Question 1

Qué es el producto Presencia y cómo se usa

Accepted Answer

El producto Presencia es una función del software de gestión Easy.School que interactúa con el registro diario de las asistencias realizado por los educadores. Está diseñado para cobrar un costo por cada asistencia registrada en modo postpago. Por ejemplo, si se desea cobrar un costo de 10 euros por cada asistencia, el software puede calcular automáticamente el número de asistencias registradas durante el período de facturación y generar el monto total en la factura.

Cómo crear el producto Presencia

Acceder a la página de administración de productos

• Vaya al menú Administración → Productos.

• Haga clic en el botón Nuevo en la parte superior derecha.

Configurar el producto

• Tipo de producto: En el primer menú desplegable seleccione Producto Presencia.

• Nombre del producto interno: Ingrese un nombre descriptivo que será visible solo para usted (ej. “Presencia”).

• Nombre corto: Ingrese un nombre que será visible en la factura (ej. “Presencia diaria”).

• Descripción: Es opcional; generalmente, para el producto Presencia no se requieren variables de estudiantes o familiares.

• Importe: Ingrese el costo por cada asistencia, por ejemplo, 10 euros.

• Tipo de IVA: Seleccione el tipo de IVA aplicable y especifique si el importe ingresado incluye o no el IVA.

• Período de referencia:

• Anterior: Muestra en la factura el período de referencia (primer y último día del mes anterior).

• Oculto: N

Question 2

Cómo crear una Nota de Crédito

Accepted Answer

Cómo realizar una Nota de Crédito

Para emitir una nota de crédito es necesario partir del documento original (factura o proforma) al cual se refiere la nota de crédito. A continuación, los pasos a seguir:

1. Acceder al documento original

Entren en el menú Administración → Ventas → Emitidos.
Busquen el documento para el cual desean emitir una nota de crédito.

• Pueden utilizar los filtros en la parte superior para agilizar la búsqueda (ej. nombre del cliente, número de factura, fecha, etc.).

2. Duplicar el documento

Una vez localizado el documento, hagan clic en el botón Duplicar junto al documento original.
Se abrirá una nueva factura idéntica al documento original.

3. Cambiar el tipo de documento

En la parte superior izquierda, hagan clic en el menú desplegable relativo al Tipo de Documento (junto al ícono amarillo en forma de triángulo).
Seleccionen Nota de Crédito de la lista disponible.
El sistema actualizará automáticamente la numeración del documento y añadirá los referencias del documento original por el cual están emitiendo la nota de crédito.

4. Verificación y modificación de la información

Revisen toda la información de la nota de crédito:

• Importe

• Cantidad

• Tipos de IVA

• Descripción del producto o servicio

Nota importante: La nota de crédito debe ser emitida con el mismo titular del documento original.

• Si están corrigiendo errores en los datos del encabezado (e

Question 3

Cómo cargar documentos desde la App Easy Family

Accepted Answer

Para cargar documentos utilizando la App Easy Family, sigan los pasos indicados a continuación:

Acceso a los documentos

Seleccionar la estructura y el estudiante:

• Después de haber accedido a la app, seleccionen la estructura del estudiante para el cual desean cargar documentos.

• En la pantalla siguiente, seleccionen el estudiante deseado (en caso de que tengan más estudiantes asociados en la misma estructura).

Acceder a la sección “Documentos”:

• Desde la pantalla inicio, hagan clic en el cuadrado con la escritura “Documentos”, situado en la segunda fila a la izquierda.

En la pantalla siguiente encontrarán tres opciones:

Contratos:

• Aquí podrán consultar todos los contratos cargados por la estructura.

Documentos:

• En esta sección encontrarán los documentos compartidos por la estructura.

Cargar Documentos:

• Este es el menú que utilizarán para cargar documentos y compartirlos con la estructura.

Cargar un documento

Clic en “Cargar Documentos”:
Ingresar los detalles del archivo:

• En la parte inferior de la pantalla, completen los siguientes campos:

• Nombre Archivo: Ingresen el nombre que quieren atribuir al documento que están cargando.

• Cargar Nuevo Archivo: Este botón se volverá celeste solo después de haber dado un nombre al archivo.

Cargar el archivo:

• Hagan clic en “Cargar Nuevo Archivo”.

