Jak vytvořit a přizpůsobit prohlášení o poplatcích

Popis funkce

Prohlášení o poplatcích je dokument ve formátu PDF, který potvrzuje částky, které rodina zaplatila instituci v daném roce. Je generováno pro jednotlivého studenta na základě účetních dokladů (faktur, příjmových dokladů, pro-forma), které jsou uvedeny na jeho kartě a slouží k tomu, aby bylo předáno rodiči/nájemci, který jej obvykle používá pro daňové účely (například pro odpočet nákladů na školné).

Poslední aktualizace posílila funkci a nyní umožňuje:

• úplně přizpůsobit text prohlášení (s vložením dynamických proměnných);
• filtrovat produkty, které mají být zahrnuty do prohlášení (například počítat pouze školné a vyloučit další služby);
• filtrovat podle stavu platby faktury;
• vyloučit jednotlivé faktury z celkového počtu částky.

Poznámka: Prohlášení o poplatcích nenahrazuje a nepředstavuje daňové poradenství. Pro použití dokumentu pro daňové přiznání vyzvěte rodiny, aby se obrátily na svého účetního nebo daňového poradce.

Důležitý předpoklad

Tuto funkci můžete použít POUZE pokud vystavujete faktury/příjmové doklady pomocí Easy.School.

Prohlášení totiž počítá částky na základě účetních dokladů vytvořených v systému: pokud je fakturace spravována jiným programem, funkce nemá data, se kterými by mohla pracovat.

Kde se nachází

Funkce se používá ve dvou oblastech, obě na straně koordinátora (modré menu):

• Vytvoření prohlášení: Karta studenta → sekce Faktury → tlačítko Vytvořit prohlášení (PDF)
• Přizpůsobení textu: Administrace → Nastavení → Prohlášení

Část 1 – Vytvoření prohlášení pro studenta

Krok 1 – Otevřete kartu studenta

1. Přihlaste se do systému pomocí účtu koordinátora.
2. V levém menu klikněte na "Studenti".
3. Najděte požadovaného studenta a klikněte na jeho jméno pro otevření jeho karty.

Krok 2 – Otevřete sekci Faktury

Na kartě studenta je nahoře přítomno rozbalovací menu, které umožňuje přecházet mezi různými sekcemi karty.

• Vyberte sekci "Faktury".
• Pokud položka není již zobrazená, klikněte na šipku rozbalovacího menu (vedle ikony žlutého upozornění), abyste viděli další sekce a vyberte "Faktury".

Krok 3 – Zahájení vytváření

V sekci Faktury, v pravém horním rohu, najdete několik tlačítek (Zpět a některé ikony ve tvaru dokumentu).

• Klikněte na tlačítko "Vytvořit prohlášení (PDF)" (ikona ve tvaru dokumentu; název se zobrazuje jako tooltip při najetí myší).
• Otevře se okno nastavení prohlášení.

Krok 4 – Nastavení filtrů

V okně najdete řadu filtrů, které určují které dokumenty budou zohledněny. Vyplňte je shora dolů:

• Rok (povinné pole, označeno hvězdičkou) Vyberte rok, na který se prohlášení vztahuje. Je to hlavní filtr: určuje období dokumentů, které mají být započítány.
• Typ dokumentu Výchozí nastavení: Všechny. Umožňuje zohlednit pouze jeden typ dokumentu (například pouze faktury, pouze příjmové doklady nebo pouze pro-forma).
• Produkty Výchozí nastavení: Všechny produkty. Umožňuje zahrnout do počtu pouze určité produkty (například pouze školné, vyloučením jídel, materiálu nebo jiných služeb).
• Platební metody Výchozí nastavení: Všechny platební metody. Umožňuje zohlednit pouze dokumenty s určitou platební metodou (například pouze bankovní převod nebo pouze bankovní složenku).
• Stav platby Výchozí nastavení: Všechny. Umožňuje filtrovat dokumenty podle jejich stavu platby (například pouze ty, které jsou již zaplaceny nebo pouze ty, které ještě nejsou zaplaceny).

Jak fungují filtry: každý filtr omezuje seznam dokumentů, které se zobrazují v sekci "Dokumenty k zahrnutí" níže. Změnou filtru se seznam aktualizuje odpovídajícím způsobem.

