Cómo funciona la Alerta de Abandono y cómo configurarla
¿Qué es la Alerta de Abandono?
La Alerta de Abandono es una automatización de Easy.School que, a una hora establecida por la institución, verifica qué niños no están registrados como entrados ni ausentes y envía una notificación a sus padres.
Sirve para interceptar los casos en los que un niño no llega a la escuela sin que la familia haya comunicado la ausencia: una situación que puede ocultar un malentendido (quien debía acompañarlo no lo hizo) o un olvido.
Nota: la Alerta de Abandono no señala a los niños que han entrado pero de los que no se ha registrado la salida. Solo verifica la falta de registro de la entrada y de la ausencia.
¿Cómo funciona el control?
Para cada sección se establece un horario y los días de la semana en los que debe activarse el control.
A la hora establecida, para cada sección configurada, el sistema realiza estas verificaciones en secuencia:
- Verifica que no sea un día de cierre de la institución. Si el día resulta ser de cierre, el control se detiene y no se envía ninguna notificación.
- Verifica que se haya registrado al menos una entrada para al menos un niño de esa sección. Esta condición evita falsas alarmas: si ningún niño de la sección ha entrado, el sistema asume que la sección no está operativa y no envía notificaciones.
- Si ambas condiciones se cumplen, el sistema examina a todos los estudiantes de la sección e identifica aquellos para los que no se registra ni una entrada ni una ausencia.
- Para cada uno de estos estudiantes envía una notificación a los padres.
¿Quién recibe la notificación y cómo?
- La notificación se envía exclusivamente a la mamá y al papá del niño. No se envía a otros familiares asociados a la ficha del estudiante, ni a los educadores.
- Los canales de envío son dos:
- Notificación push en la app Easy Family, que llega solo si el padre ha instalado la app y ha habilitado las notificaciones.
- El texto del mensaje es estándar y no personalizable. Invita al padre a verificar dónde se encuentra su hijo y a contactar a la institución escolar.
¿Dónde se encuentra?
Esta configuración se encuentra en el lado del coordinador (menú celeste):
Configuración → Automatizaciones
¿Cómo acceder a la lista de automatizaciones?
Paso 1 – Abrir la sección Automatizaciones
- Accedan al sistema de gestión con una cuenta de coordinador y entren en el centro deseado.
- En el menú celeste a la izquierda, hagan clic en "Configuración" para expandir el submenú.
- Entre las opciones del submenú, hagan clic en "Automatizaciones".
Paso 2 – Leer la lista
Se abrirá la página Automatizaciones, con la lista de todas las automatizaciones configuradas para el centro.
En la parte superior de la página, en rojo, se muestra el aviso:
"Los cambios son operativos desde el día siguiente"
Sobre la lista encontrarán dos herramientas de búsqueda:
- Campo "Buscar": para buscar una automatización por nombre.
- Menú desplegable "Tipo": para filtrar la lista por tipo de automatización.
La tabla muestra, para cada automatización, las siguientes columnas:
- Nombre – el nombre asignado a la automatización.
- Tipo – la tipología (ej. Alerta de Abandono, Actividad, Entrada, Salida, Recreo, Almuerzo).
- Desde – fecha de inicio de validez.
- Hasta – fecha de fin de validez.
- Activa – indica si la automatización está activa (Sí) o no.
- Detalle – presente para la Alerta de Abandono: el ícono en forma de ojo abre el historial de alertas generadas.
- Modificar – el ícono en forma de lápiz abre la automatización para modificarla.
- Duplicar – el ícono en forma de dos hojas superpuestas crea una copia de la automatización.
- Eliminar – el ícono en forma de cesto rojo elimina la automatización.
Al final de la tabla encontrarán los controles de paginación: Elementos por página y las flechas para moverse entre las páginas.
¿Cómo crear o modificar la Alerta de Abandono?
