Jak stworzyć i dostosować Oświadczenie o Opłatach

Opis funkcji

Oświadczenie o Opłatach to dokument w PDF, który potwierdza kwoty, jakie rodzina wpłaciła do placówki w danym roku. Jest generowane dla pojedynczego studenta na podstawie dokumentów księgowych (faktur, paragonów, pro-forma) znajdujących się w jego karcie i służy do przekazania rodzicowi/właścicielowi, który zazwyczaj wykorzystuje je do celów podatkowych (na przykład do odliczenia kosztów nauki).

W ostatniej aktualizacji funkcja została wzmocniona i teraz pozwala na:

• całkowite dostosowanie tekstu oświadczenia (z wprowadzeniem zmiennych dynamicznych);
• filtrowanie produktów do uwzględnienia w oświadczeniu (na przykład zliczanie tylko opłaty i wykluczanie innych usług);
• filtrowanie według stanu płatności faktury;
• wykluczanie pojedynczych faktur z obliczeń całkowitej kwoty.

Uwaga: Oświadczenie o Opłatach nie zastępuje i nie stanowi porady podatkowej. W celu wykorzystania dokumentu do celów rozliczenia podatkowego, zachęcamy rodziny do skonsultowania się z własnym księgowym lub CAF.

Ważny warunek wstępny

Można korzystać z tej funkcji TYLKO jeśli wystawiacie faktury/paragony z Easy.School.

Oświadczenie oblicza bowiem kwoty, odczytując je z dokumentów księgowych stworzonych w systemie: jeśli fakturowanie jest zarządzane innym programem, funkcja nie ma danych, na których mogłaby pracować.

Gdzie to znaleźć

Funkcję wykorzystuje się w dwóch obszarach, obu w panelu koordynatora (niebieskie menu):

• Tworzenie oświadczenia: Karta studenta → sekcja Faktury → przycisk Utwórz Oświadczenie (PDF)
• Dostosowanie tekstu: Administracja → Ustawienia → Oświadczenie

Część 1 – Utworzenie oświadczenia dla studenta

Krok 1 – Otwórz kartę studenta

1. Zaloguj się do systemu za pomocą konta koordynatora.
2. W lewym menu kliknij na "Studenci".
3. Znajdź pożądanego studenta i kliknij na jego nazwisko, aby otworzyć jego kartę.

Krok 2 – Otwórz sekcję Faktury

Na karcie studenta, na górze znajduje się menu rozwijane, które pozwala na przechodzenie między różnymi sekcjami karty.

• Wybierz sekcję "Faktury".
• Jeśli pozycja nie jest już widoczna, kliknij na strzałkę w menu rozwijanym (obok ikony żółtego powiadomienia), aby zobaczyć inne sekcje i wybierz "Faktury".

Krok 3 – Rozpocznij tworzenie

W sekcji Faktury, w prawym górnym rogu, znajdziesz kilka przycisków (Wstecz i kilka ikon w kształcie dokumentu).

• Kliknij na przycisk "Utwórz Oświadczenie (PDF)" (ikona w kształcie dokumentu; nazwa pojawia się jako tooltip po najechaniu myszką).
• Otworzy się okno konfiguracji oświadczenia.

Krok 4 – Ustaw filtry

W oknie znajdziesz szereg filtrów, które określają jakie dokumenty będą brane pod uwagę. Wypełnij je od góry do dołu:

• Rok (pole obowiązkowe, oznaczone gwiazdką) Wybierz rok odniesienia dla oświadczenia. To główny filtr: definiuje rocznik dokumentów do zliczenia.
• Typ dokumentu Ustawienie domyślne: Wszystkie. Pozwala na uwzględnienie tylko jednego typu dokumentu (na przykład tylko Faktury, tylko Paragony lub tylko Pro-forma).
• Produkty Ustawienie domyślne: Wszystkie produkty. Pozwala na uwzględnienie w zliczeniu tylko określonych produktów (na przykład tylko opłaty, wykluczając posiłki, materiały lub inne usługi).
• Metody płatności Ustawienie domyślne: Wszystkie metody płatności. Pozwala na uwzględnienie tylko dokumentów z określoną metodą płatności (na przykład tylko przelew lub tylko polecenie zapłaty).
• Stan Płatności Ustawienie domyślne: Wszystkie. Pozwala na filtrowanie dokumentów według ich stanu płatności (na przykład tylko te już opłacone lub tylko te Do Zapłaty).

Jak działają filtry: każdy filtr ogranicza listę dokumentów, które pojawiają się w sekcji "Dokumenty do uwzględnienia" niżej. Modyfikując filtr, lista aktualizuje się odpowiednio.

