Question 1

Comment créer un menu hebdomadaire

Accepted Answer

Cette guide explique comment créer un menu hebdomadaire, qui pourra être utilisé comme base pour créer les menus saisonniers.

Créer un nouveau menu hebdomadaire

Connectez-vous en tant que coordinateur au site souhaité.
Allez au menu Repas et sélectionnez Menus hebdomadaires.

• S'il n'y a pas de menus créés, la liste sera vide.

Cliquez sur le bouton + Nouveau en haut à droite pour créer un nouveau menu hebdomadaire.
Entrez un nom pour le menu, par exemple Menu d'été - Semaine 1.
Remplissez le menu jour par jour :

• Cliquez sur le bouton Ajouter plat pour sélectionner les plats dans la liste précédemment créée.

Remarque : Si vous n'avez pas encore créé les plats, allez à la section Liste des plats dans le menu Repas (consultez le guide approprié pour plus de détails).

• Pour chaque jour, vous pouvez ajouter jusqu'à quatre plats en cliquant sur le bouton bleu Ajouter plat.

• Il est également possible d'insérer moins de plats, par exemple un seul plat, dans le cas d'un plat unique.

Complétez tous les jours de la semaine et cliquez sur Enregistrer en haut à droite.

Gestion du menu hebdomadaire créé

Une fois enregistré, vous serez renvoyé à la liste des menus hebdomadaires. Ici, vous trouverez à côté de chaque menu trois icônes :

• Modifier (céleste) : Permet de modifier le menu hebdomadaire récemment créé.

• Dupliquer (grise) : Permet de dupliquer le menu pour en créer un nouveau, en

Question 2

Comment désactiver ou supprimer une fiche personnelle

Accepted Answer

Pour désactiver ou supprimer une fiche d'un employé ou collaborateur, suivez ces étapes :

Accès au logiciel

Accédez en tant que coordinateur et entrez dans l'établissement souhaité.

Navigation vers la liste du personnel

Cliquez sur le menu latéral à gauche sur Personnel. Sélectionnez Liste du Personnel.

Désactiver une fiche personnelle

Dans la liste du personnel, à côté de chaque nom, trouvez une icône jaune en forme de clin d'œil sous l'inscription Désactiver/Activer. Cliquez sur l'icône pour désactiver la fiche. Une fois désactivé, le nom du personnel deviendra d'un gris clair, indiquant qu'il ne pourra plus accéder ou travailler sur le logiciel. Pour visualiser le personnel désactivé :

Cliquez sur Recherche Avancée. Modifiez le filtre de Activés à Désactivés ou à Tous.

Supprimer une fiche personnelle

Dans la liste du personnel, à côté du nom, trouvez une icône rouge en forme de poubelle. Cliquez sur l'icône de la poubelle pour supprimer la fiche. Une fenêtre de confirmation apparaîtra : cliquez sur le bouton rouge Supprimer pour compléter l'opération. Une fois supprimée, la fiche sera définitivement retirée du système.

Conseil Nous vous recommandons de désactiver les fiches plutôt que de les supprimer, afin de conserver les données en mémoire pour d'éventuels contrôles ou à des fins statistiques.

Question 3

Comment créer un Rapport Journalier en format Excel

Accepted Answer

Comment créer un Rapport Journalier en format Excel

Accéder au Registre Éducateur

• Après vous être connecté via le Navigateur, allez dans le menu de gauche, cliquez sur Registres puis sur Registre Éducateur.

Sélectionner l’option pour créer le rapport

• En haut à droite, à côté de la date, vous trouverez une icône en forme d'imprimante.

• Cliquez sur l’icône en forme d'imprimante pour ouvrir une fenêtre modale.

Configurer les paramètres du rapport

Dans la fenêtre modale, vous pourrez configurer les paramètres suivants :

• Date : Sélectionnez la date pour laquelle vous souhaitez générer le rapport.

• Sections : Sélectionnez une ou plusieurs sections en utilisant la sélection multiple.

• Activités : Vous pouvez choisir une ou plusieurs des activités suivantes :

• Entrée

• Sortie

• Absence

• Besoin

• Sieste

• Activité

• Déjeuner

• Goûter

Télécharger le rapport

• Après avoir configuré les paramètres souhaités, cliquez sur le bouton “Télécharger le Rapport”.

• Un fichier Excel sera généré contenant :

• Les noms des étudiants listés dans la colonne de gauche.

• Autant de colonnes qu'il y a d'activités sélectionnées, avec l'indication de ce qui a été enregistré pour chacune.

