Come creare e personalizzare la Dichiarazione delle Rette

Descrizione della funzione

La Dichiarazione delle Rette è un documento in PDF che certifica gli importi che una famiglia ha versato alla struttura in un determinato anno. Viene generata per il singolo studente a partire dai documenti contabili (fatture, ricevute, pro-forma) presenti nella sua scheda e serve per essere consegnata al genitore/intestatario, che generalmente la utilizza a fini fiscali (ad esempio per la detrazione delle spese di frequenza).

Con l'ultimo aggiornamento la funzione è stata potenziata e ora permette di:

• personalizzare completamente il testo della dichiarazione (con l'inserimento di variabili dinamiche);
• filtrare i prodotti da includere nella dichiarazione (ad esempio conteggiare solo la retta ed escludere altri servizi);
• filtrare per stato di pagamento della fattura;
• escludere singole fatture dal conteggio dell'importo totale.

Nota: la Dichiarazione delle Rette non sostituisce e non costituisce una consulenza fiscale. Per l'utilizzo del documento ai fini della dichiarazione dei redditi, invitate le famiglie a fare riferimento al proprio commercialista o CAF.

Prerequisito importante

È possibile utilizzare questa funzione SOLO se emettete le fatture / ricevute con Easy.School.

La dichiarazione calcola infatti gli importi leggendoli dai documenti contabili creati nel gestionale: se la fatturazione viene gestita con un altro programma, la funzione non ha dati su cui lavorare.

Dove si trova

La funzione si utilizza in due aree, entrambe nel lato coordinatore (menù celeste):

• Creazione della dichiarazione: Scheda dello studente → sezione Fatture → pulsante Crea Dichiarazione (PDF)
• Personalizzazione del testo: Amministrazione → Impostazioni → Dichiarazione

Parte 1 – Creare la dichiarazione per uno studente

Step 1 – Aprire la scheda dello studente

1. Accedete al gestionale con un account coordinatore.
2. Nel menù a sinistra cliccate su "Studenti".
3. Individuate lo studente desiderato e cliccate sul suo nominativo per aprirne la scheda.

Step 2 – Aprire la sezione Fatture

Nella scheda dello studente, in alto è presente un menù a tendina che permette di spostarsi tra le varie sezioni della scheda.

• Selezionate la sezione "Fatture".
• Se la voce non è già visualizzata, cliccate sulla freccia del menù a tendina (accanto all'icona di avviso gialla) per vedere le altre sezioni e scegliete "Fatture".

Step 3 – Avviare la creazione

Nella sezione Fatture, in alto a destra, trovate alcuni pulsanti (Indietro e alcune icone a forma di documento).

• Cliccate sul pulsante "Crea Dichiarazione (PDF)" (icona a forma di documento; il nome compare come tooltip passandoci sopra con il mouse).
• Si aprirà la finestra di configurazione della dichiarazione.

Step 4 – Impostare i filtri

Nella finestra trovate una serie di filtri che determinano quali documenti verranno considerati. Compilateli dall'alto verso il basso:

• Anno (campo obbligatorio, contrassegnato con l'asterisco) Selezionate l'anno di riferimento della dichiarazione. È il filtro principale: definisce l'annualità dei documenti da conteggiare.
• Tipo di documento Impostazione predefinita: Tutti. Permette di considerare solo una tipologia di documento (ad esempio solo Fatture, solo Ricevute o solo Pro-forma).
• Prodotti Impostazione predefinita: Tutti i prodotti. Permette di includere nel conteggio solo determinati prodotti (ad esempio solo la retta, escludendo pasti, materiale o altri servizi).
• Metodi di pagamento Impostazione predefinita: Tutti i metodi di pagamento. Permette di considerare solo i documenti con un determinato metodo di pagamento (ad esempio solo bonifico o solo bollettino bancario).
• Stato Pagamento Impostazione predefinita: Tutti. Permette di filtrare i documenti in base al loro stato di pagamento (ad esempio solo quelli già pagati oppure solo quelli Da Saldare).

Come funzionano i filtri: ogni filtro restringe l'elenco dei documenti che compare nella sezione "Documenti da includere" più in basso. Modificando un filtro, l'elenco si aggiorna di conseguenza.

