Wie man die Gebührenbescheinigung erstellt und anpasst

Funktionsbeschreibung

Die Gebührenbescheinigung ist ein Dokument im PDF-Format, das die Beträge bescheinigt, die eine Familie in einem bestimmten Jahr an die Einrichtung gezahlt hat. Sie wird für den einzelnen Schüler aus den Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Quittungen, Pro-forma) erstellt, die in seinem Profil vorhanden sind, und dient dazu, dem Elternteil/der verantwortlichen Person übergeben zu werden, die sie in der Regel für steuerliche Zwecke verwendet (z. B. für die Absetzbarkeit von Ausbildungskosten).

Mit dem letzten Update wurde die Funktion verbessert und ermöglicht nun:

• den Text der Bescheinigung vollständig anzupassen (mit der Einfügung von dynamischen Variablen);
• Produkte zu filtern, die in die Bescheinigung einbezogen werden sollen (z. B. nur die Gebühr zählen und andere Dienstleistungen ausschließen);
• nach Zahlungsstatus der Rechnung zu filtern;
• einzelne Rechnungen von der Berechnung des Gesamtbetrags auszuschließen.

Hinweis: Die Gebührenbescheinigung ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die Verwendung des Dokuments zu Steuerzwecken sollten die Familien ihren Steuerberater oder das CAF konsultieren.

Wichtige Voraussetzung

Diese Funktion kann NUR verwendet werden, wenn Sie Rechnungen/Quittungen mit Easy.School ausstellen.

Die Bescheinigung berechnet die Beträge, indem sie diese aus den im Verwaltungssystem erstellten Buchhaltungsunterlagen liest: Wenn die Rechnungsstellung mit einem anderen Programm verwaltet wird, hat die Funktion keine Daten, mit denen sie arbeiten kann.

Wo es zu finden ist

Die Funktion wird in zwei Bereichen verwendet, beide im Koordinatorbereich (blaues Menü):

• Erstellung der Bescheinigung: Schülerprofil → Abschnitt Rechnungen → Schaltfläche Bescheinigung erstellen (PDF)
• Textanpassung: Verwaltung → Einstellungen → Bescheinigung

Teil 1 – Die Bescheinigung für einen Schüler erstellen

Schritt 1 – Schülerprofil öffnen

1. Greifen Sie mit einem Koordinator-Konto auf das Verwaltungssystem zu.
2. Klicken Sie im linken Menü auf "Schüler".
3. Finden Sie den gewünschten Schüler und klicken Sie auf dessen Namen, um das Profil zu öffnen.

Schritt 2 – Abschnitt Rechnungen öffnen

Im Schülerprofil befindet sich oben ein Dropdown-Menü, das es ermöglicht, zwischen den verschiedenen Abschnitten des Profils zu navigieren.

• Wählen Sie den Abschnitt "Rechnungen".
• Wenn der Eintrag nicht bereits angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil des Dropdown-Menüs (neben dem gelben Warnsymbol), um die anderen Abschnitte anzuzeigen, und wählen Sie "Rechnungen".

Schritt 3 – Erstellung starten

Im Abschnitt Rechnungen finden Sie oben rechts einige Schaltflächen (Zurück und einige Dokumenten-Symbol-Icons).

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bescheinigung erstellen (PDF)" (Dokumenten-Symbol; der Name wird als Tooltip angezeigt, wenn Sie mit der Maus darüber fahren).
• Das Fenster zur Konfiguration der Bescheinigung öffnet sich.

Schritt 4 – Filter einstellen

Im Fenster finden Sie eine Reihe von Filtern, die bestimmen, welche Dokumente berücksichtigt werden. Füllen Sie diese von oben nach unten aus:

• Jahr (Pflichtfeld, mit Sternchen gekennzeichnet) Wählen Sie das Referenzjahr der Bescheinigung aus. Es ist der Hauptfilter: Er definiert das Jahr der zu berücksichtigenden Dokumente.
• Dokumenttyp Voreinstellung: Alle. Ermöglicht es, nur einen bestimmten Dokumenttyp zu berücksichtigen (z. B. nur Rechnungen, nur Quittungen oder nur Pro-forma).
• Produkte Voreinstellung: Alle Produkte. Ermöglicht es, nur bestimmte Produkte in die Berechnung einzubeziehen (z. B. nur die Gebühr, während Mahlzeiten, Materialien oder andere Dienstleistungen ausgeschlossen werden).
• Zahlungsmethoden Voreinstellung: Alle Zahlungsmethoden. Ermöglicht es, nur die Dokumente mit einer bestimmten Zahlungsmethode zu berücksichtigen (z. B. nur Überweisung oder nur Bankeinzug).
• Zahlungsstatus Voreinstellung: Alle. Ermöglicht es, die Dokumente nach ihrem Zahlungsstatus zu filtern (z. B. nur die bereits bezahlten oder nur die noch zu begleichenden).

Wie die Filter funktionieren: Jeder Filter verengt die Liste der Dokumente, die im Abschnitt "Zu berücksichtigende Dokumente" weiter unten angezeigt wird. Wenn Sie einen Filter ändern, wird die Liste entsprechend aktualisiert.

Schritt 5 – Dokumente zum Einbeziehen auswählen

Unter den Filtern zeigt der Abschnitt "Zu berücksichtigende Dokumente" die Liste der Dokumente an, die den festgelegten Filtern entsprechen. Für jedes Dokument sind die folgenden Angaben vorhanden:

• Datum
• Nummer
• Dokumenttyp
• Betrag
• Zahlungsstatus
• Zahlungsmethode

Links von jeder Zeile befindet sich ein Kontrollkästchen:

• Das Kästchen in der Kopfzeile der Tabelle wählt/deselektiert alle Dokumente auf einmal aus.
• Wenn Sie das Häkchen in einer einzelnen Zeile entfernen, schließen Sie dieses Dokument von der Berechnung des Gesamtbetrags der Bescheinigung aus. So können Sie eine bestimmte Rechnung vom Gesamtbetrag ausschließen, während alle anderen Dokumente berücksichtigt werden.

Schritt 6 – Finale Optionen einstellen

Am Ende des Fensters finden Sie drei Schalter (standardmäßig deaktiviert):

• Nur Eingezogen (Zahlungen, die mit Datum des ausgewählten Jahres erfasst wurden) Wenn aktiv, werden im Gesamtbetrag nur die tatsächlich erfassten (eingezogenen) Zahlungen berücksichtigt, deren Datum im ausgewählten Jahr liegt, unabhängig vom Datum des Dokuments. Nützlich, wenn der anzugebende Betrag dem entspricht, was die Familie im Jahr tatsächlich gezahlt hat.
• Stempel verwenden Wenn aktiv, wird auf dem Dokument der Stempel anstelle der Unterschrift angewendet (an der Stelle, an der die Variable Unterschrift oder Stempel eingefügt ist).
• Kopie in Dokumenten speichern Wenn aktiv, wird eine Kopie der generierten Bescheinigung automatisch im Dokumentenbereich des Schülers gespeichert.

Tipp: Um eine Bescheinigung zu erhalten, die nur die tatsächlich gezahlten Beträge angibt, stellen Sie den Filter Zahlungsstatus auf bereits bezahlte Dokumente ein und/oder aktivieren Sie den Schalter Nur Eingezogen. Andernfalls umfasst die Gesamtsumme auch eventuell noch nicht beglichene Dokumente (z. B. Pro-forma "Noch zu begleichen").

Schritt 7 – Die Bescheinigung generieren

Nachdem Sie die Filter, die Dokumentenauswahl und die Optionen eingestellt haben, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche unten, um die Bescheinigung im PDF-Format zu generieren.

Das Dokument wird unter Verwendung des angepassten Textes (siehe Teil 2) erstellt und zeigt den Gesamtbetrag an, der auf der Grundlage der ausgewählten Dokumente und der gewählten Optionen berechnet wurde.

Teil 2 – Den Text der Bescheinigung anpassen

Der Text der Bescheinigung ist einzigartig für die Einrichtung und wird einmal festgelegt: Er wird dann für alle Bescheinigungen verwendet, die aus den Schülerprofilen generiert werden.

