Hoe de Verklaring van Betalingen te maken en aan te passen

Functiebeschrijving

De Verklaring van Betalingen is een document in PDF dat de bedragen certificeert die een gezin aan de instelling heeft betaald in een bepaald jaar. Het wordt voor de individuele student gegenereerd op basis van de boekhouddocumenten (facturen, ontvangstbewijzen, pro-forma) die in zijn profiel staan en is bedoeld om aan de ouder/houder te worden overhandigd, die het meestal voor fiscale doeleinden gebruikt (bijvoorbeeld voor het aftrekken van studiekosten).

Met de laatste update is de functie verbeterd en kan nu:

• de tekst volledig aanpassen van de verklaring (met invoer van dynamische variabelen);
• de producten filteren die in de verklaring moeten worden opgenomen (bijvoorbeeld alleen de betaling tellen en andere diensten uitsluiten);
• filteren op betalingsstatus van de factuur;
• individuele facturen uitsluiten van de totale som.

Opmerking: de Verklaring van Betalingen vervangt geen en vormt geen fiscaal advies. Voor het gebruik van het document voor belastingaangiften, verzoek de gezinnen om contact op te nemen met hun accountant of belastingadviesbureau.

Belangrijke vereiste

U kunt deze functie ALLEEN gebruiken als u de facturen/ontvangstbewijzen met Easy.School uitgeeft.

De verklaring berekent namelijk de bedragen door deze te lezen uit de boekhouddocumenten die in het systeem zijn aangemaakt: als de facturering met een ander programma wordt beheerd, heeft de functie geen gegevens om mee te werken.

Waar te vinden

De functie wordt gebruikt in twee gebieden, beide aan de coördinatorzijde (lichtblauw menu):

• Creëren van de verklaring: Studentenprofiel → sectie Facturen → knop Creëer Verklaring (PDF)
• Tekst aanpassen: Administratie → Instellingen → Verklaring

Deel 1 – De verklaring voor een student maken

Stap 1 – Open het studentenprofiel

1. Log in op het systeem met een coördinatoraccount.
2. Klik in het linkermenu op "Studenten".
3. Zoek de gewenste student en klik op zijn naam om zijn profiel te openen.

Stap 2 – Open de sectie Facturen

In het studentenprofiel is er bovenaan een dropdownmenu waarmee u tussen de verschillende secties van het profiel kunt navigeren.

• Kies de sectie "Facturen".
• Als de optie nog niet zichtbaar is, klik dan op de pijl van het dropdownmenu (naast het gele waarschuwingsicoon) om de andere secties te zien en kies "Facturen".

Stap 3 – Start de creatie

In de sectie Facturen, rechtsboven, vindt u enkele knoppen (Terug en enkele documenticoontjes).

• Klik op de knop "Creëer Verklaring (PDF)" (documenticoon; de naam verschijnt als tooltip wanneer u er met de muis overheen gaat).
• Het venster voor de configuratie van de verklaring opent.

Stap 4 – Stel de filters in

In het venster vindt u een reeks filters die bepalen welke documenten in aanmerking komen. Vul ze van boven naar beneden in:

• Jaar (verplicht veld, gemarkeerd met een sterretje) Selecteer het referentiejaar van de verklaring. Dit is het belangrijkste filter: het definieert het jaar van de documenten die moeten worden geteld.
• Documenttype Standaardinstelling: Alle. Hiermee kunt u alleen één type document overwegen (bijvoorbeeld alleen Facturen, alleen Ontvangstbewijzen of alleen Pro-forma).
• Producten Standaardinstelling: Alle producten. Hiermee kunt u alleen bepaalde producten in de telling opnemen (bijvoorbeeld alleen de betaling, met uitsluiting van maaltijden, materialen of andere diensten).
• Betaalmethoden Standaardinstelling: Alle betaalmethoden. Hiermee kunt u alleen documenten met een bepaalde betaalmethode overwegen (bijvoorbeeld alleen bankoverschrijving of alleen bankafschrift).
• Betalingsstatus Standaardinstelling: Alle. Hiermee kunt u documenten filteren op basis van hun betalingsstatus (bijvoorbeeld alleen die al betaald zijn of alleen die Te Betalen zijn).

Hoe de filters werken: elk filter beperkt de lijst van documenten die verschijnt in de sectie "Documenten om op te nemen" verder naar beneden. Door een filter te wijzigen, wordt de lijst dienovereenkomstig bijgewerkt.