Krok 5 – Wybierz dokumenty do uwzględnienia

Poniżej filtrów, sekcja "Dokumenty do uwzględnienia" pokazuje listę dokumentów, które odpowiadają ustawionym filtrom. Dla każdego dokumentu podane są:

• Data
• Numer
• Typ dokumentu
• Kwota
• Stan Płatności
• Metoda płatności

Po lewej stronie każdej linii znajduje się pole wyboru:

• Pole w nagłówku tabeli zaznacza/odznacza wszystkie dokumenty jednocześnie.
• Odznaczając pole w pojedynczej linii, wykluczasz ten dokument z obliczeń całkowitej kwoty oświadczenia. W ten sposób możesz wykluczyć konkretną fakturę z całkowitej kwoty, pozostawiając zliczone wszystkie inne dokumenty.

Krok 6 – Ustaw opcje końcowe

Na dole okna znajdziesz trzy przełączniki (domyślnie wyłączone):

• Tylko Zainkasowane (płatności zarejestrowane z datą wybranego roku) Jeśli aktywne, w zliczeniu uwzględniane są tylko płatności faktycznie zarejestrowane (zainkasowane) z datą mieszczącą się w wybranym roku, niezależnie od daty dokumentu. Przydatne, gdy kwota do zadeklarowania ma odpowiadać temu, co faktycznie zapłaciła rodzina w roku.
• Użyj pieczęci Jeśli aktywne, na dokumencie zostanie nałożona pieczęć zamiast podpisu (w miejscu, gdzie wprowadzona jest zmienna Podpis lub Pieczęć).
• Zapisz kopię w dokumentach Jeśli aktywne, kopie wygenerowanego oświadczenia są automatycznie archiwizowane w sekcji dokumentów studenta.

Wskazówka: aby uzyskać oświadczenie, które zawiera tylko kwoty faktycznie zapłacone, ustaw filtr Stan Płatności na dokumenty już opłacone i/lub aktywuj przełącznik Tylko Zainkasowane. W przeciwnym razie całkowita kwota obejmuje również ewentualne dokumenty, które nie zostały jeszcze uregulowane (na przykład pro-forma "Do Zapłaty").

Krok 7 – Wygeneruj oświadczenie

Po ustawieniu filtrów, wyborze dokumentów i opcji, kliknij na zielony przycisk na dole, aby wygenerować oświadczenie w PDF.

Dokument jest tworzony z wykorzystaniem dostosowanego tekstu (patrz Część 2) i zawiera całkowitą kwotę obliczoną na podstawie wybranych dokumentów i wybranych opcji.

Część 2 – Dostosowanie tekstu oświadczenia

Tekst oświadczenia jest unikalny dla placówki i ustawia się go tylko raz: będzie potem używany do wszystkich oświadczeń generowanych z kart studenckich.

Krok 1 – Otwórz ustawienia

1. W lewym menu (panel koordynatora) kliknij na "Administracja", aby rozwinąć podmenu.
2. Kliknij na "Ustawienia".
3. Na górze, za pomocą menu rozwijanego, wybierz pozycję "Oświadczenie". Jeśli jej nie widzisz, kliknij na strzałkę w menu rozwijanym, aby zobaczyć inne ustawienia i wybierz "Oświadczenie".

Krok 2 – Edytuj tekst

W panelu "Dostosowany Tekst Oświadczenia" znajdziesz edytor tekstu z paskiem narzędzi formatowania (pogrubienie, kursywa, podkreślenie, listy, wyrównanie, typ czcionki itp.).

• Pisz i formatuj dowolnie tekst oświadczenia.
• Możesz ustawić nagłówek, treść, odniesienia prawne i formuły zamykające zgodnie z potrzebami swojej placówki.

Krok 3 – Wprowadź zmienne

Poniżej edytora, w sekcji "Zmienne", znajdziesz szereg przycisków pogrupowanych według kategorii.

• Umieść kursor w miejscu tekstu, w którym chcesz wprowadzić dynamiczny element.
• Kliknij na przycisk żądanej zmiennej: w tekście zostanie wstawiony znacznik (na przykład {student.name} dla imienia studenta).
• W momencie generowania PDF, każdy znacznik zostanie automatycznie zastąpiony rzeczywistym danymi (studenta, właściciela, szkoły, danych osobowych lub zliczenia).

Pełna lista dostępnych zmiennych jest podana dalej w tym przewodniku.

Krok 4 – Sprawdź w podglądzie

Na górze panelu znajdują się dwa przyciski podglądu:

• Podgląd z Podpisem – pokazuje, jak będzie wyglądał dokument z podpisem.
• Podgląd z Pieczęcią – pokazuje, jak będzie wyglądał dokument z pieczęcią.

Użyj ich, aby sprawdzić układ i upewnić się, że zmienne są prawidłowo umiejscowione przed użyciem oświadczenia.

Krok 5 – Reset i zapis

• Przycisk "Reset" przywraca tekst do wersji domyślnej (przydatne, jeśli chcesz zacząć od standardowego modelu). Uwaga: zeruje niezapisane/nieposiadane personalizacje.
• Na końcu kliknij na "Zapisz" w prawym górnym rogu, aby zapisać dostosowany tekst.

Dostępne zmienne

Zmienne wprowadza się, klikając odpowiedni przycisk w sekcji Zmienne w Ustawieniach. Poniżej lista pogrupowana, jak pojawia się na ekranie.

