Como criar e personalizar a Declaração das Taxas

Descrição da função

A Declaração das Taxas é um documento em PDF que certifica os valores que uma família pagou à instituição em um determinado ano. É gerada para o aluno individual a partir dos documentos contábeis (faturas, recibos, pro-forma) presentes em sua ficha e serve para ser entregue ao responsável, que geralmente a utiliza para fins fiscais (por exemplo, para a dedução das despesas de frequência).

Com a última atualização, a função foi aprimorada e agora permite:

• personalizar completamente o texto da declaração (com a inserção de variáveis dinâmicas);
• filtrar os produtos a serem incluídos na declaração (por exemplo, contabilizar apenas a taxa e excluir outros serviços);
• filtrar por estado de pagamento da fatura;
• excluir faturas individuais da contagem do valor total.

Nota: a Declaração das Taxas não substitui e não constitui uma consultoria fiscal. Para o uso do documento para fins de declaração de impostos, incentive as famílias a consultar seu contador ou CAF.

Pré-requisito importante

É possível utilizar esta função APENAS se você emitir as faturas / recibos com Easy.School.

A declaração calcula, de fato, os valores lendo-os dos documentos contábeis criados no sistema: se a faturação for gerenciada com outro programa, a função não terá dados para trabalhar.

Onde se encontra

A função é utilizada em duas áreas, ambas no lado do coordenador (menu azul):

• Criação da declaração: Ficha do aluno → seção Faturas → botão Criar Declaração (PDF)
• Personalização do texto: Administração → Configurações → Declaração

Parte 1 – Criar a declaração para um aluno

Passo 1 – Abrir a ficha do aluno

1. Acesse o sistema com uma conta coordenador.
2. No menu à esquerda, clique em "Alunos".
3. Localize o aluno desejado e clique em seu nome para abrir sua ficha.

Passo 2 – Abrir a seção Faturas

Na ficha do aluno, na parte superior, há um menu suspenso que permite navegar entre as várias seções da ficha.

• Selecione a seção "Faturas".
• Se a opção não estiver visível, clique na seta do menu suspenso (ao lado do ícone de aviso amarelo) para ver as outras seções e escolha "Faturas".

Passo 3 – Iniciar a criação

Na seção Faturas, no canto superior direito, você encontrará alguns botões (Voltar e alguns ícones em forma de documento).

• Clique no botão "Criar Declaração (PDF)" (ícone em forma de documento; o nome aparece como tooltip ao passar o mouse sobre ele).
• Uma janela de configuração da declaração será aberta.

Passo 4 – Definir os filtros

Na janela, você encontrará uma série de filtros que determinam quais documentos serão considerados. Preencha-os de cima para baixo:

• Ano (campo obrigatório, marcado com asterisco) Selecione o ano de referência da declaração. É o filtro principal: define o exercício dos documentos a serem contabilizados.
• Tipo de documento Configuração padrão: Todos. Permite considerar apenas um tipo de documento (por exemplo, apenas Faturas, apenas Recibos ou apenas Pro-forma).
• Produtos Configuração padrão: Todos os produtos. Permite incluir na contagem apenas determinados produtos (por exemplo, apenas a taxa, excluindo refeições, materiais ou outros serviços).
• Métodos de pagamento Configuração padrão: Todos os métodos de pagamento. Permite considerar apenas os documentos com um determinado método de pagamento (por exemplo, apenas transferência bancária ou apenas boleto bancário).
• Estado de Pagamento Configuração padrão: Todos. Permite filtrar os documentos com base em seu estado de pagamento (por exemplo, apenas aqueles já pagos ou apenas aqueles A Pagar).

Como funcionam os filtros: cada filtro restrige a lista de documentos que aparece na seção "Documentos a incluir" mais abaixo. Ao modificar um filtro, a lista se atualiza automaticamente.

