Wie das Abandon-Alert funktioniert und wie man es konfiguriert

Was ist das Abandon-Alert

Das Abandon-Alert ist eine Automatisierung von Easy.School, die zu einer von der Einrichtung festgelegten Uhrzeit überprüft, welche Kinder weder eingetreten noch abwesend sind, und eine Benachrichtigung an ihre Eltern sendet.

Es dient dazu, Fälle zu erfassen, in denen ein Kind nicht zur Schule kommt, ohne dass die Familie die Abwesenheit mitgeteilt hat: eine Situation, die ein Missverständnis (wer es bringen sollte, hat es nicht getan) oder ein Vergessen verbergen kann.

Hinweis: Das Abandon-Alert meldet nicht die Kinder, die eingetreten sind, aber deren Austritt nicht registriert wurde. Es überprüft ausschließlich die fehlende Registrierung des Eintritts und der Abwesenheit.

Wie die Kontrolle funktioniert

Für jede Sektion wird eine Uhrzeit und die Wochentage festgelegt, an denen die Kontrolle stattfinden soll.

Zur festgelegten Uhrzeit führt das System für jede konfigurierte Sektion diese Überprüfungen in der Reihenfolge durch:

1. Überprüfen, ob es sich um einen Schließtag der Einrichtung handelt. Wenn der Tag als Schließtag gilt, stoppt die Kontrolle und es wird keine Benachrichtigung gesendet.
2. Überprüfen, ob mindestens ein Eintritt für mindestens ein Kind dieser Sektion registriert wurde. Diese Bedingung verhindert Fehlalarme: Wenn kein Kind der Sektion eingetreten ist, geht das System davon aus, dass die Sektion nicht in Betrieb ist und sendet keine Benachrichtigungen.
3. Wenn beide Bedingungen erfüllt sind, prüft das System alle Schüler der Sektion und identifiziert diejenigen, für die weder ein Eintritt noch eine Abwesenheit registriert ist.
4. Für jeden dieser Schüler wird eine Benachrichtigung an die Eltern gesendet.

Wer die Benachrichtigung erhält und wie

• Die Benachrichtigung wird ausschließlich an die Mutter und den Vater des Kindes gesendet. Sie wird nicht an andere Familienmitglieder, die mit dem Schülerprofil verbunden sind, oder an die Erzieher gesendet.
• Die Versandkanäle sind zwei:

  
  

• • E-Mail
  • Push-Benachrichtigung in der Easy Family-App, die nur ankommt, wenn der Elternteil die App installiert hat und die Benachrichtigungen aktiviert sind.
• Der Text der Nachricht ist standardisiert und nicht anpassbar. Er fordert den Elternteil auf, zu überprüfen, wo sich das Kind befindet, und die Bildungseinrichtung zu kontaktieren.

Wo es zu finden ist

Diese Einstellung befindet sich auf der Koordinatorenseite (blaues Menü):

Einstellungen → Automatisierungen

Wie man auf die Liste der Automatisierungen zugreift

Schritt 1 – Öffnen Sie den Abschnitt Automatisierungen

1. Greifen Sie mit einem Koordinator-Konto auf das Management-System zu und gehen Sie in die gewünschte Einrichtung.
2. Klicken Sie im blauen Menü auf der linken Seite auf "Einstellungen", um das Untermenü zu erweitern.
3. Klicken Sie im Untermenü auf "Automatisierungen".

Schritt 2 – Lesen Sie die Liste

Die Seite Automatisierungen öffnet sich mit der Liste aller für die Einrichtung konfigurierten Automatisierungen.

Oben auf der Seite wird in Rot die Warnung angezeigt:

"Änderungen sind ab dem folgenden Tag wirksam"

Über der Liste finden Sie zwei Suchwerkzeuge:

• Suchfeld: um eine Automatisierung nach Namen zu suchen.
• Dropdown-Menü "Typ": um die Liste nach Art der Automatisierung zu filtern.

Die Tabelle zeigt für jede Automatisierung die folgenden Spalten:

• Name – der Name, der der Automatisierung zugewiesen wurde.
• Typ – die Art (z.B. Abandon-Alert, Aktivität, Eintritt, Austritt, Snack, Mittagessen).
• Von – Startdatum der Gültigkeit.
• Bis – Enddatum der Gültigkeit.
• Aktiv – zeigt an, ob die Automatisierung aktiv ist (Ja) oder nicht.
• Detail – vorhanden für das Abandon-Alert: das Symbol in Form eines Auges öffnet die Historie der generierten Alarme.
• Ändern – das Symbol in Form eines Bleistifts öffnet die Automatisierung zur Bearbeitung.
• Duplizieren – das Symbol in Form von zwei überlappten Blättern erstellt eine Kopie der Automatisierung.
• Löschen – das Symbol in Form eines roten Mülleimers löscht die Automatisierung.

Am Ende der Tabelle finden Sie die Paginierungssteuerungen: Elemente pro Seite und die Pfeile, um zwischen den Seiten zu navigieren.

