Kuinka Poistumisvaroitus toimii ja miten se konfiguroidaan

Mitkä ovat Poistumisvaroitus

Poistumisvaroitus on Easy.School:n automaatio, joka tiettynä ajankohtana tarkistaa, mitkä lapset eivät ole saapuneet eivätkä ole poissa, ja lähettää ilmoituksen heidän vanhemmilleen.

Se on tarkoitettu tunnistamaan tapaukset, joissa lapsi ei saavu kouluun ilman, että perhe on ilmoittanut poissaolosta: tilanne, joka voi piilottaa väärinkäsityksen (kuka piti viedä, ei vienyt) tai unohtamisen.

Huomautus: Poistumisvaroitus ei ilmoita lapsista, jotka ovat saapuneet, mutta joiden poistumista ei ole rekisteröity. Se tarkistaa vain saapumisen ja poissaolon rekisteröimättömyyden.

Kuinka tarkistus toimii

Jokaiselle osastolle asetetaan aika ja viikonpäivät, jolloin tarkistus on voimassa.

Tiettynä ajankohtana, jokaiselle määritellylle osastolle, järjestelmä suorittaa seuraavat tarkistukset järjestyksessä:

1. Tarkista, ettei se ole sulkemispäivä laitokselle. Jos päivä on sulkemispäivä, tarkistus pysähtyy eikä ilmoitusta lähetetä.
2. Tarkista, että ainakin yhden lapsen saapuminen on rekisteröity
3. Jos molemmat ehdot täyttyvät, järjestelmä tarkistaa kaikki osaston oppilaat ja tunnistaa ne, joiden saapumista tai poissaoloa ei ole rekisteröity.
4. Kullekin näistä oppilaista lähetetään ilmoitus vanhemmille.

Kuka saa ilmoituksen ja miten

• Ilmoitus lähetetään vain lapsen äidille ja isälle. Sitä ei lähetetä muille opiskelijatietoihin liittyville perheenjäsenille tai kasvattajille.
• Ilmoituskanavia on kaksi:

  
  

• • Sähköposti
  • Push-ilmoitus sovelluksessa Easy Family, joka saapuu vain, jos vanhempi on asentanut sovelluksen ja aktivoinut ilmoitukset.
• Viestin teksti on standardi eikä muokattavissa. Se kehottaa vanhempaa tarkistamaan, missä lapsi on, ja ottamaan yhteyttä koululaitokseen.

Missä se sijaitsee

Tämä asetus löytyy koordinaattorin puolelta (vaaleansininen valikko):

Asetukset → Automatisoinnit

Kuinka päästä automatisointiluetteloon

Vaihe 1 – Avaa Automatisoinnit-osio

1. Kirjaudu hallintajärjestelmään koordinaattori-tilillä ja siirry haluttuun laitokseen.
2. Vasemmassa vaaleansinisessä valikossa, napsauta "Asetukset" laajentaaksesi alavalikkoa.
3. Alavalikon kohteista napsauta "Automatisoinnit".

Vaihe 2 – Lue luettelo

Aukeaa Automatisoinnit-sivu, jossa on luettelo kaikista laitokselle määritellyistä automatisoinneista.

Sivun yläosassa, punaisella, on ilmoitus:

"Muutokset tulevat voimaan seuraavana päivänä"

Luettelon yläpuolella on kaksi hakutyökalua:

• "Hae"-kenttä: etsi automatisointia nimen perusteella.
• "Tyyppi"-pudotusvalikko: suodata luetteloa automatisoinnin tyypin mukaan.

Taulukossa on jokaiselle automatisoinnille seuraavat sarakkeet:

• Nimi – automatisoinnille annettu nimi.
• Tyyppi – tyyppi (esim. Poistumisvaroitus, Toiminta, Saapuminen, Poistuminen, Välipala, Lounas).
• Alkaen – voimassaolon alkamispäivämäärä.
• Astuu voimaan – voimassaolon päättymispäivämäärä.
• Aktivoitu – osoittaa, onko automatisointi aktiivinen (Kyllä) vai ei.
• Yksityiskohta – näkyy Poistumisvaroitukselle: silmä-kuvake avaa luettelon lähetetyistä varoituksista.
• Muokkaa – kynä-kuvake avaa automatisoinnin muokkausta varten.
• Kopioi – kaksi päällekkäistä paperia -kuvake luo kopion automatisoinnista.
• Poista – punainen roskakori -kuvake poistaa automatisoinnin.

Taulukon alareunassa on sivunumeroinnin hallintatyökalut: Elementit sivulla ja nuolet, joilla voit siirtyä sivujen välillä.

Kuinka luoda tai muokata Poistumisvaroitusta

Tärkeää: jokaisella laitoksella voi olla vain yksi aktiivinen Poistumisvaroitus -automaatio. Jos luettelossa on jo rivi, jossa on Tyyppi = Poistumisvaroitus, muokkaa sitä sen sijaan, että luot uuden.