Schritt 1 – Einstellungen öffnen

1. Klicken Sie im linken Menü (Koordinatorbereich) auf "Verwaltung", um das Untermenü zu erweitern.
2. Klicken Sie auf "Einstellungen".
3. Oben wählen Sie über das Dropdown-Menü den Punkt "Bescheinigung". Wenn Sie ihn nicht sehen, klicken Sie auf den Pfeil des Dropdown-Menüs, um die anderen Einstellungen anzuzeigen, und wählen Sie "Bescheinigung".

Schritt 2 – Text bearbeiten

Im Bereich "Benutzerdefinierter Bescheinigungstext" finden Sie einen Texteditor mit einer Formatierungswerkzeugleiste (fett, kursiv, unterstrichen, Listen, Ausrichtung, Schriftart usw.).

• Schreiben und formatieren Sie den Text der Bescheinigung nach Belieben.
• Sie können Kopfzeile, Textkörper, rechtliche Verweise und Schlussformeln gemäß den Anforderungen Ihrer Einrichtung festlegen.

Schritt 3 – Variablen einfügen

Unter dem Editor finden Sie im Abschnitt "Variablen" eine Reihe von Schaltflächen, die nach Kategorien gruppiert sind.

• Platzieren Sie den Cursor an der Stelle im Text, an der Sie eine dynamische Information einfügen möchten.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche der gewünschten Variable: Im Text wird ein Platzhalter eingefügt (z. B. {student.name} für den Namen des Schülers).
• Beim Generieren des PDFs wird jeder Platzhalter automatisch durch die tatsächliche Information (des Schülers, des Verantwortlichen, der Schule, der Daten oder der Berechnung) ersetzt.

Die vollständige Liste der verfügbaren Variablen ist weiter hinten in diesem Leitfaden aufgeführt.

Schritt 4 – Mit der Vorschau überprüfen

Oben im Bereich befinden sich zwei Vorschau-Schaltflächen:

• Vorschau mit Unterschrift – zeigt, wie das Dokument mit der Unterschrift aussehen wird.
• Vorschau mit Stempel – zeigt, wie das Dokument mit dem Stempel aussehen wird.

Verwenden Sie diese, um das Layout zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Variablen korrekt positioniert sind, bevor Sie die Bescheinigung verwenden.

Schritt 5 – Zurücksetzen und Speichern

• Die Schaltfläche "Zurücksetzen" stellt den Text auf die Standardversion zurück (nützlich, wenn Sie vom Standardmodell neu starten möchten). Achtung: Setzt nicht gespeicherte Anpassungen zurück.
• Am Ende klicken Sie oben rechts auf "Speichern", um den angepassten Text zu speichern.

Verfügbare Variablen

Die Variablen werden eingefügt, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche im Abschnitt Variablen der Einstellungen klicken. Hier ist die Liste, gruppiert, wie sie auf dem Bildschirm angezeigt wird.

Schüler und Elternteil

Name des Schülers, Nachname des Schülers, Steueridentifikationsnummer des Schülers, Geburtsort, Geburtsdatum, Klassenstufe des Schülers, Adresse des Schülers, PLZ des Schülers, Stadt des Schülers, Name des Verantwortlichen, Nachname des Verantwortlichen, Steueridentifikationsnummer des Verantwortlichen, PEC des Verantwortlichen, SDI-Code des Verantwortlichen, Adresse des Verantwortlichen, PLZ des Verantwortlichen, Stadt des Verantwortlichen.

Die Daten des Schülers stammen aus dem Schülerprofil; die Daten des Verantwortlichen sind die der Person, auf die die Buchhaltungsunterlagen ausgestellt sind (der Schüler selbst oder ein Familienmitglied).

Schule

Name, Logo der Schule, Adresse, PLZ, Stadt, Bundesland, Land, vollständige Adresse, Umsatzsteuer-ID, PEC, E-Mail, Telefon.

Stammdaten

Rechtsvertreter, Firmenname, Steueridentifikationsnummer, Umsatzsteuer-ID, REA-Code, E-Mail, Adresse, PLZ, Stadt, Bundesland, Land, vollständige Adresse.

