Q: Pourquoi je ne peux rien enregistrer dans le journal de bord d'un étudiant ?

Si, en accédant à l'application Easy Staff ou depuis le Navigateur dans la section Éducateur, vous ne parvenez pas à visualiser l'étudiant souhaité pour enregistrer dans son journal de bord (entrées, sorties, activités, etc.), les causes peuvent être deux : 1. L'étudiant n'a pas été ajouté à votre section Les éducateurs peuvent visualiser et travailler uniquement avec les étudiants qui appartiennent aux sections dans lesquelles ils sont présents. Si l'étudiant n'apparaît pas dans la liste, il est probable qu'il n'ait pas été ajouté à votre section. Solution • Contactez le Coordinateur et demandez que l'étudiant soit ajouté à votre section. • Une fois ce changement effectué, déconnectez-vous et reconnectez-vous à l'application. L'étudiant devrait apparaître dans la liste des étudiants disponibles. 2. Vous n'avez pas été ajouté à la section de l'étudiant Si votre compte d'Éducateur n'a pas été associé à la section de l'étudiant, vous n'aurez pas la possibilité de modifier son journal de bord. Les éducateurs peuvent travailler uniquement avec les étudiants de leurs propres sections. Solution • Le Coordinateur doit associer votre compte à la section où se trouve l'étudiant. • Après l'association, vous pourrez visualiser l'étudiant et enregistrer les activités dans son journal de bord.

Question 1

Pourquoi je ne peux rien enregistrer dans le journal de bord d'un étudiant ?

Accepted Answer

Si, en accédant à l'application Easy Staff ou depuis le Navigateur dans la section Éducateur, vous ne parvenez pas à visualiser l'étudiant souhaité pour enregistrer dans son journal de bord (entrées, sorties, activités, etc.), les causes peuvent être deux :

1. L'étudiant n'a pas été ajouté à votre section

Les éducateurs peuvent visualiser et travailler uniquement avec les étudiants qui appartiennent aux sections dans lesquelles ils sont présents. Si l'étudiant n'apparaît pas dans la liste, il est probable qu'il n'ait pas été ajouté à votre section.

Solution

• Contactez le Coordinateur et demandez que l'étudiant soit ajouté à votre section.

• Une fois ce changement effectué, déconnectez-vous et reconnectez-vous à l'application. L'étudiant devrait apparaître dans la liste des étudiants disponibles.

2. Vous n'avez pas été ajouté à la section de l'étudiant

Si votre compte d'Éducateur n'a pas été associé à la section de l'étudiant, vous n'aurez pas la possibilité de modifier son journal de bord. Les éducateurs peuvent travailler uniquement avec les étudiants de leurs propres sections.

Solution

• Le Coordinateur doit associer votre compte à la section où se trouve l'étudiant.

• Après l'association, vous pourrez visualiser l'étudiant et enregistrer les activités dans son journal de bord.

Question 2

Comment supprimer une photo sur l'App Easy Staff

Accepted Answer

Pour supprimer une photo en accédant sur l'App Easy Staff, allez sur le bouton en haut à gauche "Afficher les enregistrements".

Ensuite, allez sur le bouton à droite "Registre éducateur".

Étape 1 – Filtres de recherche d'enregistrements à supprimer

Sur la barre en haut, vous trouverez le calendrier, sur lequel vous pourrez naviguer en utilisant la flèche à gauche pour rechercher une date antérieure à celles affichées, ou la flèche de droite pour rechercher une date ultérieure à celles affichées.

Vous trouverez trois filtres qui peuvent faciliter votre recherche :

• "Type" : pour filtrer par type d'activité (dans ce cas, photo).

• "Personnel" : pour filtrer par l'éducateur qui a saisi l'enregistrement.

• "Étudiant" : pour filtrer en sélectionnant l'étudiant dans la liste qui s'ouvrira.

Pour supprimer une photo, filtrez comme type d'activité "Photo" et, si nécessaire, filtrez également par "Étudiant" pour accélérer la recherche.

Étape 2 – Sélectionnez et supprimez la photo

À l'écran suivant, tous les enregistrements enregistrés à la date sélectionnée seront affichés.

Dans l'onglet, vous trouverez :

• Le nom et le prénom de la personne qui a créé l'enregistrement.

• L'indication de la date et de l'heure de l'enregistrement.

• Le type d'enregistrement et la liste des étudiants pour lesquels le même enregistrement a été effectué (qui pourra être consulté en cliquant sur l'icône en forme de loupe).

En haut à droite de chaque bo

Question 3

Comment créer une Note de Crédit

Accepted Answer

Comment effectuer une Note de Crédit

Pour émettre une note de crédit, il est nécessaire de partir du document original (facture ou proforma) auquel se réfère la note de crédit. Voici les étapes à suivre :

1. Accéder au document original

Accédez au menu Administration → Ventes → Émis.
Recherchez le document pour lequel vous souhaitez émettre une note de crédit.