Stap 5 – Selecteer de documenten om op te nemen

"Documenten om op te nemen" de lijst van documenten die overeenkomen met de ingestelde filters. Voor elk document zijn de volgende gegevens aangegeven:

• Datum
• Nummer
• Documenttype
• Bedrag
• Betalingsstatus
• Betaalmethode

Links van elke regel is er een selectievakje:

• Het vakje in de tabelkop selecteert / deselecteert alle documenten in één keer.
• Door het vinkje bij een enkele regel te verwijderen, sluit u dat document uit van de totale som van de verklaring. Op deze manier kunt u een specifieke factuur uitsluiten van het totaal, terwijl alle andere documenten worden geteld.

Stap 6 – Stel de laatste opties in

Onder aan het venster vindt u drie schakelaars (standaard uitgeschakeld):

• Alleen Incasseren (betalingen geregistreerd met datum van het geselecteerde jaar) Als deze is ingeschakeld, worden in de telling alleen de betalingen die daadwerkelijk zijn geregistreerd (incasseren) met een datum binnen het geselecteerde jaar in aanmerking genomen, ongeacht de datum van het document. Handig wanneer het bedrag dat moet worden verklaard overeen moet komen met wat het gezin daadwerkelijk in dat jaar heeft betaald.
• Gebruik stempel Als deze is ingeschakeld, wordt op het document de stempel toegepast in plaats van de handtekening (op de plek waar de variabele Handtekening of Stempel is ingevoegd).
• Sla een kopie op in de documenten Als deze is ingeschakeld, wordt een kopie van de gegenereerde verklaring automatisch opgeslagen in de documentensectie van de student.

Tip: om een verklaring te krijgen die alleen de daadwerkelijk betaalde bedragen vermeldt, stelt u de filter Betalingsstatus in op de al betaalde documenten en/of schakelt u de schakelaar Alleen Incasseren in. Anders omvat het totaal ook eventuele documenten die nog niet zijn betaald (bijvoorbeeld pro-forma "Te Betalen").

Stap 7 – Genereer de verklaring

Na het instellen van filters, documentselectie en opties, klikt u op de groene knop onderaan om de verklaring in PDF te genereren.

Het document wordt geproduceerd met behulp van de aangepaste tekst (zie Deel 2) en vermeldt het totaalbedrag dat is berekend op basis van de geselecteerde documenten en de gekozen opties.

Deel 2 – De tekst van de verklaring aanpassen

De tekst van de verklaring is uniek voor de instelling en wordt slechts één keer ingesteld: deze zal vervolgens worden gebruikt voor alle verklaringen die uit de studentenprofielen worden gegenereerd.

Stap 1 – Open de instellingen

1. Klik in het linkermenu (coördinatorzijde) op "Administratie" om het submenu uit te breiden.
2. Klik op "Instellingen".
3. Bovenaan, via het dropdownmenu, selecteert u de optie "Verklaring". Als u deze niet ziet, klik dan op de pijl van het dropdownmenu om de andere instellingen te bekijken en kies "Verklaring".

Stap 2 – Wijzig de tekst

In het "Aangepaste Verklaringstekst" venster vindt u een teksteditor met een opmaakwerkbalk (vet, cursief, onderstreept, lijsten, uitlijning, lettertype, enz.).

• Schrijf en formatteer vrijelijk de tekst van de verklaring.
• U kunt kop, lichaam, wettelijke verwijzingen en afsluitformules instellen volgens de behoeften van uw instelling.

Stap 3 – Voeg de variabelen in

Onder de editor, in de sectie "Variabelen", vindt u een reeks knoppen gegroepeerd per categorie.

• Plaats de cursor op de plek in de tekst waar u een dynamische gegevens wilt invoegen.
• Klik op de knop van de gewenste variabele: in de tekst wordt een plaatsvervanger ingevoegd (bijvoorbeeld {student.name} voor de naam van de student).
• Bij het genereren van de PDF wordt elke plaatsvervanger automatisch vervangen door de werkelijke gegevens (van de student, de houder, de school, de registratie of de telling).

De volledige lijst van beschikbare variabelen wordt verderop in deze gids weergegeven.

Stap 4 – Controleer met de preview

Bovenaan in het venster zijn er twee previewknoppen:

• Preview met Handtekening – toont hoe het document eruit zal zien met de handtekening.
• Preview met Stempel – toont hoe het document eruit zal zien met de stempel.

Gebruik ze om de opmaak te controleren en te verifiëren dat de variabelen correct zijn geplaatst voordat u de verklaring gebruikt.

Stap 5 – Reset en opslaan

• De knop "Reset" brengt de tekst terug naar de standaardversie (handig als u wilt terugkeren naar het standaardmodel). Let op: dit reset niet-opgeslagen aanpassingen waarvan u geen kopie heeft.
• Als u klaar bent, klikt u op "Opslaan" rechtsboven om de aangepaste tekst op te slaan.

