Come funziona l'Alert Abbandono e come configurarlo

Che cos'è l'Alert Abbandono

L'Alert Abbandono è un'automazione di Easy.School che, a un orario stabilito dalla struttura, verifica quali bambini non risultano né entrati né assenti e invia una notifica ai loro genitori.

Serve a intercettare i casi in cui un bambino non arriva a scuola senza che la famiglia abbia comunicato l'assenza: una situazione che può nascondere un disguido (chi doveva accompagnarlo non l'ha fatto) o una dimenticanza.

Nota: l'Alert Abbandono non segnala i bambini che sono entrati ma di cui non è stata registrata l'uscita. Controlla esclusivamente la mancata registrazione dell'entrata e dell'assenza.

Come funziona il controllo

Per ogni sezione si imposta un orario e i giorni della settimana in cui il controllo deve scattare.

All'orario stabilito, per ciascuna sezione configurata, il sistema esegue queste verifiche in sequenza:

1. Verifica che non sia un giorno di chiusura della struttura. Se il giorno risulta di chiusura, il controllo si ferma e non viene inviata alcuna notifica.
2. Verifica che sia stata registrata almeno un'entrata per almeno un bambino di quella sezione. Questa condizione evita falsi allarmi: se nessun bambino della sezione è entrato, il sistema presume che la sezione non sia operativa e non invia notifiche.
3. Se entrambe le condizioni sono soddisfatte, il sistema esamina tutti gli studenti della sezione e individua quelli per cui non risulta registrata né un'entrata né un'assenza.
4. Per ciascuno di questi studenti invia una notifica ai genitori.

Chi riceve la notifica e come

• La notifica viene inviata esclusivamente alla mamma e al papà del bambino. Non viene inviata agli altri familiari associati alla scheda studente, né agli educatori.
• I canali di invio sono due:

  
  

• • Email
  • Notifica push sull'app Easy Family, che arriva solo se il genitore ha installato l'app e ha abilitato le notifiche.
• Il testo del messaggio è standard e non personalizzabile. Invita il genitore a verificare dove si trova il figlio e a contattare la struttura scolastica.

Dove si trova

Questa impostazione si trova nel lato coordinatore (menù celeste):

Impostazioni → Automazioni

Come accedere all'elenco delle automazioni

Step 1 – Aprire la sezione Automazioni

1. Accedete al gestionale con un account coordinatore ed entrate nel plesso desiderato.
2. Nel menù celeste a sinistra, cliccate su "Impostazioni" per espandere il sottomenù.
3. Tra le voci del sottomenù, cliccate su "Automazioni".

Step 2 – Leggere l'elenco

Si aprirà la pagina Automazioni, con l'elenco di tutte le automazioni configurate per il plesso.

In cima alla pagina, in rosso, è riportato l'avviso:

"Le modifiche sono operative dal giorno dopo"

Sopra l'elenco trovate due strumenti di ricerca:

• Campo "Cerca": per cercare un'automazione per nome.
• Menù a tendina "Tipologia": per filtrare l'elenco per tipo di automazione.

La tabella riporta, per ogni automazione, le seguenti colonne:

• Nome – il nome assegnato all'automazione.
• Tipo – la tipologia (es. Alert Abbandono, Attività, Entrata, Uscita, Merenda, Pranzo).
• Dal – data di inizio validità.
• Al – data di fine validità.
• Attiva – indica se l'automazione è attiva (Sì) o meno.
• Dettaglio – presente per l'Alert Abbandono: l'icona a forma di occhio apre lo storico degli alert generati.
• Modifica – l'icona a forma di matita apre l'automazione in modifica.
• Duplica – l'icona a forma di due fogli sovrapposti crea una copia dell'automazione.
• Elimina – l'icona a forma di cestino rosso elimina l'automazione.

In fondo alla tabella trovate i controlli di paginazione: Elementi per pagina e le frecce per spostarvi tra le pagine.

Come creare o modificare l'Alert Abbandono

Importante: ogni plesso può avere una sola automazione di tipo Alert Abbandono attiva. Se nell'elenco è già presente una riga con Tipo = Alert Abbandono, modificate quella anziché crearne una nuova.

