Hur fungerar Alert Abandon och hur man konfigurerar det

Vad är Alert Abandon

Alert Abandon är en automatisering från Easy.School som, vid en bestämd tid av institutionen, kontrollerar vilka barn som varken är registrerade som närvarande eller frånvarande och skickar en notifikation till deras föräldrar.

Det syftar till att fånga upp fall där ett barn inte kommer till skolan utan att familjen har meddelat frånvaron: en situation som kan dölja ett missförstånd (den som skulle följa med barnet gjorde det inte) eller en glömska.

Obs: Alert Abandon rapporterar inte barn som har kommit in men vars utgång inte har registrerats. Den kontrollerar uteslutande avsaknaden av registrering av ankomst och frånvaro.

Hur kontrollen fungerar

För varje sektion ställs en tid och veckodagar in då kontrollen ska aktiveras.

Vid den bestämda tiden, för varje konfigurerad sektion, utför systemet dessa kontroller i följd:

1. Kontrollera att det inte är en stängningsdag för institutionen. Om dagen är en stängningsdag, stoppas kontrollen och ingen notifikation skickas.
2. Kontrollera att minst en ankomst har registrerats för minst ett barn i den sektionen. Detta villkor förhindrar falska larm: om inget barn i sektionen har kommit in, antar systemet att sektionen inte är verksam och skickar inga notifikationer.
3. Om båda villkoren är uppfyllda, undersöker systemet alla studenter i sektionen och identifierar de för vilka varken ankomst eller frånvaro är registrerad.
4. För var och en av dessa studenter skickar en notifikation till föräldrarna.

Vem får notifikationen och hur

• Notifikationen skickas exklusivt till mamma och pappa till barnet. Den skickas inte till andra släktingar kopplade till studentens profil, inte heller till pedagoger.
• Det finns två sändningskanaler:

  
  

• • E-post
  • Push-notifikation på appen Easy Family, som bara kommer om föräldern har installerat appen och aktiverat notifikationer.
• Texten i meddelandet är standard och kan inte anpassas. Den uppmanar föräldern att kontrollera var deras barn befinner sig och att kontakta den skolans institution.

Var den finns

Denna inställning finns på koordinatorns sida (ljusblå meny):

Inställningar → Automatiseringar

Hur man får tillgång till listan över automatiseringar

Steg 1 – Öppna sektionen Automatiseringar

1. Logga in på systemet med ett koordinator-konto och gå in i den önskade enheten.
2. I den ljusblå menyn till vänster, klicka på "Inställningar" för att expandera undermenyn.
3. Bland undermenyns alternativ, klicka på "Automatiseringar".

Steg 2 – Läs listan

En sida med Automatiseringar öppnas, med listan över alla automatiseringar konfigurerade för enheten.

Överst på sidan, i röd text, står meddelandet:

"Ändringarna träder i kraft dagen efter"

Ovanför listan finns två sökverktyg:

• Sökfältet: för att söka efter en automatisering med namn.
• Dropdownmeny "Typ": för att filtrera listan efter typ av automatisering.

Tabellen visar, för varje automatisering, följande kolumner:

• Namn – namnet som tilldelats automatiseringen.
• Typ – typen (t.ex. Alert Abandon, Aktivitet, Ankomst, Utgång, Snack, Lunch).
• Från – startdatum för giltighet.
• Till – slutdatum för giltighet.
• Aktiv – indikerar om automatiseringen är aktiv (Ja) eller inte.
• Detalj – finns för Alert Abandon: ikonen i form av ett öga öppnar historiken över genererade larm.
• Ändra – ikonen i form av en penna öppnar automatiseringen för redigering.
• Duplicera – ikonen i form av två överlappande ark skapar en kopia av automatiseringen.
• Ta bort – ikonen i form av en röd papperskorg tar bort automatiseringen.

I botten av tabellen finns sidkontroller: Element per sida och pilar för att navigera mellan sidorna.

