Hvordan fungerer Alert Abandonment og hvordan konfigurere det

Hva er Alert Abandonment

Alert Abandonment er en automatisering fra Easy.School som, på et fastsatt tidspunkt av institusjonen, sjekker hvilke barn som verken er registrert som innkommet eller fraværende, og sender en varsling til foreldrene deres.

Det brukes til å oppdage tilfeller der et barn ikke kommer til skolen uten at familien har meldt fravær: en situasjon som kan skjule en misforståelse (den som skulle følge barnet, gjorde det ikke) eller en glemsel.

Merk: Alert Abandonment rapporterer ikke barn som har kommet inn, men hvor utgangen ikke er registrert. Det sjekker utelukkende for manglende registrering av innkomst og fravær.

Hvordan fungerer kontrollen

For hver seksjon settes et tidspunkt og ukedager hvor kontrollen skal aktiveres.

På det fastsatte tidspunktet, for hver konfigurert seksjon, utfører systemet disse sjekkene i rekkefølge:

1. Sjekk at det ikke er en stengt dag for institusjonen. Hvis dagen er en stengt dag, stopper kontrollen og ingen varsling sendes.
2. Sjekk at det er registrert minst en innkomst for minst ett barn i den seksjonen. Denne betingelsen forhindrer falske alarmer: hvis ingen barn i seksjonen har kommet inn, antar systemet at seksjonen ikke er operativ og sender ingen varslinger.
3. Hvis begge betingelsene er oppfylt, undersøker systemet alle studentene i seksjonen og identifiserer de som ikke har registrert verken innkomst eller fravær.
4. For hver av disse studentene sender det en varsling til foreldrene.

Hvem mottar varslingen og hvordan

• Varslingen sendes utelukkende til mor og far til barnet. Den sendes ikke til andre familiemedlemmer knyttet til elevkortet, eller til lærerne.
• Sendekanaler er to:

  
  

• • E-post
  • Push-varsling på Easy Family-appen, som kun kommer hvis forelderen har installert appen og aktivert varslinger.
• Teksten i meldingen er standard og ikke tilpassbar. Den inviterer forelderen til å sjekke hvor barnet befinner seg og kontakte skolen.

Hvor finner man det

Denne innstillingen finnes på koordinatorens side (lyseblå meny):

Innstillinger → Automatiseringer

Hvordan få tilgang til listen over automatiseringer

Trinn 1 – Åpne seksjonen Automatiseringer

1. Logg inn på administrasjonen med en koordinator-konto og gå inn i ønsket institusjon.
2. I den lyseblå menyen til venstre, klikk på "Innstillinger" for å utvide undermenyen.
3. Blant alternativene i undermenyen, klikk på "Automatiseringer".

Trinn 2 – Les listen

Det åpnes en side med Automatiseringer, med listen over alle automatiseringene konfigurert for institusjonen.

Øverst på siden, i rødt, står advarselen:

"Endringer trer i kraft dagen etter"

Over listen finner du to søkeverktøy:

• "Søk"-felt: for å søke etter en automatisering etter navn.
• "Type"-nedtrekksmeny: for å filtrere listen etter type automatisering.

Tabellen viser, for hver automatisering, følgende kolonner:

• Navn – navnet tildelt automatiseringen.
• Type – typen (f.eks. Alert Abandonment, Aktivitet, Innkomst, Uttak, Matpause, Frokost).
• Fra – dato for når den trer i kraft.
• Til – dato for når den slutter å være gyldig.
• Aktiv – indikerer om automatiseringen er aktiv (Ja) eller ikke.
• Detalj – tilgjengelig for Alert Abandonment: ikonet i form av et øye åpner historikken over genererte varsler.
• Rediger – ikonet i form av en blyant åpner automatiseringen for redigering.
• Dupliser – ikonet i form av to overlappende ark lager en kopi av automatiseringen.
• Slett – ikonet i form av en rød søppelbøtte sletter automatiseringen.

Nederst i tabellen finner du pagineringskontrollene: Elementer per side og pilene for å navigere mellom sidene.

Hvordan opprette eller endre Alert Abandonment

Viktig: hver institusjon kan ha bare én aktiv automatisering av typen Alert Abandonment. Hvis det allerede finnes en rad i listen med Type = Alert Abandonment, endre den i stedet for å opprette en ny.