Die Stammdaten sind die, die in Verwaltung → Einstellungen → Stammdaten eingegeben wurden (die gleichen, die für die Rechnungsstellung verwendet werden).

Details

• Jahr – das zum Zeitpunkt der Erstellung ausgewählte Referenzjahr.
• Kurzdatum – das Datum im kurzen Format (z. B. TT/MM/JJJJ).
• Langdatum – das Datum im langen Format.
• Gesamt – der Gesamtbetrag, der auf der Grundlage der ausgewählten Dokumente und der gewählten Optionen berechnet wurde.
• Gesamt in Worten – der Gesamtbetrag in Worten ausgeschrieben.
• Unterschrift oder Stempel – der Punkt, an dem die Unterschrift oder der Stempel angewendet wird (je nach der in der Erstellungsphase gewählten Option "Stempel verwenden").

Zusammenfassung

WasWo es zu finden istErforderliches ProfilBescheinigung für einen Schüler erstellenSchülerprofil → Abschnitt Rechnungen → Bescheinigung erstellen (PDF)KoordinatorText und Variablen anpassenVerwaltung → Einstellungen → BescheinigungKoordinator

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Funktion nutzen, wenn ich keine Rechnungen mit Easy.School ausstelle? Nein. Die Bescheinigung berechnet die Beträge auf Grundlage der im Verwaltungssystem erstellten Buchhaltungsunterlagen. Daher müssen Rechnungen/Quittungen mit Easy.School ausgestellt werden.

Ist die Bescheinigung für alle Schüler gleich oder muss sie für jeden einzelnen erstellt werden? Sie wird für jeden einzelnen Schüler aus dessen Profil generiert. Der angepasste Text ist jedoch einzigartig für die Einrichtung und gilt für alle Bescheinigungen.

Wie schließe ich eine einzelne Rechnung vom Gesamtbetrag aus? Im Erstellungsfenster, im Abschnitt "Zu berücksichtigende Dokumente", entfernen Sie das Häkchen in der Zeile der Rechnung, die Sie ausschließen möchten: Ihr Betrag wird nicht in die Gesamtsumme einbezogen.

Wie zähle ich nur die Gebühr und schließe andere Dienstleistungen (Mahlzeiten, Materialien usw.) aus? Verwenden Sie den Filter "Produkte" im Erstellungsfenster und wählen Sie nur das Produkt (oder die Produkte) aus, die Sie einbeziehen möchten.

Was ist der Unterschied zwischen dem Filter "Jahr" und der Option "Nur Eingezogen"? Der Filter Jahr wählt die Dokumente basierend auf dem Referenzjahr aus. Die Option "Nur Eingezogen", wenn aktiv, berücksichtigt hingegen nur die tatsächlich erfassten (eingezogenen) Zahlungen, deren Datum im ausgewählten Jahr liegt, unabhängig vom Datum des Dokuments.

Wo landet die Kopie der Bescheinigung, wenn ich "Kopie in Dokumenten speichern" aktiviere? Sie wird automatisch im Dokumentenbereich des Schülers gespeichert.

Wie bekomme ich die Unterschrift oder den Stempel auf das Dokument? Die Unterschrift wird dort eingefügt, wo die Variable "Unterschrift oder Stempel" vorhanden ist. Um den Stempel anstelle der Unterschrift zu verwenden, aktivieren Sie die Option "Stempel verwenden" während der Erstellung. Sie können beide Versionen mit den Schaltflächen "Vorschau mit Unterschrift" und "Vorschau mit Stempel" in den Einstellungen überprüfen.

Ich habe den Text versehentlich geändert: Wie komme ich zurück zum Standardmodell? Klicken Sie in den Einstellungen der Bescheinigung auf "Zurücksetzen", um den Standardtext wiederherzustellen, und dann auf "Speichern".

Wozu dient die Bescheinigung steuerlich? Das Dokument bescheinigt die von der Familie gezahlten Beträge und wird in der Regel vom Elternteil für steuerliche Zwecke verwendet. Für spezifische steuerliche Aspekte sollten die Familien ihren Steuerberater oder das CAF konsultieren.

Aktualisiert am: 22/07/2026