Hur man skapar och anpassar avgiftsdeklarationen

Beskrivning av funktionen

Avgiftsdeklarationen är ett dokument i PDF som certifierar de belopp som en familj har betalat till institutionen under ett visst år. Det genereras för den enskilda eleven utifrån de bokföringsdokument (fakturor, kvitton, pro-forma) som finns i hennes profil och används för att överlämnas till föräldern/huvudpersonen, som vanligtvis använder den för skatteändamål (till exempel för avdrag av kostnader för närvaro).

Med den senaste uppdateringen har funktionen förbättrats och tillåter nu att:

• helt anpassa texten i deklarationen (genom att infoga dynamiska variabler);
• filtrera de produkter som ska inkluderas i deklarationen (till exempel räkna endast avgiften och exkludera andra tjänster);
• filtrera efter betalningsstatus för fakturan;
• exkludera enskilda fakturor från beräkningen av det totala beloppet.

Obs: Avgiftsdeklarationen ersätter inte och utgör inte skatterådgivning. För användning av dokumentet för inkomstdeklaration, uppmanar vi familjer att rådfråga sin revisor eller CAF.

Viktig förutsättning

Denna funktion kan användas ENDAST om ni utfärdar fakturor/kvitton med Easy.School.

Deklarationen beräknar faktiskt beloppen genom att läsa dem från de bokföringsdokument som skapats i systemet: om faktureringen hanteras med ett annat program har funktionen inga data att arbeta med.

Var den finns

Funktionen används på två områden, båda på koordinatorns sida (ljusblå meny):

• Skapa deklarationen: Elevens profil → avsnitt Fakturor → knapp Skapa Deklaration (PDF)
• Anpassa texten: Administration → Inställningar → Deklaration

Del 1 – Skapa deklarationen för en elev

Steg 1 – Öppna elevens profil

1. Logga in på systemet med ett koordinator konto.
2. I menyn till vänster klickar du på "Elever".
3. Hitta den önskade eleven och klicka på hennes namn för att öppna profilen.

Steg 2 – Öppna avsnittet Fakturor

I elevens profil finns det en rullgardinsmeny högst upp som gör det möjligt att navigera mellan de olika sektionerna i profilen.

• Välj avsnittet "Fakturor".
• Om alternativet inte redan visas, klicka på pilen i rullgardinsmenyn (bredvid den gula varningsikonen) för att se de andra sektionerna och välj "Fakturor".

Steg 3 – Starta skapandet

I avsnittet Fakturor, i övre högra hörnet, hittar du några knappar (Tillbaka och några dokumentikoner).

• Klicka på knappen "Skapa Deklaration (PDF)" (dokumentikonen; namnet visas som tooltip när du för musen över den).
• Ett fönster för konfiguration av deklarationen öppnas.

Steg 4 – Ställ in filtren

I fönstret finns en serie filter som avgör vilka dokument som kommer att beaktas. Fyll i dem uppifrån och ner:

• År (obligatoriskt fält, markerat med asterisk) Välj det referensår som deklarationen avser. Det är det huvudsakliga filtret: det definierar det år som dokumenten ska räknas för.
• Dokumenttyp Standardinställning: Alla. Tillåter att endast en typ av dokument beaktas (till exempel endast Fakturor, endast Kvitton eller endast Pro-forma).
• Produkter Standardinställning: Alla produkter. Tillåter att endast vissa produkter inkluderas i beräkningen (till exempel endast avgiften, exklusive måltider, material eller andra tjänster).
• Betalningsmetoder Standardinställning: Alla betalningsmetoder. Tillåter att endast dokument med en viss betalningsmetod beaktas (till exempel endast banköverföring eller endast bankgiro).
• Betalningsstatus Standardinställning: Alla. Tillåter att filtrera dokument baserat på deras betalningsstatus (till exempel endast de som redan är betalda eller endast de som ska betalas).

Så här fungerar filtren: varje filter snävar in listan över dokument som visas i avsnittet "Dokument att inkludera" längre ner. Genom att ändra ett filter uppdateras listan i enlighet med detta.