Importante: cada centro puede tener una sola automatización de tipo Alerta de Abandono activa. Si en la lista ya hay una fila con Tipo = Alerta de Abandono, modifiquen esa en lugar de crear una nueva.
Paso 1 – Abrir la automatización
Si la automatización ya existe: hagan clic en el ícono en forma de lápiz en la columna Modificar, en la fila de la Alerta de Abandono. Se abrirá la pantalla "Modificar Automatización".
Si deben crearla desde cero: hagan clic en el botón " + Nueva" en la parte superior derecha. Se abrirá la pantalla "Nueva Automatización".
La pantalla está compuesta por dos pasos, indicados en la parte superior: 1. Parámetros y 2. Secciones.
Paso 2 – Completar los Parámetros
En el primer paso completen los siguientes campos:
- Nombre de la Automatización (campo obligatorio) Ingresen un nombre que identifique la automatización. Ejemplo:
Alerta de Abandono - Selecciona un tipo (campo obligatorio) Hagan clic en el menú desplegable y seleccionen "Alerta de Abandono".
- Desde (campo obligatorio) Fecha a partir de la cual la automatización es válida. Hagan clic en el ícono en forma de calendario a la derecha del campo para seleccionar la fecha. Consejo: establezcan la fecha de inicio del año escolar.
- Hasta (campo obligatorio) Fecha hasta la cual la automatización es válida. También aquí pueden usar el ícono en forma de calendario. Consejo: establezcan la fecha de fin del año escolar. Recuerden actualizarla cada nuevo año, de lo contrario la automatización dejará de funcionar.
- Activa Interruptor que habilita o deshabilita la automatización. Si está verde con el signo de verificación, la automatización está activa. Hagan clic en él para desactivarla.
Después de completar los campos, hagan clic en el botón verde "Siguiente" en la parte superior derecha.
Para cancelar y volver a la lista, hagan clic en el botón rojo "Atrás".
Paso 3 – Configurar las Secciones
En el segundo paso se muestra la tabla de todas las secciones del centro, con las columnas:
- Sección – el nombre de la sección.
- Horario – el horario y los días en los que se activa el control para esa sección. Si aún no se ha configurado, aparece la indicación "No Configurado".
- Modificar – el ícono en forma de lápiz abre la ventana de configuración del horario.
- Eliminar – el ícono en forma de cesto rojo elimina la configuración horaria de la sección, que vuelve a "No Configurado".
Atención: las secciones que permanecen en "No Configurado" están excluidas del control. Para esas secciones no se generará ninguna alerta.
Para configurar una sección, hagan clic en el ícono en forma de lápiz en la fila correspondiente.
Paso 4 – Establecer horario y días en la ventana "Generar"
Se abrirá una ventana emergente titulada "Generar", con:
- Inicio (campo obligatorio) La hora en la que debe activarse el control para esa sección, en el formato hh:mm. Pueden escribirlo directamente o usar el ícono en forma de reloj a la derecha del campo. Ejemplo:
09:00 - Lista de días de la semana: Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo. Cada día tiene un interruptor a la derecha:
- verde con el signo de verificación = el control se activa ese día;
- rojo con la X = el control no se activa ese día.
Hagan clic en los interruptores para activar los días de apertura de la institución y desactivar los de cierre.
Hagan clic en el botón verde "Guardar" para confirmar, o en "Cancelar" para cerrar sin guardar.
Volverán a la tabla de secciones, donde la fila recién configurada mostrará el horario establecido y los días activos (en negro los días activos, en gris claro los desactivados).
Repitan la operación para todas las secciones que deseen incluir en el control.
Paso 5 – Guardar la automatización
Después de haber configurado todas las secciones deseadas, hagan clic en el botón verde "Guardar" en la parte superior derecha.
Para volver al paso de Parámetros, hagan clic en el botón rojo "Atrás".
Recuerden: los cambios en las automatizaciones son operativos desde el día siguiente. Si configuran la Alerta de Abandono hoy, comenzará a funcionar a partir de mañana.