Step 1 – Aprire l'automazione

Se l'automazione esiste già: cliccate sull'icona a forma di matita nella colonna Modifica, sulla riga dell'Alert Abbandono. Si aprirà la schermata "Modifica Automazione".

Se dovete crearla da zero: cliccate sul pulsante "+ Nuova" in alto a destra. Si aprirà la schermata "Nuova Automazione".

La schermata è composta da due step, indicati in alto: 1. Parametri e 2. Sezioni.

Step 2 – Compilare i Parametri

Nel primo step compilate i seguenti campi:

• Nome Automazione (campo obbligatorio) Inserite un nome che identifichi l'automazione. Esempio: Alert Abbandono
• Seleziona un tipo (campo obbligatorio) Cliccate sul menù a tendina e selezionate "Alert Abbandono".
• Dal (campo obbligatorio) Data a partire dalla quale l'automazione è valida. Cliccate sull'icona a forma di calendario a destra del campo per selezionare la data. Consiglio: impostate la data di inizio dell'anno scolastico.
• Al (campo obbligatorio) Data fino alla quale l'automazione è valida. Anche qui potete usare l'icona a forma di calendario. Consiglio: impostate la data di fine dell'anno scolastico. Ricordatevi di aggiornarla a ogni nuovo anno, altrimenti l'automazione smetterà di funzionare.
• Attiva Toggle che abilita o disabilita l'automazione. Se è verde con il segno di spunta, l'automazione è attiva. Cliccateci sopra per disattivarla.

Dopo aver compilato i campi, cliccate sul pulsante verde "Avanti" in alto a destra.

Per annullare e tornare all'elenco, cliccate sul pulsante rosso "Indietro".

Step 3 – Configurare le Sezioni

Nel secondo step viene mostrata la tabella di tutte le sezioni del plesso, con le colonne:

• Sezione – il nome della sezione.
• Orario – l'orario e i giorni in cui scatta il controllo per quella sezione. Se non è ancora stato configurato, compare la dicitura "Non Impostato".
• Modifica – l'icona a forma di matita apre la finestra di configurazione dell'orario.
• Elimina – l'icona a forma di cestino rosso rimuove la configurazione oraria della sezione, che torna a "Non Impostato".

Attenzione: le sezioni che restano su "Non Impostato" sono escluse dal controllo. Per quelle sezioni non verrà generato alcun alert.

Per configurare una sezione, cliccate sull'icona a forma di matita sulla riga corrispondente.

Step 4 – Impostare orario e giorni nella finestra "Genera"

Si aprirà una finestra pop-up intitolata "Genera", con:

• Inizio (campo obbligatorio) L'orario in cui deve scattare il controllo per quella sezione, nel formato hh:mm. Potete digitarlo direttamente oppure usare l'icona a forma di orologio a destra del campo. Esempio: 09:00
• Elenco dei giorni della settimana: Lunedì, Martedì, Mercoledì, Giovedì, Venerdì, Sabato, Domenica. Ogni giorno ha un toggle a destra:

  
  

• • verde con il segno di spunta = il controllo scatta in quel giorno;
  • rosso con la X = il controllo non scatta in quel giorno.

Cliccate sui toggle per attivare i giorni di apertura della struttura e disattivare quelli di chiusura.

Cliccate sul pulsante verde "Salva" per confermare, oppure su "Annulla" per chiudere senza salvare.

Tornerete alla tabella delle sezioni, dove la riga appena configurata mostrerà l'orario impostato e i giorni attivi (in nero i giorni attivi, in grigio chiaro quelli disattivati).

Ripetete l'operazione per tutte le sezioni che volete includere nel controllo.

Step 5 – Salvare l'automazione

Dopo aver configurato tutte le sezioni desiderate, cliccate sul pulsante verde "Salva" in alto a destra.

Per tornare allo step dei Parametri, cliccate sul pulsante rosso "Indietro".

