Cómo crear y personalizar la Declaración de las Tarifas

Descripción de la función

La Declaración de las Tarifas es un documento en PDF que certifica los importes que una familia ha pagado a la institución en un determinado año. Se genera para el estudiante individual a partir de los documentos contables (facturas, recibos, pro-forma) presentes en su ficha y sirve para ser entregada al padre/titular, que generalmente la utiliza con fines fiscales (por ejemplo, para la deducción de gastos de asistencia).

Con la última actualización, la función ha sido mejorada y ahora permite:

• personalizar completamente el texto de la declaración (con la inserción de variables dinámicas);
• filtrar los productos a incluir en la declaración (por ejemplo, contabilizar solo la tarifa y excluir otros servicios);
• filtrar por estado de pago de la factura;
• excluir facturas individuales del conteo del importe total.

Nota: la Declaración de las Tarifas no reemplaza y no constituye un asesoramiento fiscal. Para el uso del documento con fines de declaración de impuestos, se invita a las familias a consultar a su contable o CAF.

Prerequisito importante

Es posible utilizar esta función SOLO si emiten las facturas / recibos con Easy.School.

La declaración calcula de hecho los importes leyéndolos de los documentos contables creados en el sistema de gestión: si la facturación se gestiona con otro programa, la función no tiene datos sobre los que trabajar.

Dónde se encuentra

La función se utiliza en dos áreas, ambas en el lado del coordinador (menú celeste):

• Creación de la declaración: Ficha del estudiante → sección Facturas → botón Crear Declaración (PDF)
• Personalización del texto: Administración → Configuración → Declaración

Parte 1 – Crear la declaración para un estudiante

Paso 1 – Abrir la ficha del estudiante

1. Accedan al sistema de gestión con una cuenta coordinador.
2. En el menú a la izquierda, hagan clic en "Estudiantes".
3. Localicen al estudiante deseado y hagan clic en su nombre para abrir su ficha.

Paso 2 – Abrir la sección Facturas

En la ficha del estudiante, en la parte superior hay un menú desplegable que permite moverse entre las varias secciones de la ficha.

• Seleccionen la sección "Facturas".
• Si la opción no se visualiza ya, hagan clic en la flecha del menú desplegable (junto al ícono de aviso amarillo) para ver las otras secciones y elijan "Facturas".

Paso 3 – Iniciar la creación

En la sección Facturas, en la parte superior derecha, encontrarán algunos botones (Atrás y algunos íconos en forma de documento).

• Hagan clic en el botón "Crear Declaración (PDF)" (ícono en forma de documento; el nombre aparece como tooltip al pasar el mouse sobre él).
• Se abrirá la ventana de configuración de la declaración.

Paso 4 – Configurar los filtros

En la ventana encontrarán una serie de filtros que determinan qué documentos serán considerados. Completen de arriba hacia abajo:

• Año (campo obligatorio, marcado con asterisco) Seleccionen el año de referencia de la declaración. Es el filtro principal: define el año de los documentos a contabilizar.
• Tipo de documento Configuración predeterminada: Todos. Permite considerar solo un tipo de documento (por ejemplo, solo Facturas, solo Recibos o solo Pro-forma).
• Productos Configuración predeterminada: Todos los productos. Permite incluir en el conteo solo ciertos productos (por ejemplo, solo la tarifa, excluyendo comidas, material u otros servicios).
• Métodos de pago Configuración predeterminada: Todos los métodos de pago. Permite considerar solo los documentos con un determinado método de pago (por ejemplo, solo transferencia o solo recibo bancario).
• Estado de Pago Configuración predeterminada: Todos. Permite filtrar los documentos según su estado de pago (por ejemplo, solo aquellos ya pagados o solo aquellos Por Pagar).

Cómo funcionan los filtros: cada filtro reduce la lista de documentos que aparece en la sección "Documentos a incluir" más abajo. Al modificar un filtro, la lista se actualiza en consecuencia.