Krok 5 – Vyberte dokumenty k zahrnutí

Pod filtry, sekce "Dokumenty k zahrnutí" zobrazuje seznam dokumentů, které odpovídají nastaveným filtrům. Pro každý dokument jsou uvedeny:

• Datum
• Číslo
• Typ dokumentu
• Částka
• Stav platby
• Platební metoda

Na levé straně každého řádku je přítomna zaškrtávací políčko:

• Zaškrtávací políčko v záhlaví tabulky vybere/odznačí všechny dokumenty najednou.
• Odškrtnutím zaškrtávacího políčka u jednotlivého řádku vyloučíte tento dokument z celkového počtu částky prohlášení. Takto můžete vyloučit konkrétní fakturu z celkového počtu, zatímco všechny ostatní dokumenty zůstanou započítány.

Krok 6 – Nastavení konečných možností

Na konci okna najdete tři přepínače (výchozí nastavení je vypnuto):

• Pouze inkasováno (platby registrované s datem vybraného roku) Pokud je aktivní, v počtu se zohledňují pouze platby, které byly skutečně registrovány (inkasovány) s datem v rámci vybraného roku, bez ohledu na datum dokumentu. Užitečné, když částka, která má být uvedena, musí odpovídat tomu, co skutečně zaplatila rodina v roce.
• Použít razítko Pokud je aktivní, na dokumentu bude aplikováno razítko místo podpisu (na místě, kde je vložena proměnná Podpis nebo Razítko).
• Uložit kopii v dokumentech Pokud je aktivní, kopie vygenerovaného prohlášení je automaticky uložena v sekci dokumentů studenta.

Doporučení: pro získání prohlášení, které uvádí pouze skutečně zaplacené částky, nastavte filtr Stav platby na dokumenty, které již byly zaplaceny, a/nebo aktivujte přepínač Pouze inkasováno. Jinak celková částka zahrnuje také případné dokumenty, které ještě nebyly uhrazeny (například pro-forma "K úhradě").

Krok 7 – Vygenerovat prohlášení

Po nastavení filtrů, výběru dokumentů a možností klikněte na zelené tlačítko dole pro vygenerování prohlášení ve formátu PDF.

Dokument je vyprodukován pomocí přizpůsobeného textu (viz Část 2) a uvádí celkovou částku vypočítanou na základě vybraných dokumentů a zvolených možností.

Část 2 – Přizpůsobení textu prohlášení

Text prohlášení je jedinečný pro instituci a nastavuje se pouze jednou: poté bude použit pro všechna prohlášení generovaná ze studentských karet.

Krok 1 – Otevřete nastavení

1. V levém menu (strana koordinátora) klikněte na "Administrace", abyste rozšířili podmenu.
2. Klikněte na "Nastavení".
3. V horní části, pomocí rozbalovacího menu, vyberte položku "Prohlášení". Pokud ji nevidíte, klikněte na šipku rozbalovacího menu, abyste zobrazili další nastavení a vyberte "Prohlášení".

Krok 2 – Upravit text

V rámečku "Přizpůsobený text prohlášení" najdete textový editor s nástroji pro formátování (tučný, kurzíva, podtržení, seznamy, zarovnání, typ písma atd.).

• Napište a volně formátujte text prohlášení.
• Můžete nastavit záhlaví, tělo, právní odkazy a závěrečné formule podle potřeb vaší instituce.

Krok 3 – Vložení proměnných

Pod editorem, v sekci "Proměnné", najdete řadu tlačítek seskupených podle kategorií.

• Umístěte kurzor na místo textu, kde chcete vložit dynamický údaj.
• Klikněte na tlačítko požadované proměnné: do textu bude vložen zástupný symbol (například {student.name} pro jméno studenta).
• Při generování PDF bude každý zástupný symbol automaticky nahrazen skutečným údajem (studenta, nájemce, školy, osobních údajů nebo počtu).

Úplný seznam dostupných proměnných je uveden dále v této příručce.

Krok 4 – Ověření pomocí náhledu

V horní části rámečku jsou přítomna dvě tlačítka pro náhled:

• Náhled s podpisem – ukazuje, jak bude dokument vypadat s podpisem.
• Náhled s razítkem – ukazuje, jak bude dokument vypadat s razítkem.

Použijte je k ověření rozložení a zkontrolujte, že proměnné jsou umístěny správně, než použijete prohlášení.

Krok 5 – Reset a uložení

• Tlačítko "Reset" vrátí text na výchozí verzi (užitečné, pokud chcete začít od standardní šablony). Pozor: resetuje nepřesné úpravy, které nebyly uloženy.
• Na konci klikněte na "Uložit" vpravo nahoře pro uložení přizpůsobeného textu.