Passo 5 – Selecionar os documentos a incluir

Abaixo dos filtros, a seção "Documentos a incluir" mostra a lista de documentos que correspondem aos filtros definidos. Para cada documento, são indicados:

• Data
• Número
• Tipo de documento
• Valor
• Estado de Pagamento
• Método de pagamento

À esquerda de cada linha, há uma caixa de seleção:

• A caixa no cabeçalho da tabela seleciona / deseleciona todos os documentos de uma vez.
• Desmarcando uma única linha, você exclui esse documento da contagem do valor total da declaração. É assim que você pode excluir uma fatura específica do total, mantendo todos os outros documentos contabilizados.

Passo 6 – Definir as opções finais

No fundo da janela, você encontrará três interruptores (desativados por padrão):

• Somente Recebido (pagamentos registrados com data do ano selecionado) Se ativo, na contagem são considerados apenas os pagamentos efetivamente registrados (recebidos) com data dentro do ano selecionado, independentemente da data do documento. Útil quando o valor a declarar deve corresponder ao que realmente foi pago pela família no ano.
• Usar carimbo Se ativo, no documento será aplicado o carimbo em vez da assinatura (no ponto onde está inserida a variável Assinatura ou Carimbo).
• Salvar cópia nos documentos Se ativo, uma cópia da declaração gerada é automaticamente arquivada na seção de documentos do aluno.

Dica: para obter uma declaração que mostre apenas os valores efetivamente pagos, defina o filtro Estado de Pagamento para documentos já pagos e/ou ative o interruptor Somente Recebido. Caso contrário, o total incluirá também eventuais documentos ainda não pagos (por exemplo, pro-forma "A Pagar").

Passo 7 – Gerar a declaração

Após definir filtros, seleção de documentos e opções, clique no botão verde na parte inferior para gerar a declaração em PDF.

O documento é produzido utilizando o texto personalizado (veja Parte 2) e traz o valor total calculado com base nos documentos selecionados e nas opções escolhidas.

Parte 2 – Personalizar o texto da declaração

O texto da declaração é único para a instituição e é definido uma única vez: será então utilizado para todas as declarações geradas a partir das fichas dos alunos.

Passo 1 – Abrir as configurações

1. No menu à esquerda (lado do coordenador), clique em "Administração" para expandir o submenu.
2. Clique em "Configurações".
3. Na parte superior, através do menu suspenso, selecione a opção "Declaração". Se não a vê, clique na seta do menu suspenso para visualizar as outras configurações e escolha "Declaração".

Passo 2 – Modificar o texto

No painel "Texto da Declaração Personalizado", você encontrará um editor de texto com barra de ferramentas de formatação (negrito, itálico, sublinhado, listas, alinhamento, tipo de fonte, etc.).

• Escreva e formate livremente o texto da declaração.
• Você pode definir cabeçalho, corpo, referências normativas e fórmulas de fechamento de acordo com as necessidades da sua instituição.

Passo 3 – Inserir as variáveis

Abaixo do editor, na seção "Variáveis", você encontrará uma série de botões agrupados por categoria.

• Posicione o cursor no ponto do texto onde deseja inserir um dado dinâmico.
• Clique no botão da variável desejada: no texto será inserido um placeholder (por exemplo, {student.name} para o nome do aluno).
• No momento da geração do PDF, cada placeholder é substituído automaticamente pelo dado real (do aluno, do responsável, da escola, do cadastro ou da contagem).

A lista completa das variáveis disponíveis é apresentada mais adiante neste guia.

Passo 4 – Verificar com a prévia

No topo do painel, há dois botões de prévia:

• Prévia com Assinatura – mostra como o documento aparecerá com a assinatura.
• Prévia com Carimbo – mostra como o documento aparecerá com o carimbo.

Use-os para verificar a formatação e garantir que as variáveis estejam posicionadas corretamente antes de usar a declaração.

Passo 5 – Reset e salvamento

• O botão "Reset" restaura o texto à versão padrão (útil se você quiser recomeçar a partir do modelo padrão). Atenção: zera as personalizações não salvas/que você não tem cópia.
• Ao final, clique em "Salvar" no canto superior direito para memorializar o texto personalizado.

As variáveis disponíveis

As variáveis são inseridas clicando no botão correspondente na seção Variáveis das Configurações. Abaixo está a lista agrupada como aparece na tela.