Trinn 1 – Åpne automatiseringen

Hvis automatiseringen allerede eksisterer: klikk på ikonet i form av en blyant i kolonnen Rediger, på raden for Alert Abandonment. Skjermen "Rediger Automatisering" åpnes.

Hvis du må opprette den fra bunnen av: klikk på knappen "+ Ny" øverst til høyre. Skjermen "Ny Automatisering" åpnes.

Skjermen består av to trinn, angitt øverst: 1. Parametere og 2. Seksjoner.

Trinn 2 – Fyll ut Parametrene

I det første trinnet fyller du ut følgende felt:

• Automatiseringsnavn (obligatorisk felt) Skriv inn et navn som identifiserer automatiseringen. Eksempel: Alert Abandonment
• Velg en type (obligatorisk felt) Klikk på nedtrekksmenyen og velg "Alert Abandonment".
• Fra (obligatorisk felt) Dato fra hvilken automatiseringen er gyldig. Klikk på kalenderikonet til høyre for feltet for å velge dato. Anbefaling: sett datoen for starten av skoleåret.
• Til (obligatorisk felt) Dato frem til hvilken automatiseringen er gyldig. Her kan du også bruke kalenderikonet. Anbefaling: sett datoen for slutten av skoleåret. Husk å oppdatere den hvert nye år, ellers vil automatiseringen slutte å fungere.
• Aktiv Toggle som aktiverer eller deaktiverer automatiseringen. Hvis den er grønn med hake, er automatiseringen aktiv. Klikk på den for å deaktivere.

Etter å ha fylt ut feltene, klikker du på den grønne knappen "Videre" øverst til høyre.

For å avbryte og gå tilbake til listen, klikk på den røde knappen "Tilbake".

Trinn 3 – Konfigurere Seksjonene

I det andre trinnet vises tabellen over alle seksjoner i institusjonen, med kolonnene:

• Seksjon – navnet på seksjonen.
• Tidspunkt – tidspunktet og dagene hvor kontrollen aktiveres for den seksjonen. Hvis det ikke er konfigurert ennå, vises teksten "Ikke Innstilt".
• Rediger – ikonet i form av en blyant åpner konfigurasjonsvinduet for tidspunktet.
• Slett – ikonet i form av en rød søppelbøtte fjerner tidskonfigurasjonen for seksjonen, som går tilbake til "Ikke Innstilt".

Vær oppmerksom: seksjoner som forblir på "Ikke Innstilt" er ekskludert fra kontrollen. For disse seksjonene vil det ikke bli generert noen varsler.

For å konfigurere en seksjon, klikk på ikonet i form av en blyant på den tilsvarende raden.

Trinn 4 – Angi tidspunkt og dager i vinduet "Generer"

Det åpnes et popup-vindu med tittelen "Generer", med:

• Start (obligatorisk felt) Tidspunktet for når kontrollen skal aktiveres for den seksjonen, i formatet hh:mm. Du kan skrive det direkte eller bruke klokkeikonet til høyre for feltet. Eksempel: 09:00
• Liste over ukedager: Mandag, Tirsdag, Onsdag, Torsdag, Fredag, Lørdag, Søndag. Hver dag har en toggle til høyre:

  
  

• • grønn med hake = kontrollen aktiveres den dagen;
  • rød med X = kontrollen aktiveres ikke den dagen.

Klikk på togglene for å aktivere åpningstidene for institusjonen og deaktivere stengte dager.

Klikk på den grønne knappen "Lagre" for å bekrefte, eller på "Avbryt" for å lukke uten å lagre.

Du vil bli ført tilbake til tabellen over seksjoner, hvor raden som nettopp ble konfigurert vil vise det angitte tidspunktet og aktive dager (i svart de aktive dagene, i lys grå de deaktiverte).

Gjenta prosessen for alle seksjoner du vil inkludere i kontrollen.

Trinn 5 – Lagre automatiseringen

Etter å ha konfigurert alle ønskede seksjoner, klikker du på den grønne knappen "Lagre" øverst til høyre.

For å gå tilbake til trinnet for Parametere, klikk på den røde knappen "Tilbake".

