som tilhører personen som dokumentene er registrert på (studenten selv eller et familiemedlem).

Skole

Navn, Skolelogo, Adresse, Postnummer, By, Fylke, Land, Full Adresse, MVA-nummer, PEC, E-post, Telefon.

Personopplysninger

Lovlig Representant, Firmanavn, Fødselsnummer, MVA-nummer, REA-kode, E-post, Adresse, Postnummer, By, Fylke, Land, Full Adresse.

Personopplysninger er de som er lagt inn i Administrasjon → Innstillinger → Personopplysninger (de samme som brukes til fakturering).

Detaljer

• År – referanseåret valgt ved opprettelsen.
• Kort Dato – datoen i kort format (f.eks. dd/mm/åååå).
• Utvidet Dato – datoen i utvidet format.
• Total – det totale beløpet beregnet basert på de valgte dokumentene og de valgte alternativene.
• Total i bokstaver – det totale beløpet skrevet med bokstaver.
• Signatur eller Stempel – stedet der signaturen eller stempelet påføres (basert på alternativet "Bruk stempel" valgt under opprettelsen).

Oppsummering

HvaHvor den finnesKrevd profilLage erklæringen for en studentStudentkort → seksjon Fakturaer → Opprett erklæring (PDF)KoordinatorTilpasse teksten og variableneAdministrasjon → Innstillinger → ErklæringKoordinator

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg bruke funksjonen hvis jeg ikke utsteder fakturaer med Easy.School? Nei. Erklæringen beregner beløpene basert på regnskapsdokumentene opprettet i systemet. Det er derfor nødvendig å utstede fakturaer / kvitteringer med Easy.School.

Erklæringen er unik for alle studenter eller må den gjøres for hver enkelt? Den genereres for hver enkelt student, fra deres kort. Den tilpassede teksten er derimot unik for institusjonen og gjelder for alle erklæringer.

Hvordan ekskluderer jeg en enkelt faktura fra totalen? I opprettelsesvinduet, i seksjonen "Dokumenter å inkludere", fjern avkrysningen fra raden til fakturaen du vil ekskludere: dens beløp vil ikke bli telt med i totalen.

Hvordan teller jeg kun avgiften og ekskluderer andre tjenester (måltider, materiell, osv.)? Bruk filteret "Produkter" i opprettelsesvinduet og velg kun produktet (eller produktene) du vil inkludere.

Hva er forskjellen mellom filteret "År" og alternativet "Kun Innbetalt"? Filteret År velger dokumentene basert på referanseåret. Alternativet "Kun Innbetalt", hvis aktivt, vurderer kun betalingene som faktisk er registrert (innbetalt) med dato innenfor det valgte året, uavhengig av dokumentdatoen.

Hvor går kopien av erklæringen hvis jeg aktiverer "Lagre kopi i dokumentene"? Den blir automatisk arkivert i dokumentseksjonen til studenten.

Hvordan får jeg signaturen eller stempelet på dokumentet? Signaturen settes inn der variabelen "Signatur eller Stempel" er tilstede. For å bruke stempelet i stedet for signaturen, aktiver alternativet "Bruk stempel" under opprettelsen. Du kan sjekke begge versjoner med knappene "Forhåndsvisning med Signatur" og "Forhåndsvisning med Stempel" i Innstillingene.

Jeg har endret teksten ved et uhell: hvordan går jeg tilbake til standardmodellen? I Innstillingene for Erklæringen, klikk på "Tilbakestill" for å gjenopprette standard teksten, deretter på "Lagre".

Hva er erklæringens formål skattemessig? Dokumentet bekrefter beløpene betalt av familien og brukes vanligvis av forelderen til skattemessige formål. For spesifikke skattemessige aspekter, oppfordre familiene til å kontakte sin revisor eller CAF.

Oppdatert på: 22/07/2026