Wie man das Abandon-Alert erstellt oder ändert

Wichtig: Jede Einrichtung kann nur eine aktive Automatisierung vom Typ Abandon-Alert haben. Wenn in der Liste bereits eine Zeile mit Typ = Abandon-Alert vorhanden ist, ändern Sie diese, anstatt eine neue zu erstellen.

Schritt 1 – Öffnen Sie die Automatisierung

Wenn die Automatisierung bereits existiert: Klicken Sie auf das Symbol in Form eines Bleistifts in der Spalte Ändern in der Zeile des Abandon-Alerts. Der Bildschirm "Automatisierung ändern" öffnet sich.

Wenn Sie sie von Grund auf neu erstellen müssen: Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Neu" oben rechts. Der Bildschirm "Neue Automatisierung" öffnet sich.

Der Bildschirm besteht aus zwei Schritten, die oben angezeigt werden: 1. Parameter und 2. Sektionen.

Schritt 2 – Füllen Sie die Parameter aus

Im ersten Schritt füllen Sie die folgenden Felder aus:

• Name der Automatisierung (Pflichtfeld) Geben Sie einen Namen ein, der die Automatisierung identifiziert. Beispiel: Abandon-Alert
• Wählen Sie einen Typ (Pflichtfeld) Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie "Abandon-Alert".
• Von (Pflichtfeld) Datum, ab dem die Automatisierung gültig ist. Klicken Sie auf das Kalendersymbol rechts im Feld, um das Datum auszuwählen. Tipp: Setzen Sie das Startdatum des Schuljahres.
• Bis (Pflichtfeld) Datum, bis zu dem die Automatisierung gültig ist. Auch hier können Sie das Kalendersymbol verwenden. Tipp: Setzen Sie das Enddatum des Schuljahres. Denken Sie daran, es jedes Jahr zu aktualisieren, sonst funktioniert die Automatisierung nicht mehr.
• Aktiv Schalter, der die Automatisierung aktiviert oder deaktiviert. Wenn er grün mit Häkchen ist, ist die Automatisierung aktiv. Klicken Sie darauf, um sie zu deaktivieren.

Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Weiter" oben rechts.

Um abzubrechen und zur Liste zurückzukehren, klicken Sie auf die rote Schaltfläche "Zurück".

Schritt 3 – Konfigurieren Sie die Sektionen

Im zweiten Schritt wird die Tabelle mit allen Sektionen der Einrichtung angezeigt, mit den Spalten:

• Sektion – der Name der Sektion.
• Uhrzeit – die Uhrzeit und die Tage, an denen die Kontrolle für diese Sektion erfolgt. Wenn sie noch nicht konfiguriert ist, erscheint der Hinweis "Nicht eingestellt".
• Ändern – das Symbol in Form eines Bleistifts öffnet das Fenster zur Konfiguration der Uhrzeit.
• Löschen – das Symbol in Form eines roten Mülleimers entfernt die Zeitkonfiguration der Sektion, die dann wieder auf "Nicht eingestellt" zurückgesetzt wird.

Achtung: Sektionen, die auf "Nicht eingestellt" bleiben, sind von der Kontrolle ausgeschlossen. Für diese Sektionen wird kein Alarm generiert.

Um eine Sektion zu konfigurieren, klicken Sie auf das Symbol in Form eines Bleistifts in der entsprechenden Zeile.

Schritt 4 – Uhrzeit und Tage im Fenster "Generieren" einstellen

Ein Pop-up-Fenster mit dem Titel "Generieren" öffnet sich, mit:

• Beginn (Pflichtfeld) Die Uhrzeit, zu der die Kontrolle für diese Sektion stattfinden soll, im Format hh:mm. Sie können es direkt eingeben oder das Uhrsymbol rechts im Feld verwenden. Beispiel: 09:00
• Liste der Wochentage: Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag, Sonntag. Jeder Tag hat einen Schalter rechts:

  
  

• • grün mit Häkchen = die Kontrolle findet an diesem Tag statt;
  • rot mit X = die Kontrolle findet an diesem Tag nicht statt.

Klicken Sie auf die Schalter, um die Öffnungstage der Einrichtung zu aktivieren und die Schließtage zu deaktivieren.

Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Speichern", um zu bestätigen, oder auf "Abbrechen", um ohne Speichern zu schließen.

Sie kehren zur Tabelle der Sektionen zurück, wo die gerade konfigurierte Zeile die eingestellte Uhrzeit und die aktiven Tage anzeigt (in Schwarz die aktiven Tage, in Hellgrau die deaktivierten).

Wiederholen Sie den Vorgang für alle Sektionen, die Sie in die Kontrolle einbeziehen möchten.

Schritt 5 – Die Automatisierung speichern

Nachdem Sie alle gewünschten Sektionen konfiguriert haben, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Speichern" oben rechts.

Um zum Schritt der Parameter zurückzukehren, klicken Sie auf die rote Schaltfläche "Zurück".

Denken Sie daran: Änderungen an den Automatisierungen sind ab dem folgenden Tag wirksam. Wenn Sie das Abandon-Alert heute konfigurieren, beginnt es morgen zu funktionieren.