Ricordate: le modifiche alle automazioni sono operative dal giorno successivo. Se configurate l'Alert Abbandono oggi, inizierà a funzionare da domani.

Come consultare lo storico degli alert inviati

1. Andate su Impostazioni → Automazioni.
2. Sulla riga dell'Alert Abbandono, cliccate sull'icona a forma di occhio nella colonna Dettaglio.

Si aprirà la pagina Alert Abbandono, con due filtri in alto:

• Studenti: menù a tendina per filtrare gli alert relativi a uno studente specifico.
• Data: campo con icona a forma di calendario per selezionare la data. L'icona "X" a destra azzera il filtro.

La tabella sottostante riporta le colonne Data, Orario, Studente e Adulto.

Se per i filtri impostati non è stato generato alcun alert, comparirà la dicitura "Nessuna corrispondenza".

Per tornare all'elenco delle automazioni, cliccate sul pulsante rosso "Indietro" in alto a destra.

Consigli pratici

• Scegliete l'orario con un margine adeguato. L'orario di controllo va fissato dopo la chiusura dell'orario di ingresso, con un margine ragionevole. Se lo impostate troppo presto, rischiate di allertare i genitori di bambini semplicemente in ritardo.
• Orari diversi per sezioni diverse. Se le sezioni hanno orari di ingresso differenti (ad esempio lattanti e grandi), impostate per ciascuna un orario di controllo coerente con il proprio orario di ingresso.
• Aggiornate le date a ogni anno scolastico. Se la data nel campo Al è passata, l'automazione non genera più alert anche se il toggle Attiva è verde.
• Verificate che i genitori abbiano le notifiche attive. L'email arriva sempre, la notifica push solo se il genitore ha l'app Easy Family installata e le notifiche abilitate.

Riepilogo

VoceValoreDove si configuraImpostazioni → Automazioni (lato coordinatore)Profilo richiestoCoordinatoreTipo di automazioneAlert AbbandonoGranularitàUna configurazione di orario e giorni per ogni sezioneCondizione di scattoGiorno non di chiusura + almeno un'entrata registrata nella sezioneChi viene segnalatoStudenti senza entrata e senza assenza registrataChi riceve la notificaSolo mamma e papà del bambinoCanaliEmail e notifica push (app Easy Family)Testo del messaggioStandard, non personalizzabileEntrata in vigore delle modificheDal giorno successivo al salvataggio

Domande frequenti

L'Alert Abbandono segnala anche i bambini che non sono ancora usciti a fine giornata? No. Il controllo riguarda esclusivamente la mancata registrazione dell'entrata e dell'assenza. Non verifica le uscite.

Posso modificare il testo del messaggio inviato ai genitori? No, il testo è standard e non è personalizzabile.

La notifica arriva anche ai nonni o agli altri familiari associati allo studente? No. La notifica viene inviata esclusivamente alla mamma e al papà del bambino.

Posso impostare orari diversi per ogni sezione? Sì. L'orario e i giorni si configurano singolarmente per ogni sezione.

Cosa succede alle sezioni che lascio su "Non Impostato"? Sono escluse dal controllo: per quelle sezioni non verrà generato alcun alert.

Ho appena configurato l'automazione: funziona già da oggi? No. Le modifiche alle automazioni sono operative dal giorno successivo.

Se nessun bambino di una sezione è entrato, i genitori di tutta la sezione ricevono l'alert? No. Se non risulta registrata almeno un'entrata nella sezione, il sistema non invia alcuna notifica per quella sezione.

Se il giorno è impostato come chiusura della struttura, l'alert scatta comunque? No. Il sistema verifica come prima cosa che non si tratti di un giorno di chiusura.

Cosa succede se un genitore comunica l'assenza dopo l'orario del controllo? La notifica è già stata inviata. L'alert fotografa la situazione all'orario impostato.

Posso disattivare temporaneamente l'Alert Abbandono senza cancellarlo? Sì. Aprite l'automazione in modifica e disattivate il toggle Attiva nello step Parametri, poi salvate. La disattivazione sarà operativa dal giorno successivo.

Aggiornato il: 14/09/2026