Uczeń i Rodzic

Imię Ucznia, Nazwisko Ucznia, Numer Identyfikacji Podatkowej Ucznia, Miasto urodzenia, Data urodzenia, Sekcja Ucznia, Adres Ucznia, Kod pocztowy Ucznia, Miasto Ucznia, Imię Właściciela, Nazwisko Właściciela, Numer Identyfikacji Podatkowej Właściciela, PEC Właściciela, Kod SDI Właściciela, Adres Właściciela, Kod pocztowy Właściciela, Miasto Właściciela.

Dane ucznia pochodzą z karty ucznia; dane właściciela to dane osoby, na którą są wystawione dokumenty księgowe (sam uczeń lub członek rodziny).

Szkoła

Nazwa, Logo Szkoły, Adres, Kod pocztowy, Miasto, Województwo, Kraj, Pełny Adres, Numer Identyfikacji Podatkowej, PEC, Email, Telefon.

Dane Osobowe

Osoba Prawna, Nazwa firmy, Numer Identyfikacji Podatkowej, Numer Identyfikacji Podatkowej, Kod REA, Email, Adres, Kod pocztowy, Miasto, Województwo, Kraj, Pełny Adres.

Dane Osobowe to te wprowadzone w Administracja → Ustawienia → Dane Osobowe (te same używane do fakturowania).

Szczegóły

• Rok – wybrany rok odniesienia w momencie tworzenia.
• Data Krótka – data w formacie krótkim (np. dd/mm/yyyy).
• Data Rozszerzona – data w formacie rozszerzonym.
• Całkowita – całkowita kwota obliczona na podstawie wybranych dokumentów i wybranych opcji.
• Całkowita w słowach – całkowita kwota zapisana słownie.
• Podpis lub Pieczęć – miejsce, w którym stosowany jest podpis lub pieczęć (w zależności od wybranej opcji "Użyj pieczęci" w trakcie tworzenia).

Podsumowanie

CoGdzie się znajdujeWymagany profilUtworzenie oświadczenia dla studentaKarta studenta → sekcja Faktury → Utwórz Oświadczenie (PDF)KoordynatorDostosowanie tekstu i zmiennychAdministracja → Ustawienia → OświadczenieKoordynator

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę używać funkcji, jeśli nie wystawiam faktur z Easy.School? Nie. Oświadczenie oblicza kwoty na podstawie dokumentów księgowych stworzonych w systemie. Dlatego konieczne jest wystawianie faktur/paragonów z Easy.School.

Czy oświadczenie jest unikalne dla wszystkich uczniów, czy trzeba je zrobić dla każdego? Generuje się dla pojedynczego ucznia, z jego karty. Dostosowany tekst jest natomiast unikalny dla placówki i dotyczy wszystkich oświadczeń.

Jak wykluczyć pojedynczą fakturę z całkowitej kwoty? W oknie tworzenia, w sekcji "Dokumenty do uwzględnienia", odznacz znacznik w wierszu faktury, którą chcesz wykluczyć: jej kwota nie zostanie uwzględniona w całkowitej kwocie.

Jak zliczyć tylko opłatę i wykluczyć inne usługi (posiłki, materiały itp.)? Użyj filtru "Produkty" w oknie tworzenia i wybierz tylko produkt (lub produkty), które chcesz uwzględnić.

Jaka jest różnica między filtrem "Rok" a opcją "Tylko Zainkasowane"? Filtr Rok wybiera dokumenty na podstawie rocznika odniesienia. Opcja "Tylko Zainkasowane", jeśli aktywna, uwzględnia tylko płatności faktycznie zarejestrowane (zainkasowane) z datą mieszczącą się w wybranym roku, niezależnie od daty dokumentu.

Gdzie trafia kopia oświadczenia, jeśli aktywuję "Zapisz kopię w dokumentach"? Jest automatycznie archiwizowana w sekcji dokumentów studenta.

Jak uzyskać podpis lub pieczęć na dokumencie? Podpis jest umieszczany tam, gdzie znajduje się zmienna "Podpis lub Pieczęć". Aby użyć pieczęci zamiast podpisu, aktywuj opcję "Użyj pieczęci" w trakcie tworzenia. Możesz sprawdzić obie wersje za pomocą przycisków "Podgląd z Podpisem" i "Podgląd z Pieczęcią" w Ustawieniach.

Zmieniłem tekst przez pomyłkę: jak wrócić do standardowego modelu? W Ustawieniach Oświadczenia kliknij na "Reset", aby przywrócić domyślny tekst, a następnie kliknij na "Zapisz".

Do czego służy oświadczenie na poziomie podatkowym? Dokument potwierdza kwoty wpłacone przez rodzinę i jest zazwyczaj wykorzystywany przez rodzica do celów podatkowych. W kwestiach podatkowych zachęcamy rodziny do skonsultowania się z własnym księgowym lub CAF.

Aktualizowane na: 22/07/2026