• Se abrirá una pantalla que les permitirá acceder a los

Question 4

Cómo crear o modificar la lista de actividades

Accepted Answer

Para personalizar sus actividades, accedan con la cuenta Coordinador, vayan a " Gestión PlessI" y luego hagan clic en " Configuraciones" en el menú lateral celeste a la izquierda. Después de hacer clic en Configuraciones, se abrirá un submenú donde encontrarán la opción " Actividades". Al hacer clic en ella, verán la lista de actividades ya ingresadas. Si aún no han agregado ninguna, la lista estará vacía.

Agregar una nueva actividad

Para ingresar la primera actividad, hagan clic en la parte superior derecha en el botón “+ Nueva”.
Aparecerán dos campos obligatorios:

• “Actividad”: ingresen el nombre de la actividad. Se recomienda usar un nombre breve y claro que permita al personal identificar fácilmente su naturaleza.

• “Descripción”: proporcionen una descripción genérica de la actividad, que podrá ser modificada por las educadoras al momento de ingresarla en el diario de a bordo.

Ejemplo:

• Nombre de la Actividad: Actividad Motora

• Descripción: Actividad realizada para favorecer el desarrollo psicomotor del estudiante con el fin de mejorar su rendimiento.

Una vez completados los campos, hagan clic en Guardar. La nueva actividad se añadirá a la lista.

Modificar o eliminar una actividad existente

En la lista de actividades, encontrarán las opciones para modificar o eliminar cada actividad:

• Icono en forma de lápiz celeste: permite modificar los detalles de la actividad.

• **Icono en fo

Question 5

Cómo deshabilitar o eliminar a un estudiante

Accepted Answer

Cuando un estudiante termina el ciclo de estudios o decide cambiar de estructura, puedes elegir entre dos operaciones: deshabilitar al estudiante o eliminarlo.

Diferencia entre deshabilitación y eliminación

• Eliminación de la ficha del estudiante:

Esta operación elimina definitivamente todos los datos del estudiante. No se recomienda de inmediato, ya que los datos no serán recuperables.

• Deshabilitación del estudiante:

Esta operación conserva los datos del estudiante en archivo. Es recomendable deshabilitar al estudiante, dejarlo en archivo durante algunos años y luego, eventualmente, eliminarlo. Los estudiantes deshabilitados no cuentan para el total de la licencia, por lo que esta opción siempre es preferible.

Cómo eliminar a un estudiante

Accede a la sección Estudiantes desde el menú principal.
Selecciona Lista de estudiantes.

Asegúrate de estar conectado como Coordinador.

Junto a cada estudiante, encontrarás un ícono en forma de papelera roja.
Haz clic en el ícono para eliminar definitivamente al estudiante.

Nota: Una vez eliminado, los datos del estudiante no podrán ser recuperados.

Cómo deshabilitar a un estudiante

Accede a la sección Estudiantes y abre Lista de estudiantes.
Junto al ícono rojo de la papelera, encontrarás un ícono en forma de ojo amarillo.
Haz clic en el ícono amarillo para deshabilitar al estudiante.

**Cómo visualizar y rehabilitar estudiante

Question 6

Crear una ficha de estudiante

Accepted Answer

Aquí hay una guía detallada sobre cómo crear una ficha de estudiante en easy.school, paso a paso:

Acceso a la Función de Creación de Ficha de Estudiante

El coordinador puede acceder a la funcionalidad de dos maneras:

Desde el Tablero:

Haga clic en el botón “+” presente en el cuadro “Estudiantes”.

Desde el Menú a la Izquierda:

Seleccione “Estudiantes” > “Lista de Estudiantes”. Haga clic en el botón celeste en la parte superior derecha “+ Nuevo”.

Paso 1 – Ficha de Estudiante

En la pantalla inicial se mostrarán varios campos para completar. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*).

Campos a Completar:

Foto Nombre (obligatorio) Apellido (obligatorio) Nación de Nacimiento Ciudadanía Fecha de Nacimiento Sexo Ciudad de Nacimiento Provincia Código Fiscal Dirección de Residencia Nación, Ciudad y Código Postal Notas

Nota: Si se han configurado campos personalizados, estos se mostrarán después del campo “Notas”.

Acción:

Haga clic en “Siguiente” (botón celeste en la parte superior derecha) para continuar al siguiente paso.

Paso 2 – Ficha Familiar

Aquí se gestiona la asociación del familiar al estudiante.

Opciones Disponibles:

Asociación de un familiar ya existente: Si el familiar ya está en archivo (por ejemplo, para hermanos o hermanas en la misma institución), haga clic en el cuadro con la flecha “Asocia un familiar ya presente en archivo”.

Inserción de un nuevo familiar: Si el familiar no está presente, seleccione la figura correcta (Madre, Padre,

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