• Vous pouvez utiliser les filtres en haut pour accélérer la recherche (ex. nom du client, numéro de facture, date, etc.).

2. Dupliquer le document

Une fois le document identifié, cliquez sur le bouton Dupliquer à côté du document original.
Une nouvelle facture identique au document original s'ouvrira.

3. Changer le type de document

En haut à gauche, cliquez sur le menu déroulant relatif au Type de Document (à côté de l'icône jaune en triangle).
Sélectionnez Note de Crédit dans la liste disponible.
Le système mettra automatiquement à jour la numérotation du document et ajoutera les références du document original pour lequel vous émettez la note de crédit.

4. Vérification et modification des informations

Vérifiez toutes les informations de la note de crédit :

• Montant

• Quantité

• Taux de TVA

• Description du produit ou service

Remarque importante : La note de crédit doit être émise avec le même titulaire que le document original.

• Si vous corrigez des erreurs dans les données de l'en-tête (ex. numéro fiscal ou nom), vou

Question 4

Comment associer une facture, un reçu ou un Pro-Forma à un étudiant

Accepted Answer

Pour associer une facture, un reçu ou un Pro-forma à un étudiant, suivez ces étapes :

Création du document

Allez dans Administration->Ventes cliquez sur "+ Nouveau", une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec tous les champs du document, choisissez le type de document.

Sélection de l'étudiant

• En haut à droite, vous trouverez l'inscription "Sélectionnez un étudiant ou saisissez manuellement", cliquez juste en dessous et sélectionnez l'étudiant concerné dans la liste.

• Après la sélection, le système affichera l'en-tête du document.

Définition du titulaire

• Sous l'en-tête, choisissez qui doit être le titulaire de la facture :

• L'étudiant lui-même

• Un membre de la famille présent dans la fiche de l'étudiant (s'il y en a été inséré)

Les données des variables dans les descriptions des produits seront prises de la fiche de l'étudiant.

Une fois le document enregistré, il sera associé à l'étudiant choisi.

Question 5

À quoi sert la section “Horaires du Personnel”

Accepted Answer

La section “Horaires du Personnel” permet de visualiser et gérer les horaires de travail du personnel, ainsi que de créer des rapports hebdomadaires et mensuels.

Comment accéder aux horaires du personnel

Connectez-vous avec un compte Coordinateur.
Entrez dans le site souhaité.
Dans le menu latéral, cliquez sur “Personnel” → “Horaires du Personnel”.

En haut à gauche, vous pouvez changer l'affichage en choisissant parmi :

✅ Mensuel

✅ Hebdomadaire

✅ Journalier

✅ Liste du personnel

Affichage mensuel

Affiche les horaires attribués pour l'ensemble du mois en cours.

Les filtres disponibles permettent de sélectionner :

• Personnel – Un seul employé.

• Horaire journalier – Filtrer par horaires journaliers spécifiques.

• Horaire hebdomadaire – Afficher uniquement une semaine spécifique du mois.

• Section – Afficher uniquement le personnel d'une section donnée.

• Mois et Année – Sélectionner une période spécifique.

🔹 Légende des horaires :

• 🟩 Carré vert avec P → Horaire attribué.

• 🟥 Carré rouge avec R → Horaire attribué mais avec absence ou permission.

• ⬜ Carré vide → Aucun horaire attribué.

Cliquez sur un horaire attribué pour voir les détails :

• Nom et description de l'horaire.

• Heure de début et de fin.

• Heure de début et de fin de pause.

Affichage hebdomadaire

Affiche les horaires relatifs à la semaine en cours.

Question 6

Où Trouver la Facture et le PDF de Courtoisie de la Licence Easy.School

Accepted Answer

Après avoir acheté une licence, la facture sera émise en fonction des données que vous avez saisies sur la page "Licence".

Voici où la trouver :

Format de la Facture

Facture Électronique :

• La facture sera envoyée par l’Agence des Impôts.

• Elle sera disponible dans votre cagnotte fiscale, au code SDI ou à la PEC indiqués lors de l’achat.

PDF de Courtoisie :

• Une copie du PDF de courtoisie sera chargée directement dans le logiciel de gestion.

Comment Visualiser et Télécharger le PDF de Courtoisie

Accédez à la page Gestion des Établissements.
Dans le menu à gauche, sélectionnez l'option dédiée à la gestion des paiements.
Ici, vous trouverez la liste de tous les paiements effectués.
Dans la dernière colonne, cliquez sur l'icône “Télécharger le PDF de courtoisie” pour obtenir une copie de la facture.

Cette procédure vous permet d'accéder rapidement aux documents fiscaux et aux factures relatives aux licences directement depuis le logiciel de gestion.

Articles fréquemment lus

Toutes les catégories