Paso 5 – Seleccionar los documentos a incluir

Debajo de los filtros, la sección "Documentos a incluir" muestra la lista de documentos que corresponden a los filtros establecidos. Para cada documento se indican:

• Fecha
• Número
• Tipo de documento
• Importe
• Estado de Pago
• Método de pago

A la izquierda de cada fila hay una casilla de verificación:

• La casilla en el encabezado de la tabla selecciona / deselecciona todos los documentos a la vez.
• Al quitar la selección de una sola fila, excluyen ese documento del conteo del importe total de la declaración. Así es como pueden excluir una factura específica del total, dejando contabilizados todos los demás documentos.

Paso 6 – Configurar las opciones finales

En la parte inferior de la ventana encontrarán tres interruptores (por defecto desactivados):

• Solo Cobrado (pagos registrados con fecha del año seleccionado) Si está activo, en el conteo se consideran solo los pagos efectivamente registrados (cobrados) con fecha incluida en el año seleccionado, independientemente de la fecha del documento. Útil cuando el importe a declarar debe corresponder a lo realmente pagado por la familia en el año.
• Usar sello Si está activo, en el documento se aplicará el sello en lugar de la firma (en el punto donde se inserta la variable Firma o Sello).
• Guardar copia en los documentos Si está activo, una copia de la declaración generada se archiva automáticamente en la sección de documentos del estudiante.

Sugerencia: para obtener una declaración que muestre solo los importes efectivamente pagados, configuren el filtro Estado de Pago en los documentos ya pagados y/o activen el interruptor Solo Cobrado. De lo contrario, el total incluye también documentos que aún no se han saldado (por ejemplo, pro-forma "Por Pagar").

Paso 7 – Generar la declaración

Después de haber configurado filtros, selección de documentos y opciones, hagan clic en el botón verde en la parte inferior para generar la declaración en PDF.

El documento se produce utilizando el texto personalizado (ver Parte 2) y muestra el importe total calculado en base a los documentos seleccionados y las opciones elegidas.

Parte 2 – Personalizar el texto de la declaración

El texto de la declaración es único para la institución y se configura una sola vez: luego se utilizará para todas las declaraciones generadas desde las fichas de los estudiantes.

Paso 1 – Abrir la configuración

1. En el menú a la izquierda (lado del coordinador) hagan clic en "Administración" para expandir el submenú.
2. Hagan clic en "Configuración".
3. En la parte superior, a través del menú desplegable, seleccionen la opción "Declaración". Si no la ven, hagan clic en la flecha del menú desplegable para visualizar las otras configuraciones y elijan "Declaración".

Paso 2 – Modificar el texto

En el cuadro "Texto de Declaración Personalizado" encontrarán un editor de texto con barra de herramientas de formato (negrita, cursiva, subrayado, listas, alineación, tipo de letra, etc.).

• Escriban y formateen libremente el texto de la declaración.
• Pueden establecer encabezado, cuerpo, referencias normativas y fórmulas de cierre según las necesidades de su institución.

Paso 3 – Insertar las variables

Debajo del editor, en la sección "Variables", encontrarán una serie de botones agrupados por categoría.

• Coloquen el cursor en el punto del texto donde quieren insertar un dato dinámico.
• Hagan clic en el botón de la variable deseada: en el texto se insertará un marcador de posición (por ejemplo, {student.name} para el nombre del estudiante).
• Al momento de la generación del PDF, cada marcador de posición se sustituye automáticamente con el dato real (del estudiante, del titular, de la escuela, del registro o del conteo).

La lista completa de las variables disponibles se presenta más adelante en esta guía.

Paso 4 – Verificar con la vista previa

En la parte superior del cuadro hay dos botones de vista previa:

• Vista previa con Firma – muestra cómo aparecerá el documento con la firma.
• Vista previa con Sello – muestra cómo aparecerá el documento con el sello.

Úsenlos para verificar la maquetación y asegurarse de que las variables estén posicionadas correctamente antes de utilizar la declaración.

Paso 5 – Reiniciar y guardar

• El botón "Reiniciar" devuelve el texto a la versión predeterminada (útil si quieren empezar desde el modelo estándar). Atención: restablece las personalizaciones no guardadas/de las que no tienen copia.
• Al finalizar, hagan clic en "Guardar" en la parte superior derecha para memorizar el texto personalizado.

