Hvordan fungerer Alert Abandon og hvordan konfigurerer man det

Hvad er Alert Abandon

Alert Abandon er en automatisering fra Easy.School, der på et fastsat tidspunkt af institutionen tjekker, hvilke børn der hverken er registreret som ankommet eller fraværende, og sender en notifikation til deres forældre.

Det er til for at opsnappe tilfælde, hvor et barn ikke ankommer til skolen, uden at familien har meldt fraværet: en situation, der kan skjule en misforståelse (den person, der skulle følge barnet, gjorde det ikke) eller en glemsel.

Bemærk: Alert Abandon registrerer ikke børn, der er ankommet, men hvor udgangen ikke er registreret. Det kontrollerer udelukkende for manglende registrering af ankomst og fravær.

Hvordan fungerer kontrollen

For hver sektion indstilles et tidspunkt og ugedage, hvor kontrollen skal aktiveres.

På det fastsatte tidspunkt udfører systemet disse kontroller i rækkefølge for hver konfigureret sektion:

1. Kontroller, at det ikke er en lukket dag for institutionen. Hvis dagen er en lukket dag, stopper kontrollen, og der sendes ingen notifikation.
2. Kontroller, at der er registreret mindst én ankomst for mindst ét barn i den sektion. Denne betingelse undgår falske alarmer: hvis ingen børn i sektionen er ankommet, antager systemet, at sektionen ikke er operationel, og sender ikke notifikationer.
3. Hvis begge betingelser er opfyldt, undersøger systemet alle elever i sektionen og identificerer dem, for hvem hverken ankomst eller fravær er registreret.
4. For hver af disse elever sender det en notifikation til forældrene.

Hvem modtager notifikationen og hvordan

• Notifikationen sendes udelukkende til barnets mor og far. Den sendes ikke til andre familiemedlemmer tilknyttet elevens profil, eller til pædagogerne.
• Der er to sendekanaler:

  
  

• • Email
  • Push-notifikation i Easy Family appen, som kun modtages, hvis forælderen har installeret appen og aktiveret notifikationer.
• Teksten i beskeden er standard og ikke tilpasselig. Den opfordrer forælderen til at tjekke, hvor deres barn er, og kontakte skolen.

Hvor findes det

Denne indstilling findes i koordinatorens side (blå menu):

Indstillinger → Automatiseringer

Hvordan få adgang til listen over automatiseringer

Trin 1 – Åbn sektionen Automatiseringer

1. Log ind på systemet med en koordinator konto og gå ind i den ønskede institution.
2. I den blå menu til venstre, klik på "Indstillinger" for at udvide undermenuen.
3. Blandt undermenuens punkter, klik på "Automatiseringer".

Trin 2 – Læs listen

Siden Automatiseringer åbnes, med listen over alle automatiseringer konfigureret for institutionen.

Øverst på siden, i rødt, vises advarslen:

"Ændringer træder i kraft dagen efter"

Over listen finder du to søgeværktøjer:

• Søgefeltet "Søg": til at søge efter en automatisering ved navn.
• Dropdown-menuen "Type": til at filtrere listen efter type af automatisering.

Tabellen viser, for hver automatisering, følgende kolonner:

• Navn – navnet tildelt automatiseringen.
• Type – typen (f.eks. Alert Abandon, Aktivitet, Ankomst, Afgang, Snack, Frokost).
• Fra – startdato for gyldighed.
• Til – slutdato for gyldighed.
• Aktiv – angiver om automatiseringen er aktiv (Ja) eller ej.
• Detalje – tilgængelig for Alert Abandon: ikonet i form af et øje åbner historikken for de genererede alarmer.
• Rediger – ikonet i form af en blyant åbner automatiseringen til redigering.
• Duplicer – ikonet i form af to overlappende ark opretter en kopi af automatiseringen.
• Slet – ikonet i form af en rød skraldespand sletter automatiseringen.

For enden af tabellen finder du pagineringskontroller: Elementer pr. side og pilene til at navigere mellem siderne.

Hvordan opretter eller ændrer man Alert Abandon

Vigtigt: hver institution kan have kun én aktiv automatisering af typen Alert Abandon. Hvis der allerede er en række med Type = Alert Abandon i listen, skal du ændre den i stedet for at oprette en ny.