Vaihe 1 – Avaa automatisointi

Jos automatisointi on jo olemassa: napsauta kynä-kuvaketta Muokkaa-sarakkeessa Poistumisvaroituksen rivillä. Aukeaa "Muokkaa Automatisointia" -näyttö.

Jos sinun on luotava se alusta alkaen: napsauta "+ Uusi" -painiketta oikeassa yläkulmassa. Aukeaa "Uusi Automatisointi" -näyttö.

Näyttö koostuu kahdesta vaiheesta, jotka on merkitty ylhäällä: 1. Parametrit ja 2. Osastot.

Vaihe 2 – Täytä Parametrit

Ensimmäisessä vaiheessa täytä seuraavat kentät:

• Automatisoinnin Nimi (pakollinen kenttä) Anna nimi, joka tunnistaa automatisoinnin. Esimerkki: Poistumisvaroitus
• Valitse tyyppi (pakollinen kenttä) Napsauta pudotusvalikkoa ja valitse "Poistumisvaroitus".
• Alkaen (pakollinen kenttä) Päivämäärä, josta lähtien automatisointi on voimassa. Napsauta kentän oikealla puolella olevaa kalenterikuvaketta valitaksesi päivämäärä. Vinkki: aseta koulukauden alkamispäivämäärä.
• Astuu voimaan (pakollinen kenttä) Päivämäärä, johon asti automatisointi on voimassa. Voit myös käyttää kalenterikuvaketta. Vinkki: aseta koulukauden päättymispäivämäärä. Muista päivittää se joka vuosi, muuten automatisointi lakkaa toimimasta.
• Aktivoitu Vaihde, joka aktivoi tai deaktivoituu automatisoinnin. Jos se on vihreä ja valintamerkillä, automatisointi on aktiivinen. Napsauta sitä poistaaksesi aktivoinnin.

Kun olet täyttänyt kentät, napsauta vihreää "Seuraava" -painiketta oikeassa yläkulmassa.

Peruutaaksesi ja palataksesi luetteloon, napsauta punaista "Takaisin" -painiketta.

Vaihe 3 – Määritä Osastot

Toisessa vaiheessa näytetään taulukko kaikista laitoksen osastoista, jossa on sarakkeet:

• Osasto – osaston nimi.
• Aika – aika ja päivät, jolloin tarkistus tapahtuu kyseiselle osastolle. Jos sitä ei ole vielä määritetty, näkyy teksti "Ei asetettu".
• Muokkaa – kynä-kuvake avaa aikamäärittelyikkunan.
• Poista – punainen roskakori -kuvake poistaa osaston aikamäärittelyn, joka palaa "Ei asetettu".

Huomio: osastot, jotka jäävät "Ei asetettu", on suljettu tarkistuksesta. Näille osastoille ei luoda mitään varoitusta.

Määrittääksesi osaston, napsauta kynä-kuvaketta vastaavalla rivillä.

Vaihe 4 – Aseta aika ja päivät "Generoi"-ikkunassa

Aukeaa ponnahdusikkuna, jonka otsikko on "Generoi", jossa on:

• Alku (pakollinen kenttä) Aika, jolloin tarkistuksen on tapahduttava kyseiselle osastolle, muodossa hh:mm. Voit kirjoittaa sen suoraan tai käyttää kentän oikealla puolella olevaa kellokuvaketta. Esimerkki: 09:00
• Viikonpäivien luettelo: Maanantai, Tiistai, Keskiviikko, Torstai, Perjantai, Lauantai, Sunnuntai. Jokaisella päivällä on oikealla puolella vaihde:

  
  

• • vihreä valintamerkillä = tarkistus tapahtuu sinä päivänä;
  • punainen risti = tarkistus ei tapahdu sinä päivänä.

Napsauta vaihteita aktivoidaksesi laitoksen aukiolopäivät ja poistaaksesi sulkemispäivät.

Napsauta vihreää "Tallenna" -painiketta vahvistaaksesi tai "Peruuta" sulkeaksesi ilman tallennusta.

Palaat osastojen taulukkoon, jossa juuri määritetty rivi näyttää asetetun ajan ja aktiiviset päivät (mustat aktiiviset päivät, vaaleanharmaat deaktivoidut päivät).

Toista toimenpide kaikille osastoille, jotka haluat sisällyttää tarkistukseen.

Vaihe 5 – Tallenna automatisointi

Kun olet määrittänyt kaikki haluamasi osastot, napsauta vihreää "Tallenna" -painiketta oikeassa yläkulmassa.

Palaaaksesi Parametrivaiheeseen, napsauta punaista "Takaisin" -painiketta.

Muista: muutokset automatisointeihin ovat voimassa seuraavana päivänä. Jos määrität Poistumisvaroituksen tänään, se alkaa toimia huomenna.