Husk: endringer i automatiseringene er operative fra dagen etter. Hvis du konfigurerer Alert Abandonment i dag, vil det begynne å fungere fra i morgen.

Hvordan se historikken over sendte varsler

1. Gå til Innstillinger → Automatiseringer.
2. På raden for Alert Abandonment, klikk på ikonet i form av et øye i kolonnen Detalj.

Det åpnes en side med Alert Abandonment, med to filtre øverst:

• Studenter: nedtrekksmeny for å filtrere varsler relatert til en spesifikk student.
• Dato: felt med kalenderikon for å velge dato. Ikonet "X" til høyre nullstiller filteret.

Tabellen under viser kolonnene Dato, Tidspunkt, Student og Voksen.

Hvis det ikke er generert noen varsler for de angitte filtrene, vises teksten "Ingen treff".

For å gå tilbake til listen over automatiseringer, klikk på den røde knappen "Tilbake" øverst til høyre.

Praktiske råd

• Velg tidspunkt med tilstrekkelig margin. Kontrolltidspunktet bør settes etter stengning av innkomsttiden, med en rimelig margin. Hvis du setter det for tidlig, risikerer du å varsle foreldrene til barn som bare er forsinket.
• Ulike tider for ulike seksjoner. Hvis seksjonene har forskjellige innkomsttider (for eksempel spedbarn og store barn), sett et kontrolltidspunkt som er konsistent med deres innkomsttider.
• Oppdater datoene hvert skoleår. Hvis datoen i feltet Til er passert, genererer ikke automatiseringen flere varsler selv om toggle Aktiv er grønn.
• Sjekk at foreldrene har aktive varslinger. E-posten kommer alltid, push-varslingen bare hvis forelderen har installert Easy Family-appen og aktivert varslinger.

Oppsummering

PostVerdiHvor konfigureres detInnstillinger → Automatiseringer (koordinatorens side)Påkrevd profilKoordinatorType automatiseringAlert AbandonmentGranularitetEn konfigurasjon av tidspunkt og dager for hver seksjonUtløsningsbetingelseIkke stengt dag + minst en registrert innkomst i seksjonenHvem rapporteresStudenter uten registrert innkomst og fraværHvem mottar varslingenBare mor og far til barnetKanalerE-post og push-varsling (Easy Family-app)MeldingstekstStandard, ikke tilpassbarIkrafttredelse av endringerFra dagen etter lagring

Ofte stilte spørsmål

Rapporterer Alert Abandonment også barn som ikke har gått ut på slutten av dagen? Nei. Kontrollene gjelder utelukkende for manglende registrering av innkomst og fravær. Den sjekker ikke utganger.

Kan jeg endre teksten i meldingen sendt til foreldrene? Nei, teksten er standard og ikke tilpassbar.

Kommer varslingen også til besteforeldre eller andre familiemedlemmer knyttet til studenten? Nei. Varslingen sendes utelukkende til mor og far til barnet.

Kan jeg sette forskjellige tider for hver seksjon? Ja. Tidspunkt og dager kan konfigureres individuelt for hver seksjon.

Hva skjer med seksjoner jeg lar stå på "Ikke Innstilt"? De er ekskludert fra kontrollen: for disse seksjonene vil det ikke bli generert noen varsler.

Jeg har nettopp konfigurert automatiseringen: fungerer den allerede fra i dag? Nei. Endringer i automatiseringene er operative fra dagen etter.

Hvis ingen barn i en seksjon har kommet inn, mottar foreldrene i hele seksjonen varslingen? Nei. Hvis det ikke er registrert minst en innkomst i seksjonen, sender systemet ingen varsling for den seksjonen.

Hvis dagen er satt som stengt for institusjonen, aktiveres varslingen uansett? Nei. Systemet sjekker først at det ikke er en stengt dag.

Hva skjer hvis en forelder melder fravær etter kontrolltidspunktet? Varslingen har allerede blitt sendt. Varslingen fanger opp situasjonen på det angitte tidspunktet.

Kan jeg midlertidig deaktivere Alert Abandonment uten å slette det? Ja. Åpne automatiseringen for redigering og deaktiver toggle Aktiv i Parametere-trinnet, og lagre deretter. Deaktiveringen vil være operativ fra dagen etter.

Oppdatert på: 14/09/2026