Las variables disponibles

Las variables se insertan haciendo clic en el botón correspondiente en la sección Variables de la Configuración. A continuación, la lista agrupada como aparece en pantalla.

Estudiante y Titular

Nombre Estudiante, Apellido Estudiante, Código Fiscal Estudiante, Ciudad de nacimiento, Fecha de nacimiento, Sección Estudiante, Dirección Estudiante, Código Postal Estudiante, Ciudad Estudiante, Nombre Titular, Apellido Titular, Código Fiscal Titular, PEC Titular, Código SDI Titular, Dirección Titular, Código Postal Titular, Ciudad Titular.

Los datos del estudiante provienen de la ficha del estudiante; los datos del titular son los de la persona a quien están a nombre los documentos contables (el propio estudiante o un familiar).

Escuela

Nombre, Logo Escuela, Dirección, Código Postal, Ciudad, Provincia, País, Dirección Completa, Número de IVA, PEC, Email, Teléfono.

Datos Registrales

Representante Legal, Razón social, Código fiscal, Número de IVA, Código REA, Email, Dirección, Código Postal, Ciudad, Provincia, País, Dirección Completa.

Los Datos Registrales son los que se ingresan en Administración → Configuración → Datos Registrales (los mismos utilizados para la facturación).

Detalles

• Año – el año de referencia seleccionado al momento de la creación.
• Fecha Corta – la fecha en formato corto (por ejemplo, dd/mm/aaaa).
• Fecha Extendida – la fecha en formato extendido.
• Total – el importe total calculado en base a los documentos seleccionados y las opciones elegidas.
• Total en letras – el importe total escrito en letras.
• Firma o Sello – el punto donde se aplica la firma o el sello (según la opción "Usar sello" elegida en la fase de creación).

Resumen

QuéDónde se encuentraPerfil requeridoCrear la declaración de un estudianteFicha del estudiante → sección Facturas → Crear Declaración (PDF)CoordinadorPersonalizar el texto y las variablesAdministración → Configuración → DeclaraciónCoordinador

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar la función si no emito las facturas con Easy.School? No. La declaración calcula los importes a partir de los documentos contables creados en el sistema de gestión. Por lo tanto, es necesario emitir facturas / recibos con Easy.School.

¿La declaración es única para todos los estudiantes o se debe hacer para cada uno? Se genera para cada estudiante individual, desde su ficha. El texto personalizado es, en cambio, único para la institución y vale para todas las declaraciones.

¿Cómo excluyo una factura individual del total? En la ventana de creación, en la sección "Documentos a incluir", quiten la marca de la fila de la factura que desean excluir: su importe no se contabilizará en el total.

¿Cómo contabilizo solo la tarifa y excluyo los otros servicios (comidas, material, etc.)? Usen el filtro "Productos" en la ventana de creación y seleccionen solo el producto (o los productos) que desean incluir.

¿Qué diferencia hay entre el filtro "Año" y la opción "Solo Cobrado"? El filtro Año selecciona los documentos según el año de referencia. La opción "Solo Cobrado", si está activa, considera solo los pagos efectivamente registrados (cobrados) con fecha incluida en el año seleccionado, independientemente de la fecha del documento.

¿Dónde termina la copia de la declaración si activo "Guardar copia en los documentos"? Se archiva automáticamente en la sección de documentos del estudiante.

¿Cómo hago para tener la firma o el sello en el documento? La firma se inserta donde está presente la variable "Firma o Sello". Para usar el sello en lugar de la firma, activen la opción "Usar sello" en la fase de creación. Pueden verificar ambas versiones con los botones "Vista previa con Firma" y "Vista previa con Sello" en la Configuración.

He modificado el texto por error: ¿cómo vuelvo al modelo estándar? En la Configuración de la Declaración, hagan clic en "Reiniciar" para restaurar el texto predeterminado, luego en "Guardar".

¿Para qué sirve la declaración a nivel fiscal? El documento certifica los importes pagados por la familia y generalmente es utilizado por el padre con fines fiscales. Para aspectos fiscales específicos, se invita a las familias a consultar a su contable o CAF.

Actualizado el: 22/07/2026