¿Cómo consultar el historial de alertas enviadas?
- Vayan a Configuración → Automatizaciones.
- En la fila de la Alerta de Abandono, hagan clic en el ícono en forma de ojo en la columna Detalle.
Se abrirá la página Alerta de Abandono, con dos filtros en la parte superior:
- Estudiantes: menú desplegable para filtrar las alertas relacionadas con un estudiante específico.
- Fecha: campo con ícono en forma de calendario para seleccionar la fecha. El ícono "X" a la derecha restablece el filtro.
La tabla debajo muestra las columnas Fecha, Hora, Estudiante y Adulto.
Si para los filtros establecidos no se ha generado ninguna alerta, aparecerá la indicación "Sin coincidencias".
Para volver a la lista de automatizaciones, hagan clic en el botón rojo "Atrás" en la parte superior derecha.
Consejos prácticos
- Elijan la hora con un margen adecuado. La hora de control debe fijarse después del cierre del horario de entrada, con un margen razonable. Si la establecen demasiado pronto, corren el riesgo de alertar a los padres de niños que simplemente están retrasados.
- Horarios diferentes para secciones diferentes. Si las secciones tienen horarios de entrada diferentes (por ejemplo, lactantes y grandes), establezcan para cada una un horario de control coherente con su horario de entrada.
- Actualicen las fechas cada año escolar. Si la fecha en el campo Hasta ha pasado, la automatización ya no genera alertas aunque el interruptor Activa esté en verde.
- Verifiquen que los padres tengan las notificaciones activas. El email siempre llega, la notificación push solo si el padre tiene la app Easy Family instalada y las notificaciones habilitadas.
Resumen
ElementoValor¿Dónde se configura?Configuración → Automatizaciones (lado del coordinador)Perfil requeridoCoordinadorTipo de automatizaciónAlerta de AbandonoGranularidadUna configuración de horario y días para cada secciónCondición de activaciónDía no de cierre + al menos una entrada registrada en la sección¿Quién es señalado?Estudiantes sin entrada y sin ausencia registrada¿Quién recibe la notificación?Solo mamá y papá del niñoCanalesEmail y notificación push (app Easy Family)Texto del mensajeEstándar, no personalizableEntrada en vigor de los cambiosDesde el día siguiente a la guardado
Preguntas frecuentes
¿La Alerta de Abandono señala también a los niños que no han salido al final del día? No. El control se refiere exclusivamente a la falta de registro de la entrada y la ausencia. No verifica las salidas.
¿Puedo modificar el texto del mensaje enviado a los padres? No, el texto es estándar y no es personalizable.
¿La notificación llega también a los abuelos o a otros familiares asociados al estudiante? No. La notificación se envía exclusivamente a la mamá y al papá del niño.
¿Puedo establecer horarios diferentes para cada sección? Sí. El horario y los días se configuran individualmente para cada sección.
¿Qué sucede con las secciones que dejo en "No Configurado"? Están excluidas del control: para esas secciones no se generará ninguna alerta.
Acabo de configurar la automatización: ¿funciona ya desde hoy? No. Los cambios en las automatizaciones son operativos desde el día siguiente.
Si ningún niño de una sección ha entrado, ¿los padres de toda la sección reciben la alerta? No. Si no se registra al menos una entrada en la sección, el sistema no envía ninguna notificación para esa sección.
Si el día está establecido como cierre de la institución, ¿la alerta se activa de todos modos? No. El sistema verifica primero que no se trate de un día de cierre.
¿Qué sucede si un padre comunica la ausencia después de la hora del control? La notificación ya ha sido enviada. La alerta refleja la situación a la hora establecida.
¿Puedo desactivar temporalmente la Alerta de Abandono sin eliminarla? Sí. Abran la automatización para modificarla y desactiven el interruptor Activa en el paso de Parámetros, luego guarden. La desactivación será operativa desde el día siguiente.
Actualizado el: 14/09/2026
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