Step 5 – Selezionare i documenti da includere

Sotto ai filtri, la sezione "Documenti da includere" mostra l'elenco dei documenti che corrispondono ai filtri impostati. Per ciascun documento sono indicati:

• Data
• Numero
• Tipo di documento
• Importo
• Stato Pagamento
• Metodo di pagamento

Sulla sinistra di ogni riga è presente una casella di spunta:

• La casella nell'intestazione della tabella seleziona / deseleziona tutti i documenti in una volta.
• Togliendo la spunta a una singola riga, escludete quel documento dal conteggio dell'importo totale della dichiarazione. È così che potete escludere una specifica fattura dal totale, lasciando conteggiati tutti gli altri documenti.

Step 6 – Impostare le opzioni finali

In fondo alla finestra trovate tre interruttori (di default disattivati):

• Solo Incassato (pagamenti registrati con data anno selezionato) Se attivo, nel conteggio vengono considerati solo i pagamenti effettivamente registrati (incassati) con data compresa nell'anno selezionato, indipendentemente dalla data del documento. Utile quando l'importo da dichiarare deve corrispondere a quanto realmente pagato dalla famiglia nell'anno.
• Usa timbro Se attivo, sul documento verrà applicato il timbro al posto della firma (nel punto in cui è inserita la variabile Firma o Timbro).
• Salva copia nei documenti Se attivo, una copia della dichiarazione generata viene archiviata automaticamente nella sezione documenti dello studente.

Suggerimento: per ottenere una dichiarazione che riporti solo gli importi effettivamente pagati, impostate il filtro Stato Pagamento sui documenti già pagati e/o attivate l'interruttore Solo Incassato. In caso contrario, il totale comprende anche eventuali documenti non ancora saldati (ad esempio pro-forma "Da Saldare").

Step 7 – Generare la dichiarazione

Dopo aver impostato filtri, selezione dei documenti e opzioni, cliccate sul pulsante verde in basso per generare la dichiarazione in PDF.

Il documento viene prodotto utilizzando il testo personalizzato (vedi Parte 2) e riporta l'importo totale calcolato in base ai documenti selezionati e alle opzioni scelte.

Parte 2 – Personalizzare il testo della dichiarazione

Il testo della dichiarazione è unico per la struttura e si imposta una sola volta: verrà poi utilizzato per tutte le dichiarazioni generate dalle schede studente.

Step 1 – Aprire le impostazioni

1. Nel menù a sinistra (lato coordinatore) cliccate su "Amministrazione" per espandere il sottomenù.
2. Cliccate su "Impostazioni".
3. In alto, tramite il menù a tendina, selezionate la voce "Dichiarazione". Se non la vedete, cliccate sulla freccia del menù a tendina per visualizzare le altre impostazioni e scegliete "Dichiarazione".

Step 2 – Modificare il testo

Nel riquadro "Testo Dichiarazione Personalizzato" trovate un editor di testo con barra degli strumenti di formattazione (grassetto, corsivo, sottolineato, elenchi, allineamento, tipo di carattere, ecc.).

• Scrivete e formattate liberamente il testo della dichiarazione.
• Potete impostare intestazione, corpo, riferimenti normativi e formule di chiusura secondo le esigenze della vostra struttura.

Step 3 – Inserire le variabili

Sotto l'editor, nella sezione "Variabili", trovate una serie di pulsanti raggruppati per categoria.

• Posizionate il cursore nel punto del testo in cui volete inserire un dato dinamico.
• Cliccate sul pulsante della variabile desiderata: nel testo verrà inserito un segnaposto (ad esempio {student.name} per il nome dello studente).
• Al momento della generazione del PDF, ogni segnaposto viene sostituito automaticamente con il dato reale (dello studente, dell'intestatario, della scuola, dell'anagrafica o del conteggio).

L'elenco completo delle variabili disponibili è riportato più avanti in questa guida.

Step 4 – Verificare con l'anteprima

In alto nel riquadro sono presenti due pulsanti di anteprima:

• Anteprima con Firma – mostra come apparirà il documento con la firma.
• Anteprima con Timbro – mostra come apparirà il documento con il timbro.

Usateli per controllare l'impaginazione e verificare che le variabili siano posizionate correttamente prima di utilizzare la dichiarazione.

Step 5 – Reset e salvataggio

• Il pulsante "Reset" riporta il testo alla versione predefinita (utile se volete ripartire dal modello standard). Attenzione: azzera le personalizzazioni non salvate/di cui non avete copia.
• Al termine, cliccate su "Salva" in alto a destra per memorizzare il testo personalizzato.