Steg 5 – Välj dokument att inkludera

Under filtren visar avsnittet "Dokument att inkludera" listan över dokument som motsvarar de inställda filtren. För varje dokument anges:

• Datum
• Nummer
• Dokumenttyp
• Belopp
• Betalningsstatus
• Betalningsmetod

Till vänster om varje rad finns en checkbox:

• Checkboxen i tabellens rubrik väljer/avmarkerar alla dokument på en gång.
• Genom att ta bort markeringen från en enskild rad exkluderar du det dokumentet från den totala beräkningen av deklarationens belopp. Så här kan du exkludera en specifik faktura från totalen, medan alla andra dokument räknas med.

Steg 6 – Ställ in slutalternativen

I botten av fönstret finns tre omkopplare (som standard avstängda):

• Endast Inbetald (registrerade betalningar med datum för det valda året) Om aktiverad, beaktas endast de betalningar som faktiskt registrerats (inkasserats) med datum inom det valda året, oavsett dokumentets datum. Användbart när det belopp som ska deklareras måste motsvara vad som faktiskt betalats av familjen under året.
• Använd stämpel Om aktiverad, kommer dokumentet att tillämpa stämpeln istället för signaturen (på den plats där variabeln Signatur eller Stämpel är införd).
• Spara kopia i dokumenten Om aktiverad, arkiveras en kopi av den genererade deklarationen automatiskt i elevens dokumentavsnitt.

Tips: för att få en deklaration som endast visar de belopp som faktiskt betalats, ställ in filtret Betalningsstatus på redan betalda dokument och/eller aktivera omkopplaren Endast Inbetald. Annars inkluderar totalen även eventuella dokument som ännu inte har betalats (till exempel pro-forma "Ska Betalas").

Steg 7 – Generera deklarationen

Efter att ha ställt in filter, valt dokument och alternativ, klicka på den gröna knappen längst ner för att generera deklarationen i PDF.

Dokumentet produceras med hjälp av anpassad text (se Del 2) och visar det totala beloppet beräknat utifrån de valda dokumenten och de valda alternativen.

Del 2 – Anpassa texten i deklarationen

Texten i deklarationen är unik för institutionen och ställs in en gång: den kommer sedan att användas för alla deklarationer som genereras från elevprofiler.

Steg 1 – Öppna inställningarna

1. I menyn till vänster (koordinatorns sida) klicka på "Administration" för att expandera undermenyn.
2. Klicka på "Inställningar".
3. Högst upp, via rullgardinsmenyn, välj alternativet "Deklaration". Om du inte ser det, klicka på pilen i rullgardinsmenyn för att visa de andra inställningarna och välj "Deklaration".

Steg 2 – Ändra texten

I rutan "Anpassad Deklarationstext" finns en textredigerare med ett formateringsverktygsfält (fetstil, kursiv, understrykning, listor, justering, teckensnittstyp, etc.).

• Skriv och formatera fritt texten i deklarationen.
• Du kan ställa in rubrik, brödtext, lagreferenser och avslutningsformler enligt din institutions behov.

Steg 3 – Infoga variabler

Under redigeraren, i avsnittet "Variabler", finns en serie knappar grupperade efter kategori.

• Placera markören på den plats i texten där du vill infoga en dynamisk data.
• Klicka på knappen för den önskade variabeln: en platshållare (till exempel {student.name} för elevens namn) kommer att infogas i texten.
• Vid genereringen av PDF kommer varje platshållare automatiskt att ersättas med den verkliga datan (från eleven, huvudpersonen, skolan, registret eller beräkningen).

Den fullständiga listan över tillgängliga variabler finns längre fram i denna guide.

Steg 4 – Kontrollera med förhandsgranskningen

Högst upp i rutan finns två förhandsgranskningsknappar:

• Förhandsgranskning med Signatur – visar hur dokumentet kommer att se ut med signatur.
• Förhandsgranskning med Stämpel – visar hur dokumentet kommer att se ut med stämpel.

Använd dem för att kontrollera layouten och se till att variablerna är korrekt placerade innan du använder deklarationen.

Steg 5 – Återställ och spara

• Knapparna "Återställ" återställer texten till standardversionen (användbart om du vill börja om från standardmodellen). Observera: återställer osparade anpassningar.
• När du är klar, klicka på "Spara" högst upp till höger för att spara den anpassade texten.

De tillgängliga variablerna

Variablerna infogas genom att klicka på motsvarande knapp i avsnittet Variabler i Inställningarna. Nedan följer listan grupperad som den visas på skärmen.