Aluno e Responsável

Nome do Aluno, Sobrenome do Aluno, CPF do Aluno, Cidade de Nascimento, Data de Nascimento, Seção do Aluno, Endereço do Aluno, CEP do Aluno, Cidade do Aluno, Nome do Responsável, Sobrenome do Responsável, CPF do Responsável, PEC do Responsável, Código SDI do Responsável, Endereço do Responsável, CEP do Responsável, Cidade do Responsável.

Os dados do aluno provêm da ficha do aluno; os dados do responsável são aqueles da pessoa a quem os documentos contábeis estão vinculados (o próprio aluno ou um familiar).

Escola

Nome, Logo da Escola, Endereço, CEP, Cidade, Estado, País, Endereço Completo, CNPJ, PEC, Email, Telefone.

Dados Cadastrais

Representante Legal, Razão Social, CPF, CNPJ, Código REA, Email, Endereço, CEP, Cidade, Estado, País, Endereço Completo.

Os Dados Cadastrais são aqueles inseridos em Administração → Configurações → Dados Cadastrais (os mesmos utilizados para faturamento).

Detalhes

• Ano – o ano de referência selecionado no momento da criação.
• Data Curta – a data em formato curto (ex. dd/mm/aaaa).
• Data Longa – a data em formato longo.
• Total – o valor total calculado com base nos documentos selecionados e nas opções escolhidas.
• Total por extenso – o valor total escrito por extenso.
• Assinatura ou Carimbo – o ponto onde é aplicada a assinatura ou o carimbo (com base na opção "Usar carimbo" escolhida na fase de criação).

Resumo

O queOnde se encontraPerfil requeridoCriar a declaração de um alunoFicha do aluno → seção Faturas → Criar Declaração (PDF)CoordenadorPersonalizar o texto e as variáveisAdministração → Configurações → DeclaraçãoCoordenador

Perguntas frequentes

Posso usar a função se não emitir as faturas com Easy.School? Não. A declaração calcula os valores a partir dos documentos contábeis criados no sistema. Portanto, é necessário emitir faturas / recibos com Easy.School.

A declaração é única para todos os alunos ou deve ser feita para cada um? Ela é gerada para cada aluno individualmente, a partir de sua ficha. O texto personalizado é, no entanto, único para a instituição e vale para todas as declarações.

Como excluo uma única fatura do total? Na janela de criação, na seção "Documentos a incluir", desmarque a caixa da linha da fatura que você deseja excluir: seu valor não será contabilizado no total.

Como contabilizo apenas a taxa e excluo os outros serviços (refeições, materiais, etc.)? Utilize o filtro "Produtos" na janela de criação e selecione apenas o produto (ou os produtos) que deseja incluir.

Qual é a diferença entre o filtro "Ano" e a opção "Somente Recebido"? O filtro Ano seleciona os documentos com base no exercício de referência. A opção "Somente Recebido", se ativada, considera apenas os pagamentos efetivamente registrados (recebidos) com data dentro do ano selecionado, independentemente da data do documento.

Onde vai a cópia da declaração se ativar "Salvar cópia nos documentos"? Ela é automaticamente arquivada na seção de documentos do aluno.

Como faço para ter a assinatura ou o carimbo no documento? A assinatura é inserida onde está a variável "Assinatura ou Carimbo". Para usar o carimbo em vez da assinatura, ative a opção "Usar carimbo" na fase de criação. Você pode verificar ambas as versões com os botões "Prévia com Assinatura" e "Prévia com Carimbo" nas Configurações.

Eu modifiquei o texto por engano: como volto ao modelo padrão? Nas Configurações da Declaração, clique em "Reset" para restaurar o texto padrão, e em seguida em "Salvar".

Para que serve a declaração a nível fiscal? O documento atesta os valores pagos pela família e é geralmente utilizado pelo responsável para fins fiscais. Para aspectos fiscais específicos, incentive as famílias a consultar seu contador ou CAF.

Actualizado em: 22/07/2026