Le variabili disponibili

Le variabili si inseriscono cliccando sul relativo pulsante nella sezione Variabili delle Impostazioni. Di seguito l'elenco raggruppato come compare a schermo.

Studente e Genitore

Nome Studente, Cognome Studente, Codice Fiscale Studente, Città di nascita, Data di nascita, Sezione Studente, Indirizzo Studente, CAP Studente, Città Studente, Nome Intestatario, Cognome Intestatario, Codice Fiscale Intestatario, PEC Intestatario, Codice SDI Intestatario, Indirizzo Intestatario, CAP Intestatario, Città Intestatario.

I dati dello studente provengono dalla scheda dello studente; i dati dell'intestatario sono quelli della persona a cui sono intestati i documenti contabili (lo studente stesso o un familiare).

Scuola

Nome, Logo Scuola, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Nazione, Indirizzo Completo, Partita IVA, PEC, Email, Telefono.

Dati Anagrafici

Legale Rappresentante, Ragione sociale, Codice fiscale, Partita IVA, Codice REA, Email, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Nazione, Indirizzo Completo.

I Dati Anagrafici sono quelli inseriti in Amministrazione → Impostazioni → Dati Anagrafici (gli stessi utilizzati per la fatturazione).

Dettagli

• Anno – l'anno di riferimento selezionato al momento della creazione.
• Data Breve – la data in formato breve (es. gg/mm/aaaa).
• Data Estesa – la data in formato esteso.
• Totale – l'importo complessivo calcolato in base ai documenti selezionati e alle opzioni scelte.
• Totale in lettere – l'importo totale scritto in lettere.
• Firma o Timbro – il punto in cui viene applicata la firma oppure il timbro (in base all'opzione "Usa timbro" scelta in fase di creazione).

Riepilogo

CosaDove si trovaProfilo richiestoCreare la dichiarazione di uno studenteScheda studente → sezione Fatture → Crea Dichiarazione (PDF)CoordinatorePersonalizzare il testo e le variabiliAmministrazione → Impostazioni → DichiarazioneCoordinatore

Domande frequenti

Posso usare la funzione se non emetto le fatture con Easy.School? No. La dichiarazione calcola gli importi a partire dai documenti contabili creati nel gestionale. È quindi necessario emettere fatture / ricevute con Easy.School.

La dichiarazione è unica per tutti gli studenti o va fatta per ognuno? Si genera per singolo studente, dalla sua scheda. Il testo personalizzato è invece unico per la struttura e vale per tutte le dichiarazioni.

Come escludo una singola fattura dal totale? Nella finestra di creazione, nella sezione "Documenti da includere", togliete la spunta dalla riga della fattura che volete escludere: il suo importo non verrà conteggiato nel totale.

Come conteggio solo la retta ed escludo gli altri servizi (pasti, materiale, ecc.)? Usate il filtro "Prodotti" nella finestra di creazione e selezionate solo il prodotto (o i prodotti) che volete includere.

Che differenza c'è tra il filtro "Anno" e l'opzione "Solo Incassato"? Il filtro Anno seleziona i documenti in base all'annualità di riferimento. L'opzione "Solo Incassato", se attiva, considera invece solo i pagamenti effettivamente registrati (incassati) con data compresa nell'anno selezionato, a prescindere dalla data del documento.

Dove finisce la copia della dichiarazione se attivo "Salva copia nei documenti"? Viene archiviata automaticamente nella sezione documenti dello studente.

Come faccio ad avere la firma o il timbro sul documento? La firma viene inserita dove è presente la variabile "Firma o Timbro". Per usare il timbro al posto della firma, attivate l'opzione "Usa timbro" in fase di creazione. Potete controllare entrambe le versioni con i pulsanti "Anteprima con Firma" e "Anteprima con Timbro" nelle Impostazioni.

Ho modificato il testo per errore: come torno al modello standard? Nelle Impostazioni della Dichiarazione, cliccate su "Reset" per ripristinare il testo predefinito, quindi su "Salva".

A cosa serve la dichiarazione a livello fiscale? Il documento attesta gli importi versati dalla famiglia e viene generalmente utilizzato dal genitore ai fini fiscali. Per gli aspetti fiscali specifici, invitate le famiglie a rivolgersi al proprio commercialista o CAF.

Aggiornato il: 22/07/2026