Kuinka tarkistaa lähetettyjen varoitusten historia

1. Siirry kohtaan Asetukset → Automatisoinnit.
2. Poistumisvaroituksen rivillä napsauta silmä-kuvaketta Yksityiskohta-sarakkeessa.

Aukeaa Poistumisvaroitus -sivu, jossa on kaksi suodinta ylhäällä:

• Oppilaat: pudotusvalikko suodattaa varoitukset tietylle oppilaalle.
• Päivämäärä: kenttä kalenterikuvakkeella päivämäärän valitsemiseksi. Oikealla oleva "X" -kuvake nollaa suodattimen.

Alapuolella oleva taulukko sisältää sarakkeet Päivämäärä, Aika, Oppilas ja Aikuinen.

Jos asetettujen suodattimien mukaan ei ole luotu mitään varoitusta, näkyy teksti "Ei vastaavuutta".

Palaaaksesi automatisointiluetteloon, napsauta punaista "Takaisin" -painiketta oikeassa yläkulmassa.

Käytännön vinkkejä

• Valitse aika riittävällä marginaalilla. Tarkistusaika on asetettava koulun sisäänkäynnin sulkemisen jälkeen, kohtuullisella marginaalilla. Jos asetat sen liian aikaisin, voit hälyttää vanhempia lapsista, jotka ovat vain myöhässä.
• Eri aikarajat eri osastoille. Jos osastoilla on erilaiset sisäänkäyntiajat (esim. vauvat ja isot lapset), aseta jokaiselle osastolle tarkistusaika, joka on johdonmukainen sen sisäänkäyntiajan kanssa.
• Päivitä päivämäärät joka kouluvuosi. Jos päivämäärä kentässä Astuu voimaan on mennyt, automatisointi ei enää luo varoituksia, vaikka Aktivoitu -vaihde on vihreä.
• Tarkista, että vanhemmilla on ilmoitukset aktiivisina. Sähköposti saapuu aina, push-ilmoitus vain, jos vanhemmalla on asennettuna Easy Family -sovellus ja ilmoitukset aktivoituna.

Yhteenveto

OtsikkoArvoMissä se konfiguroidaanAsetukset → Automatisoinnit (koordinaattorin puolella)Vaadittu profiiliKoordinaattoriAutomatisointityyppiPoistumisvaroitusGranulariteettiAikojen ja päivien konfigurointi jokaiselle osastolleLiipaisuehtoEi sulkemispäivä + vähintään yksi saapuminen rekisteröity osastolleKuka ilmoitetaanOppilaat ilman saapumista ja poissaoloa rekisteröitynäKuka saa ilmoituksenVain lapsen äiti ja isäKanavatSähköposti ja push-ilmoitus (Easy Family -sovellus)Viestin tekstiStandardi, ei muokattavissaMuutosten voimaantuloSeuraavana päivänä tallennuksesta

Usein kysytyt kysymykset

Ilmoittaako Poistumisvaroitus myös lapset, jotka eivät ole vielä poistuneet päivän lopussa? Ei. Tarkistus koskee vain saapumisen ja poissaolon rekisteröimättömyyttä. Se ei tarkista poistumisia.

Voinko muokata viestin tekstiä, joka lähetetään vanhemmille? Ei, teksti on standardi eikä muokattavissa.

Saako ilmoituksen myös isovanhemmat tai muut opiskelijaan liittyvät perheenjäsenet? Ei. Ilmoitus lähetetään vain lapsen äidille ja isälle.

Voinko asettaa eri aikarajat jokaiselle osastolle? Kyllä. Aika ja päivät määritellään erikseen jokaiselle osastolle.

Mitä tapahtuu osastoille, jotka jätän "Ei asetettu"? Ne on suljettu tarkistuksesta: näille osastoille ei luoda mitään varoitusta.

Olen juuri määrittänyt automatisoinnin: toimiiko se jo tänään? Ei. Muutokset automatisointeihin ovat voimassa seuraavana päivänä.

Jos kukaan osaston lapsista ei ole saapunut, saavatko koko osaston vanhemmat varoituksen? Ei. Jos osastolle ei ole rekisteröity vähintään yhtä saapumista, järjestelmä ei lähetä ilmoitusta kyseiselle osastolle.

Jos päivä on asetettu laitoksen sulkemiseksi, aktivoituuko varoitus silti? Ei. Järjestelmä tarkistaa ensin, ettei kyseessä ole sulkemispäivä.

Mitä tapahtuu, jos vanhempi ilmoittaa poissaolosta tarkistusaikojen jälkeen? Ilmoitus on jo lähetetty. Varoitus tallentaa tilanteen asetetussa ajassa.

Voinko tilapäisesti deaktivoida Poistumisvaroituksen ilman sen poistamista? Kyllä. Avaa automatisointi muokkaukseen ja deaktivoida Aktivoitu -vaihde Parametrivaiheessa, sitten tallenna. Deaktivoiminen tulee voimaan seuraavana päivänä.

Päivitetty: 14/09/2026