Trin 1 – Åbn automatiseringen

Hvis automatiseringen allerede eksisterer: klik på ikonet i form af en blyant i kolonnen Rediger på rækken for Alert Abandon. Skærmbilledet "Rediger Automatisering" åbnes.

Hvis du skal oprette den fra bunden: klik på knappen "+ Ny" øverst til højre. Skærmbilledet "Ny Automatisering" åbnes.

Skærmbilledet består af to trin, angivet øverst: 1. Parametre og 2. Sektioner.

Trin 2 – Udfyld parametrene

I det første trin udfyld følgende felter:

• Automatiseringsnavn (obligatorisk felt) Indtast et navn, der identificerer automatiseringen. Eksempel: Alert Abandon
• Vælg en type (obligatorisk felt) Klik på dropdown-menuen og vælg "Alert Abandon".
• Fra (obligatorisk felt) Datoen fra hvilken automatiseringen er gyldig. Klik på kalenderikonet til højre for feltet for at vælge datoen. Tip: indstil startdatoen for skoleåret.
• Til (obligatorisk felt) Datoen indtil hvilken automatiseringen er gyldig. Her kan du også bruge kalenderikonet. Tip: indstil slutdatoen for skoleåret. Husk at opdatere den hvert år, ellers stopper automatiseringen med at fungere.
• Aktiv Toggle, der aktiverer eller deaktiverer automatiseringen. Hvis den er grøn med flueben, er automatiseringen aktiv. Klik på den for at deaktivere den.

Efter at have udfyldt felterne, klik på den grønne knap "Fortsæt" øverst til højre.

For at annullere og vende tilbage til listen, klik på den røde knap "Tilbage".

Trin 3 – Konfigurere sektionerne

I det andet trin vises tabellen med alle sektioner i institutionen, med kolonnerne:

• Sektion – navnet på sektionen.
• Tid – tidspunktet og dagene, hvor kontrollen aktiveres for den sektion. Hvis det endnu ikke er konfigureret, vises teksten "Ikke Indstillet".
• Rediger – ikonet i form af en blyant åbner konfigurationsvinduet for tidspunktet.
• Slet – ikonet i form af en rød skraldespand fjerner tidskonfigurationen for sektionen, som vender tilbage til "Ikke Indstillet".

Advarsel: sektioner, der forbliver på "Ikke Indstillet", er udelukket fra kontrollen. For disse sektioner vil der ikke blive genereret nogen alarm.

For at konfigurere en sektion, klik på ikonet i form af en blyant på den tilsvarende række.

Trin 4 – Indstil tid og dage i vinduet "Generer"

Et pop-up vindue med titlen "Generer" åbnes, med:

• Start (obligatorisk felt) Det tidspunkt, hvor kontrollen skal aktiveres for den sektion, i formatet hh:mm. Du kan indtaste det direkte eller bruge ikonet i form af et ur til højre for feltet. Eksempel: 09:00
• Liste over ugens dage: Mandag, Tirsdag, Onsdag, Torsdag, Fredag, Lørdag, Søndag. Hver dag har en toggle til højre:

  
  

• • grøn med flueben = kontrollen aktiveres den dag;
  • rød med X = kontrollen aktiveres ikke den dag.

Klik på toggles for at aktivere åbningens dage for institutionen og deaktivere lukningsdage.

Klik på den grønne knap "Gem" for at bekræfte, eller på "Annuller" for at lukke uden at gemme.

Du vender tilbage til sektionernes tabel, hvor den lige konfigurerede række vil vise den indstillede tid og de aktive dage (i sort de aktive dage, i lys grå de deaktiverede).

Gentag processen for alle sektioner, du ønsker at inkludere i kontrollen.

Trin 5 – Gem automatiseringen

Efter at have konfigureret alle ønskede sektioner, klik på den grønne knap "Gem" øverst til højre.

For at vende tilbage til parametrene, klik på den røde knap "Tilbage".

Husk: ændringer i automatiseringerne er operative fra den næste dag. Hvis du konfigurerer Alert Abandon i dag, vil det begynde at fungere fra i morgen.