Wie man die Historie der gesendeten Alarme einsehen kann

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Automatisierungen.
2. Klicken Sie in der Zeile des Abandon-Alerts auf das Symbol in Form eines Auges in der Spalte Detail.

Die Seite Abandon-Alert öffnet sich, mit zwei Filtern oben:

• Schüler: Dropdown-Menü zum Filtern der Alarme für einen bestimmten Schüler.
• Datum: Feld mit Kalendersymbol zur Auswahl des Datums. Das Symbol "X" rechts setzt den Filter zurück.

Die Tabelle darunter zeigt die Spalten Datum, Uhrzeit, Schüler und Erwachsener.

Wenn für die festgelegten Filter kein Alarm generiert wurde, wird die Meldung "Keine Übereinstimmung" angezeigt.

Um zur Liste der Automatisierungen zurückzukehren, klicken Sie auf die rote Schaltfläche "Zurück" oben rechts.

Praktische Tipps

• Wählen Sie die Uhrzeit mit einem angemessenen Puffer. Die Kontrollzeit sollte nach Schließung der Eingangszeit festgelegt werden, mit einem angemessenen Puffer. Wenn Sie sie zu früh festlegen, riskieren Sie, die Eltern von Kindern zu alarmieren, die einfach verspätet sind.
• Unterschiedliche Zeiten für unterschiedliche Sektionen. Wenn die Sektionen unterschiedliche Eingangszeiten haben (z.B. Säuglinge und Große), legen Sie für jede eine Kontrollzeit fest, die mit ihrer Eingangszeit übereinstimmt.
• Aktualisieren Sie die Daten jedes Schuljahres. Wenn das Datum im Feld Bis vergangen ist, generiert die Automatisierung keine Alarme mehr, auch wenn der Schalter Aktiv grün ist.
• Überprüfen Sie, ob die Eltern die Benachrichtigungen aktiviert haben. Die E-Mail kommt immer an, die Push-Benachrichtigung nur, wenn der Elternteil die Easy Family-App installiert hat und die Benachrichtigungen aktiviert sind.

Zusammenfassung

EintragWertWo konfiguriertEinstellungen → Automatisierungen (Koordinatorenseite)Erforderliches ProfilKoordinatorArt der AutomatisierungAbandon-AlertGranularitätEine Konfiguration von Uhrzeit und Tagen für jede SektionAuslösebedingungKein Schließtag + mindestens ein registrierter Eintritt in der SektionWer wird gemeldet?Schüler ohne registrierten Eintritt und ohne AbwesenheitWer erhält die Benachrichtigung?Nur Mama und Papa des KindesKanäleE-Mail und Push-Benachrichtigung (Easy Family-App)Text der NachrichtStandard, nicht anpassbarInkrafttreten der ÄnderungenAm folgenden Tag nach dem Speichern

Häufig gestellte Fragen

Informiert das Abandon-Alert auch über Kinder, die am Ende des Tages noch nicht ausgegangen sind? Nein. Die Kontrolle betrifft ausschließlich die fehlende Registrierung des Eintritts und der Abwesenheit. Es überprüft keine Austritte.

Kann ich den Text der Nachricht, die an die Eltern gesendet wird, ändern? Nein, der Text ist standardisiert und nicht anpassbar.

Kommt die Benachrichtigung auch zu den Großeltern oder anderen Familienmitgliedern, die mit dem Schüler verbunden sind? Nein. Die Benachrichtigung wird ausschließlich an die Mutter und den Vater des Kindes gesendet.

Kann ich unterschiedliche Zeiten für jede Sektion festlegen? Ja. Die Uhrzeit und die Tage werden einzeln für jede Sektion konfiguriert.

Was passiert mit den Sektionen, die ich auf "Nicht eingestellt" lasse? Sie sind von der Kontrolle ausgeschlossen: Für diese Sektionen wird kein Alarm generiert.

Ich habe gerade die Automatisierung konfiguriert: Funktioniert sie schon ab heute? Nein. Änderungen an den Automatisierungen sind ab dem folgenden Tag wirksam.

Wenn kein Kind einer Sektion eingetreten ist, erhalten die Eltern der gesamten Sektion den Alarm? Nein. Wenn nicht mindestens ein Eintritt in der Sektion registriert ist, sendet das System keine Benachrichtigung für diese Sektion.

Wenn der Tag als Schließtag der Einrichtung festgelegt ist, wird der Alarm trotzdem ausgelöst? Nein. Das System überprüft zuerst, ob es sich um einen Schließtag handelt.

Was passiert, wenn ein Elternteil die Abwesenheit nach der Kontrollzeit mitteilt? Die Benachrichtigung wurde bereits gesendet. Das Alert erfasst die Situation zur festgelegten Uhrzeit.

Kann ich das Abandon-Alert vorübergehend deaktivieren, ohne es zu löschen? Ja. Öffnen Sie die Automatisierung zur Bearbeitung und deaktivieren Sie den Schalter Aktiv im Schritt Parameter, und speichern Sie dann. Die Deaktivierung wird am folgenden Tag wirksam.

Aktualisiert am: 14/09/2026