Visualisation du rapport

• Ouvrez le fichier Excel téléchargé pour consulter le registre journalier avec toutes les informations des activités enregistrées.

Ce rapport permet d'avoir une vision claire et détaillée des activités journalières des étudiants, facilitant son

Question 4

Comment associer une facture, un reçu ou un Pro-Forma à un étudiant

Accepted Answer

Pour associer une facture, un reçu ou un Pro-forma à un étudiant, suivez ces étapes :

Création du document

Allez dans Administration->Ventes cliquez sur "+ Nouveau", une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec tous les champs du document, choisissez le type de document.

Sélection de l'étudiant

• En haut à droite, vous trouverez l'inscription "Sélectionnez un étudiant ou saisissez manuellement", cliquez juste en dessous et sélectionnez l'étudiant concerné dans la liste.

• Après la sélection, le système affichera l'en-tête du document.

Définition du titulaire

• Sous l'en-tête, choisissez qui doit être le titulaire de la facture :

• L'étudiant lui-même

• Un membre de la famille présent dans la fiche de l'étudiant (s'il y en a été inséré)

Les données des variables dans les descriptions des produits seront prises de la fiche de l'étudiant.

Une fois le document enregistré, il sera associé à l'étudiant choisi.

Question 5

À quoi sert la section “Horaires du Personnel”

Accepted Answer

La section “Horaires du Personnel” permet de visualiser et gérer les horaires de travail du personnel, ainsi que de créer des rapports hebdomadaires et mensuels.

Comment accéder aux horaires du personnel

Connectez-vous avec un compte Coordinateur.
Entrez dans le site souhaité.
Dans le menu latéral, cliquez sur “Personnel” → “Horaires du Personnel”.

En haut à gauche, vous pouvez changer l'affichage en choisissant parmi :

✅ Mensuel

✅ Hebdomadaire

✅ Journalier

✅ Liste du personnel

Affichage mensuel

Affiche les horaires attribués pour l'ensemble du mois en cours.

Les filtres disponibles permettent de sélectionner :

• Personnel – Un seul employé.

• Horaire journalier – Filtrer par horaires journaliers spécifiques.

• Horaire hebdomadaire – Afficher uniquement une semaine spécifique du mois.

• Section – Afficher uniquement le personnel d'une section donnée.

• Mois et Année – Sélectionner une période spécifique.

🔹 Légende des horaires :

• 🟩 Carré vert avec P → Horaire attribué.

• 🟥 Carré rouge avec R → Horaire attribué mais avec absence ou permission.

• ⬜ Carré vide → Aucun horaire attribué.

Cliquez sur un horaire attribué pour voir les détails :

• Nom et description de l'horaire.

• Heure de début et de fin.

• Heure de début et de fin de pause.

Affichage hebdomadaire

Affiche les horaires relatifs à la semaine en cours.

Question 6

Comment communiquer une absence depuis l'application Easy Family

Accepted Answer

Suivez ces étapes pour communiquer l'absence d'un élève directement depuis l'application.

1. Accédez à l'App

• Connectez-vous avec vos identifiants.

• Sélectionnez la structure associée à l'élève dont vous souhaitez communiquer l'absence.

• Si vous avez plus d'un élève associé à la même structure, sélectionnez celui souhaité.

2. Accédez à la Page des Présences

• Sur l'écran Accueil, cliquez sur le bouton bleu au centre en bas "Présences".

3. Options Disponibles dans la Page Présences

Dans l'écran qui s'ouvrira, vous trouverez plusieurs options :

• Section : Sélectionnez la section.

• Entrée : Pour enregistrer une entrée.

• Sortie : Pour enregistrer une sortie.

• Communiquer l'Absence : Pour enregistrer/communiquer une absence.

• Registre des Présences : Pour consulter les entrées, sorties et absences.

4. Communication de l'Absence

Après avoir sélectionné la section, cliquez sur le bouton "Communiquer l'Absence".
Un écran s'ouvrira avec plusieurs champs à remplir.

Étape 1 : Absence Unique

Pour enregistrer une absence pour un seul jour :

• Type de période : Sélectionnez "Unique".

• Motif de l'absence : Choisissez le motif dans la liste.

• Section : Sélectionnez la section.

• Date de début : Entrez la date de l'absence (par défaut, la date d'aujourd'hui est définie, mais vous pouvez la modifier).

• Note : (Optionnel) Entrez une note personnelle.

**Confirmez l'enregis

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