Elev och Förälder

Namn Elev, Efternamn Elev, Personnummer Elev, Födelseort, Födelsedatum, Elevens Sektion, Elevens Adress, Postnummer Elev, Stad Elev, Namn Huvudperson, Efternamn Huvudperson, Personnummer Huvudperson, PEC Huvudperson, SDI Kod Huvudperson, Adress Huvudperson, Postnummer Huvudperson, Stad Huvudperson.

Data om eleven kommer från elevens profil; data om huvudpersonen är de som tillhör den person som dokumenten är utfärdade till (eleven själv eller en familjemedlem).

Skola

Namn, Skolans Logotyp, Adress, Postnummer, Stad, Län, Land, Fullständig Adress, Momsregistreringsnummer, PEC, E-post, Telefon.

Personuppgifter

Laglig Representant, Företagsnamn, Personnummer, Momsregistreringsnummer, REA Kod, E-post, Adress, Postnummer, Stad, Län, Land, Fullständig Adress.

Personuppgifter är de som anges i Administration → Inställningar → Personuppgifter (de samma som används för fakturering).

Detaljer

• År – det referensår som valdes vid skapandet.
• Kort datum – datumet i kort format (t.ex. dd/mm/yyyy).
• Långt datum – datumet i långt format.
• Totalt – det totala beloppet beräknat utifrån de valda dokumenten och de valda alternativen.
• Totalt i bokstäver – det totala beloppet skrivet i bokstäver.
• Signatur eller Stämpel – platsen där signaturen eller stämpeln tillämpas (baserat på alternativet "Använd stämpel" valt vid skapandet).

Sammanfattning

VadVar den finnsKrävd profilSkapa deklarationen för en elevElevens profil → avsnitt Fakturor → Skapa Deklaration (PDF)KoordinatorAnpassa texten och variablernaAdministration → Inställningar → DeklarationKoordinator

Vanliga frågor

Kan jag använda funktionen om jag inte utfärdar fakturor med Easy.School? Nej. Deklarationen beräknar beloppen utifrån de bokföringsdokument som skapats i systemet. Det är därför nödvändigt att utfärda fakturor/kvitton med Easy.School.

Är deklarationen unik för alla elever eller måste den göras för var och en? Den genereras för varje enskild elev, från hennes profil. Den anpassade texten är dock unik för institutionen och gäller för alla deklarationer.

Hur exkluderar jag en enskild faktura från totalen? I skapelsefönstret, i avsnittet "Dokument att inkludera", ta bort markeringen från raden för den faktura du vill exkludera: dess belopp kommer inte att räknas med i totalen.

Hur räknar jag endast avgiften och exkluderar andra tjänster (måltider, material, etc.)? Använd filtret "Produkter" i skapelsefönstret och välj endast den produkt (eller de produkter) som du vill inkludera.

Vad är skillnaden mellan filtret "År" och alternativet "Endast Inbetald"? Filtret År väljer dokument baserat på referensåret. Alternativet "Endast Inbetald", om aktiverat, beaktar endast de betalningar som faktiskt registrerats (inkasserats) med datum inom det valda året, oavsett dokumentets datum.

Var hamnar kopian av deklarationen om jag aktiverar "Spara kopia i dokumenten"? Den arkiveras automatiskt i elevens dokumentavsnitt.

Hur får jag signaturen eller stämpeln på dokumentet? Signaturen infogas där variabeln "Signatur eller Stämpel" finns. För att använda stämpeln istället för signaturen, aktivera alternativet "Använd stämpel" vid skapandet. Du kan kontrollera båda versionerna med knapparna "Förhandsgranskning med Signatur" och "Förhandsgranskning med Stämpel" i Inställningarna.

Jag har av misstag ändrat texten: hur återgår jag till standardmodellen? I inställningarna för deklarationen, klicka på "Återställ" för att återställa texten till standardversionen, och klicka sedan på "Spara".

Vad är deklarationens syfte ur skattesynpunkt? Dokumentet bekräftar de belopp som betalats av familjen och används vanligtvis av föräldern för skatteändamål. För specifika skattefrågor, uppmanar vi familjer att rådfråga sin revisor eller CAF.

Uppdaterad den: 22/07/2026