Hur man skapar eller ändrar Alert Abandon

Viktigt: varje enhet kan ha en enda aktiv automatisering av typen Alert Abandon. Om det redan finns en rad med Typ = Alert Abandon i listan, ändra den istället för att skapa en ny.

Steg 1 – Öppna automatiseringen

Om automatiseringen redan finns: klicka på ikonen i form av en penna i kolumnen Ändra, på raden för Alert Abandon. Skärmen "Ändra Automatisering" öppnas.

Om du måste skapa den från grunden: klicka på knappen "+ Ny" uppe till höger. Skärmen "Ny Automatisering" öppnas.

Skärmen består av två steg, angivna högst upp: 1. Parametrar och 2. Sektioner.

Steg 2 – Fyll i parametrarna

I det första steget fyller du i följande fält:

• Namn på automatisering (obligatoriskt fält) Ange ett namn som identifierar automatiseringen. Exempel: Alert Abandon
• Välj en typ (obligatoriskt fält) Klicka på dropdownmenyn och välj "Alert Abandon".
• Från (obligatoriskt fält) Datum från vilket automatiseringen är giltig. Klicka på kalenderikonen till höger om fältet för att välja datum. Tips: ställ in startdatum för skolåret.
• Till (obligatoriskt fält) Datum till vilket automatiseringen är giltig. Här kan du också använda kalenderikonen. Tips: ställ in slutdatum för skolåret. Kom ihåg att uppdatera det varje nytt år, annars slutar automatiseringen att fungera.
• Aktiv Växlare som aktiverar eller inaktiverar automatiseringen. Om den är grön med en bock, är automatiseringen aktiv. Klicka på den för att inaktivera den.

Efter att ha fyllt i fälten, klicka på den gröna knappen "Nästa" uppe till höger.

För att avbryta och återgå till listan, klicka på den röda knappen "Tillbaka".

Steg 3 – Konfigurera sektionerna

I det andra steget visas tabellen över alla sektioner av enheten, med kolumner:

• Sektion – namnet på sektionen.
• Tid – den tid och de dagar då kontrollen aktiveras för den sektionen. Om den ännu inte har konfigurerats, visas texten "Inte inställt".
• Ändra – ikonen i form av en penna öppnar fönstret för tidskonfiguration.
• Ta bort – ikonen i form av en röd papperskorg tar bort tidskonfigurationen för sektionen, som återgår till "Inte inställt".

Varning: sektioner som förblir på "Inte inställt" är uteslutna från kontrollen. För dessa sektioner kommer inget larm att genereras.

För att konfigurera en sektion, klicka på ikonen i form av en penna på motsvarande rad.

Steg 4 – Ställ in tid och dagar i fönstret "Generera"

En popup-fönster med titeln "Generera" öppnas, med:

• Start (obligatoriskt fält) Tiden då kontrollen ska aktiveras för den sektionen, i formatet hh:mm. Du kan skriva in det direkt eller använda klockikonen till höger om fältet. Exempel: 09:00
• Lista över veckodagar: Måndag, Tisdag, Onsdag, Torsdag, Fredag, Lördag, Söndag. Varje dag har en växlare till höger:

  
  

• • grön med en bock = kontrollen aktiveras den dagen;
  • röd med ett X = kontrollen aktiveras inte den dagen.

Klicka på växlarna för att aktivera öppningsdagarna för institutionen och inaktivera stängningsdagarna.

Klicka på den gröna knappen "Spara" för att bekräfta, eller på "Avbryt" för att stänga utan att spara.

Du återgår till tabellen över sektionerna, där den nyligen konfigurerade raden visar den inställda tiden och aktiva dagar (i svart aktiva dagar, i ljusgrå inaktiverade).

Upprepa processen för alla sektioner du vill inkludera i kontrollen.

Steg 5 – Spara automatiseringen

Efter att ha konfigurerat alla önskade sektioner, klicka på den gröna knappen "Spara" uppe till höger.

För att återgå till steget för parametrar, klicka på den röda knappen "Tillbaka".

Kom ihåg: ändringar i automatiseringarna är verksamma från dagen efter. Om du konfigurerar Alert Abandon idag, börjar det fungera från imorgon.