Dostupné proměnné

Proměnné se vkládají kliknutím na příslušné tlačítko v sekci Proměnné v Nastavení. Níže je uveden seznam seskupený podle toho, jak se zobrazuje na obrazovce.

Student a Rodič

Jméno studenta, Příjmení studenta, Rodné číslo studenta, Město narození, Datum narození, Třída studenta, Adresa studenta, PSČ studenta, Město studenta, Jméno nájemce, Příjmení nájemce, Rodné číslo nájemce, E-mail nájemce, Kód SDI nájemce, Adresa nájemce, PSČ nájemce, Město nájemce.

Údaje o studentovi pocházejí z karty studenta; údaje o nájemci jsou údaje osoby, na kterou jsou vystaveny účetní doklady (student sám nebo rodinný příslušník).

Škola

Název, Logo školy, Adresa, PSČ, Město, Kraj, Země, Úplná adresa, IČ, E-mail, Telefon.

Osobní údaje

Zákonný zástupce, Obchodní název, Rodné číslo, IČ, Kód REA, E-mail, Adresa, PSČ, Město, Kraj, Země, Úplná adresa.

Osobní údaje jsou údaje zadané v Administrace → Nastavení → Osobní údaje (stejné, které se používají pro fakturaci).

Podrobnosti

• Rok – vybraný referenční rok v době vytváření.
• Krátké datum – datum v krátkém formátu (např. dd/mm/yyyy).
• Rozšířené datum – datum v rozšířeném formátu.
• Celkem – celková částka vypočítaná na základě vybraných dokumentů a zvolených možností.
• Celkem slovy – celková částka napsaná slovy.
• Podpis nebo Razítko – místo, kde je aplikován podpis nebo razítko (na základě volby "Použít razítko" zvoleného při vytváření).

Souhrn

CoKde se nacházíPožadovaný profilVytvořit prohlášení pro studentaKarta studenta → sekce Faktury → Vytvořit prohlášení (PDF)KoordinátorPřizpůsobit text a proměnnéAdministrace → Nastavení → ProhlášeníKoordinátor

Často kladené otázky

Mohu použít funkci, pokud nevystavuji faktury pomocí Easy.School? Ne. Prohlášení počítá částky na základě účetních dokladů vytvořených v systému. Je tedy nutné vystavovat faktury/příjmové doklady pomocí Easy.School.

Je prohlášení jedinečné pro všechny studenty nebo se musí dělat pro každého? Generuje se pro jednotlivého studenta, z jeho karty. Přizpůsobený text je však jedinečný pro instituci a platí pro všechna prohlášení.

Jak vyloučím jednotlivou fakturu z celkového počtu? V okně pro vytváření, v sekci "Dokumenty k zahrnutí", odškrtněte zaškrtávací políčko u řádku faktury, kterou chcete vyloučit: její částka nebude započítána do celkového počtu.

Jak počítám pouze školné a vyloučím ostatní služby (jídla, materiál atd.)? Použijte filtr "Produkty" v okně pro vytváření a vyberte pouze produkt (nebo produkty), které chcete zahrnout.

Jaký je rozdíl mezi filtrem "Rok" a možností "Pouze inkasováno"? Filtr Rok vybírá dokumenty podle referenčního období. Možnost "Pouze inkasováno", pokud je aktivní, zohledňuje pouze platby, které byly skutečně registrovány (inkasovány) s datem v rámci vybraného roku, bez ohledu na datum dokumentu.

Kde skončí kopie prohlášení, pokud aktivuji "Uložit kopii v dokumentech"? Je automaticky uložena v sekci dokumentů studenta.

Jak získám podpis nebo razítko na dokumentu? Podpis se vloží tam, kde je přítomna proměnná "Podpis nebo Razítko". Chcete-li použít razítko místo podpisu, aktivujte možnost "Použít razítko" při vytváření. Můžete zkontrolovat obě verze pomocí tlačítek "Náhled s podpisem" a "Náhled s razítkem" v Nastavení.

Upravil jsem text omylem: jak se vrátím k standardnímu modelu? V Nastavení prohlášení klikněte na "Reset" pro obnovení výchozího textu, poté na "Uložit".

Jaký je účel prohlášení z daňového hlediska? Dokument potvrzuje částky zaplacené rodinou a obvykle jej používá rodič pro daňové účely. Pro specifické daňové aspekty vyzvěte rodiny, aby se obrátily na svého účetního nebo daňového poradce.

Aktualizováno dne: 22/07/2026