Hvordan konsulterer man historikken for sendte alarmer

1. Gå til Indstillinger → Automatiseringer.
2. På rækken for Alert Abandon, klik på ikonet i form af et øje i kolonnen Detalje.

Der åbnes en side med Alert Abandon, med to filtre øverst:

• Studerende: dropdown-menu til at filtrere alarmer relateret til en specifik studerende.
• Dato: felt med kalenderikon til at vælge datoen. Ikonet "X" til højre nulstiller filteret.

Tabellen nedenfor viser kolonnerne Dato, Tid, Studerende og Voksen.

Hvis der ikke er genereret nogen alarm for de indstillede filtre, vises teksten "Ingen match".

For at vende tilbage til listen over automatiseringer, klik på den røde knap "Tilbage" øverst til højre.

Praktiske råd

• Vælg tidspunktet med en passende margen. Kontroltidspunktet skal fastsættes efter lukketidspunktet for ankomst, med en rimelig margen. Hvis du indstiller det for tidligt, risikerer du at advare forældre til børn, der blot er forsinkede.
• Forskellige tider for forskellige sektioner. Hvis sektionerne har forskellige ankomsttider (f.eks. spædbørn og store børn), skal du indstille et kontroltidspunkt, der er i overensstemmelse med deres ankomsttid.
• Opdater datoerne hvert skoleår. Hvis datoen i feltet Til er passeret, genererer automatiseringen ikke længere alarmer, selvom toggle Aktiv er grøn.
• Kontroller, at forældrene har aktiveret notifikationer. Emailen kommer altid, push-notifikationen kun hvis forælderen har installeret Easy Family appen og aktiveret notifikationer.

Resumé

StemmeVærdiHvor konfigureres detIndstillinger → Automatiseringer (koordinatorens side)Påkrævet profilKoordinatorType automatiseringAlert AbandonGranularitetEn tids- og dagskonfiguration for hver sektionUdløbsbetingelseIkke lukket dag + mindst én registreret ankomst i sektionenHvem rapporteresStuderende uden registreret ankomst og fraværHvem modtager notifikationenKun barnets mor og farKanalerEmail og push-notifikation (Easy Family app)BeskedtekstStandard, ikke tilpasseligIkrafttrædelse af ændringerFra dagen efter gemning

Ofte stillede spørgsmål

Advarer Alert Abandon også om børn, der ikke er gået hjem ved dagens slutning? Nej. Kontrollen vedrører udelukkende manglende registrering af ankomst og fravær. Den kontrollerer ikke udgange.

Kan jeg ændre teksten i beskeden sendt til forældrene? Nej, teksten er standard og ikke tilpasselig.

Kommer notifikationen også til bedsteforældre eller andre familiemedlemmer tilknyttet eleven? Nej. Notifikationen sendes udelukkende til barnets mor og far.

Kan jeg indstille forskellige tider for hver sektion? Ja. Tid og dage konfigureres individuelt for hver sektion.

Hvad sker der med sektioner, jeg lader stå på "Ikke Indstillet"? De er udelukket fra kontrollen: for disse sektioner vil der ikke blive genereret nogen alarm.

Jeg har lige konfigureret automatiseringen: fungerer den allerede fra i dag? Nej. Ændringer i automatiseringerne er operative fra den næste dag.

Hvis ingen børn i en sektion er ankommet, modtager forældrene i hele sektionen alarmen? Nej. Hvis der ikke er registreret mindst én ankomst i sektionen, sender systemet ingen notifikation for den sektion.

Hvis dagen er indstillet som lukket for institutionen, aktiveres alarmen stadig? Nej. Systemet kontrollerer først, at det ikke er en lukket dag.

Hvad sker der, hvis en forælder meddeler fravær efter kontroltidspunktet? Notifikationen er allerede sendt. Alarmen afspejler situationen på det fastsatte tidspunkt.

Kan jeg midlertidigt deaktivere Alert Abandon uden at slette det? Ja. Åbn automatiseringen til redigering og deaktiver toggle Aktiv i parametrene, og gem derefter. Deaktiveringen vil være operationel fra den næste dag.

Opdateret den: 14/09/2026