Beschikbare variabelen

De variabelen worden ingevoegd door op de bijbehorende knop in de sectie Variabelen van de Instellingen te klikken. Hieronder staat de lijst gegroepeerd zoals deze op het scherm verschijnt.

Student en Houder

Naam Student, Achternaam Student, BSN Student, Geboorteplaats, Geboortedatum, Sectie Student, Adres Student, Postcode Student, Stad Student, Naam Houder, Achternaam Houder, BSN Houder, PEC Houder, SDI-code Houder, Adres Houder, Postcode Houder, Stad Houder.

De gegevens van de student komen uit het studentenprofiel; de gegevens van de houder zijn die van de persoon aan wie de boekhouddocumenten zijn toegewezen (de student zelf of een familielid).

School

Naam, Schoollogo, Adres, Postcode, Stad, Provincie, Land, Volledig Adres, BTW-nummer, PEC, E-mail, Telefoon.

Persoonlijke Gegevens

Wettelijk Vertegenwoordiger, Handelsnaam, BSN, BTW-nummer, REA-code, E-mail, Adres, Postcode, Stad, Provincie, Land, Volledig Adres.

De Persoonlijke Gegevens zijn die ingevoerd in Administratie → Instellingen → Persoonlijke Gegevens (dezelfde die voor facturering worden gebruikt).

Details

• Jaar – het geselecteerde referentiejaar op het moment van creatie.
• Korte Datum – de datum in korte vorm (bijv. dd/mm/jjjj).
• Uitgebreide Datum – de datum in uitgebreide vorm.
• Totaal – het totale bedrag berekend op basis van de geselecteerde documenten en de gekozen opties.
• Totaal in woorden – het totale bedrag geschreven in woorden.
• Handtekening of Stempel – de plek waar de handtekening of de stempel wordt toegepast (afhankelijk van de gekozen optie "Gebruik stempel" tijdens de creatie).

Samenvatting

WatWaar te vindenVereist profielCreëer de verklaring van een studentStudentenprofiel → sectie Facturen → Creëer Verklaring (PDF)CoördinatorPas de tekst en variabelen aanAdministratie → Instellingen → VerklaringCoördinator

Veelgestelde vragen

Kan ik de functie gebruiken als ik de facturen niet met Easy.School uitgeef? Nee. De verklaring berekent de bedragen op basis van de boekhouddocumenten die in het systeem zijn aangemaakt. Het is dus noodzakelijk om facturen/ontvangstbewijzen met Easy.School uit te geven.

Is de verklaring uniek voor alle studenten of moet deze voor elke student worden gemaakt? Het wordt per individuele student gegenereerd, vanuit zijn profiel. De aangepaste tekst is echter uniek voor de instelling en geldt voor alle verklaringen.

Hoe sluit ik een enkele factuur uit van het totaal? In het creatievenster, in de sectie "Documenten om op te nemen", verwijder het vinkje van de regel van de factuur die u wilt uitsluiten: het bedrag zal niet worden geteld in het totaal.

Hoe tel ik alleen de betaling en sluit ik de andere diensten (maaltijden, materialen, enz.) uit? Gebruik de filter "Producten" in het creatievenster en selecteer alleen het product (of de producten) die u wilt opnemen.

Wat is het verschil tussen de filter "Jaar" en de optie "Alleen Incasseren"? De filter Jaar selecteert de documenten op basis van het referentiejaar. De optie "Alleen Incasseren", als ingeschakeld, beschouwt alleen de werkelijk geregistreerde betalingen (incasseren) met een datum binnen het geselecteerde jaar, ongeacht de datum van het document.

Waar eindigt de kopie van de verklaring als ik "Sla een kopie op in de documenten" inschakel? Het wordt automatisch opgeslagen in de documentensectie van de student.

Hoe krijg ik de handtekening of stempel op het document? De handtekening wordt ingevoegd waar de variabele "Handtekening of Stempel" aanwezig is. Om de stempel in plaats van de handtekening te gebruiken, schakelt u de optie "Gebruik stempel" in tijdens de creatie. U kunt beide versies controleren met de knoppen "Preview met Handtekening" en "Preview met Stempel" in de Instellingen.

Ik heb de tekst per ongeluk gewijzigd: hoe keer ik terug naar het standaardmodel? In de Instellingen van de Verklaring, klik op "Reset" om de standaardtekst te herstellen, en klik dan op "Opslaan".

Wat is het doel van de verklaring op fiscaal niveau? Het document bevestigt de bedragen die door het gezin zijn betaald en wordt doorgaans door de ouder voor fiscale doeleinden gebruikt. Voor specifieke fiscale aspecten, verzoek de gezinnen om contact op te nemen met hun accountant of belastingadviesbureau.

Bijgewerkt op: 22/07/2026