Hur man konsulterar historiken över skickade larm

1. Gå till Inställningar → Automatiseringar.
2. På raden för Alert Abandon, klicka på ikonen i form av ett öga i kolumnen Detalj.

En sida med Alert Abandon öppnas, med två filter högst upp:

• Studenter: dropdownmeny för att filtrera larm relaterade till en specifik student.
• Datum: fält med kalenderikon för att välja datum. Ikonen "X" till höger nollställer filtret.

Tabellen nedan visar kolumnerna Datum, Tid, Student och Vuxen.

Om inga larm har genererats för de inställda filtren, kommer texten "Inga träffar" att visas.

För att återgå till listan över automatiseringar, klicka på den röda knappen "Tillbaka" uppe till höger.

Praktiska råd

• Välj tiden med en lämplig marginal. Kontrolltiden bör sättas efter stängning av ankomsttiden, med en rimlig marginal. Om du ställer in den för tidigt, riskerar du att larma föräldrar till barn som helt enkelt är försenade.
• Olika tider för olika sektioner. Om sektionerna har olika ankomsttider (t.ex. spädbarn och stora barn), ställ in en kontrolltid för varje sektion som är i linje med deras ankomsttider.
• Uppdatera datumen varje skolår. Om datumet i fältet Till har passerat, genererar automatiseringen inga larm längre även om växlaren Aktiv är grön.
• Kontrollera att föräldrarna har aktiverat notifikationer. E-posten kommer alltid, push-notifikationen kommer bara om föräldern har appen Easy Family installerad och notifikationerna aktiverade.

Sammanfattning

PostVärdeVar den konfigurerasInställningar → Automatiseringar (koordinatorns sida)Profil som krävsKoordinatorTyp av automatiseringAlert AbandonGranularitetEn tids- och dagskonfiguration för varje sektionUtlösningsvillkorIngen stängningsdag + minst en registrerad ankomst i sektionenVem rapporterasStudenter utan registrerad ankomst och utan registrerad frånvaroVem får notifikationenEndast mamma och pappa till barnetKanalerE-post och push-notifikation (app Easy Family)Texten i meddelandetStandard, kan inte anpassasIkraftträdande av ändringarFrån dagen efter sparandet

Vanliga frågor

Rapporterar Alert Abandon också barn som inte har lämnat i slutet av dagen? Nej. Kontrolleringen handlar uteslutande om avsaknaden av registrering av ankomst och frånvaro. Den kontrollerar inte utgångar.

Kan jag ändra texten i meddelandet som skickas till föräldrarna? Nej, texten är standard och kan inte anpassas.

Kommer notifikationen även till mor- och farföräldrar eller andra släktingar kopplade till studenten? Nej. Notifikationen skickas uteslutande till mamma och pappa till barnet.

Kan jag ställa in olika tider för varje sektion? Ja. Tiden och dagarna konfigureras individuellt för varje sektion.

Vad händer med sektionerna som jag lämnar på "Inte inställt"? De utesluts från kontrollen: för dessa sektioner kommer inget larm att genereras.

Jag har just konfigurerat automatiseringen: fungerar den redan idag? Nej. Ändringar i automatiseringarna träder i kraft dagen efter.

Om inget barn i en sektion har kommit in, får föräldrarna i hela sektionen larmet? Nej. Om det inte finns registrerad ankomst för minst ett barn i sektionen, skickar systemet ingen notifikation för den sektionen.

Om dagen är inställd som stängning för institutionen, aktiveras larmet ändå? Nej. Systemet kontrollerar först att det inte är en stängningsdag.

Vad händer om en förälder meddelar frånvaro efter kontrolltiden? Notifikationen har redan skickats. Larmet speglar situationen vid den inställda tiden.

Kan jag tillfälligt inaktivera Alert Abandon utan att ta bort den? Ja. Öppna automatiseringen för redigering och inaktivera växlaren Aktiv i steget Parametrar, och spara sedan. Inaktiveringen träder i kraft dagen efter.

Uppdaterad den: 14/09/2026