Hoe de Alert Abandon werkt en hoe deze in te stellen

Wat is de Alert Abandon

De Alert Abandon is een automatisering van Easy.School die, op een door de instelling vastgesteld tijdstip, controleert welke kinderen niet zijn binnengekomen of afwezig zijn en stuurt een melding naar hun ouders.

Het is bedoeld om gevallen te onderscheppen waarin een kind niet op school aankomt zonder dat de familie de afwezigheid heeft gemeld: een situatie die een misverstand kan verbergen (degene die het kind moest begeleiden heeft dit niet gedaan) of een vergetelheid.

Opmerking: de Alert Abandon meldt niet de kinderen die zijn binnengekomen maar waarvan de uitgang niet is geregistreerd. Het controleert uitsluitend de niet-geregistreerde binnenkomst en afwezigheid.

Hoe de controle werkt

Voor elke sectie wordt een tijd en de dagen van de week ingesteld waarop de controle moet plaatsvinden.

Op het vastgestelde tijdstip voert het systeem voor elke geconfigureerde sectie deze controles opeenvolgend uit:

1. Controleer of het geen sluitingsdag van de instelling is. Als de dag een sluitingsdag blijkt te zijn, stopt de controle en wordt er geen melding verzonden.
2. Controleer of er minstens één binnenkomst is geregistreerd voor minstens één kind in die sectie. Deze voorwaarde voorkomt valse alarmen: als er geen enkel kind in de sectie is binnengekomen, gaat het systeem ervan uit dat de sectie niet operationeel is en worden er geen meldingen verzonden.
3. Als aan beide voorwaarden is voldaan, onderzoekt het systeem alle studenten van de sectie en identificeert degenen waarvoor noch een binnenkomst noch een afwezigheid is geregistreerd.
4. Voor elk van deze studenten stuurt het een melding naar de ouders.

Wie ontvangt de melding en hoe

• De melding wordt uitsluitend naar de moeder en de vader van het kind gestuurd. Het wordt niet verzonden naar andere familieleden die aan het studentenprofiel zijn gekoppeld, noch naar de opvoeders.
• De verzendkanalen zijn twee:

  
  

• • Email
  • Pushmelding in de Easy Family app, die alleen aankomt als de ouder de app heeft geïnstalleerd en de meldingen heeft ingeschakeld.
• De tekst van het bericht is standaard en niet aanpasbaar. Het nodigt de ouder uit om te controleren waar het kind zich bevindt en om contact op te nemen met de school.

Waar het te vinden is

Deze instelling bevindt zich aan de coördinatorzijde (lichtblauw menu):

Instellingen → Automatiseringen

Hoe toegang te krijgen tot de lijst met automatiseringen

Stap 1 – Open de sectie Automatiseringen

1. Log in op het beheersysteem met een coördinator account en ga naar de gewenste locatie.
2. Klik in het lichtblauwe menu aan de linkerkant op "Instellingen" om het submenu uit te vouwen.
3. Klik op "Automatiseringen" in de submenu-items.

Stap 2 – Lees de lijst

De pagina Automatiseringen opent, met de lijst van alle automatiseringen die voor de locatie zijn geconfigureerd.

Onderaan de pagina staat in het rood de waarschuwing:

"Wijzigingen zijn van kracht vanaf de volgende dag"

Boven de lijst vindt u twee zoektools:

• Zoekveld: om een automatisering op naam te zoeken.
• Dropdownmenu "Type": om de lijst te filteren op type automatisering.

De tabel toont voor elke automatisering de volgende kolommen:

• Naam – de naam die aan de automatisering is toegewezen.
• Type – het type (bijv. Alert Abandon, Activiteit, Binnenkomst, Uitgang, Tussendoortje, Lunch).
• Van – startdatum van geldigheid.
• Tot – einddatum van geldigheid.
• Actief – geeft aan of de automatisering actief is (Ja) of niet.
• Detail – aanwezig voor de Alert Abandon: het pictogram in de vorm van een oog opent de geschiedenis van de gegenereerde alerts.
• Bewerken – het pictogram in de vorm van een potlood opent de automatisering voor bewerking.
• Dupliceren – het pictogram in de vorm van twee overlappende vellen maakt een kopie van de automatisering.
• Verwijderen – het pictogram in de vorm van een rode prullenbak verwijdert de automatisering.

Onderaan de tabel vindt u de pagineringselementen: Elementen per pagina en de pijlen om tussen de pagina's te navigeren.

Hoe de Alert Abandon te maken of te wijzigen

Belangrijk: elke locatie kan slechts één actieve automatisering van het type Alert Abandon hebben. Als er al een regel in de lijst staat met Type = Alert Abandon, wijzig die dan in plaats van een nieuwe te maken.

Stap 1 – Open de automatisering

Als de automatisering al bestaat: klik op het pictogram in de vorm van een potlood in de kolom Bewerken, op de regel van de Alert Abandon. Het scherm "Automatisering Bewerken" opent.

Als u deze vanaf nul moet maken: klik op de knop "+ Nieuw" rechtsboven. Het scherm "Nieuwe Automatisering" opent.

Het scherm bestaat uit twee stappen, aangegeven bovenaan: 1. Parameters en 2. Secties.

Stap 2 – Vul de Parameters in

Vul in de eerste stap de volgende velden in:

• Naam Automatisering (verplicht veld) Vul een naam in die de automatisering identificeert. Voorbeeld: Alert Abandon
• Selecteer een type (verplicht veld) Klik op het dropdownmenu en selecteer "Alert Abandon".
• Van (verplicht veld) Datum vanaf wanneer de automatisering geldig is. Klik op het pictogram in de vorm van een kalender rechts van het veld om de datum te selecteren. Tip: stel de startdatum van het schooljaar in.
• Tot (verplicht veld) Datum tot wanneer de automatisering geldig is. Ook hier kunt u het pictogram in de vorm van een kalender gebruiken. Tip: stel de einddatum van het schooljaar in. Vergeet niet deze elk nieuw jaar bij te werken, anders stopt de automatisering met werken.
• Actief Schakelaar die de automatisering in- of uitschakelt. Als het groen met een vinkje is, is de automatisering actief. Klik erop om het uit te schakelen.

Na het invullen van de velden, klik op de groene knop "Volgende" rechtsboven.

Om te annuleren en terug te keren naar de lijst, klik op de rode knop "Terug".

Stap 3 – Configureer de Secties

In de tweede stap wordt de tabel van alle secties van de locatie weergegeven, met de kolommen:

• Sectie – de naam van de sectie.
• Tijd – de tijd en de dagen waarop de controle voor die sectie plaatsvindt. Als het nog niet is geconfigureerd, verschijnt de tekst "Niet Ingesteld".
• Bewerken – het pictogram in de vorm van een potlood opent het venster voor het configureren van de tijd.
• Verwijderen – het pictogram in de vorm van een rode prullenbak verwijdert de tijdconfiguratie van de sectie, die terugkeert naar "Niet Ingesteld".

Let op: secties die op "Niet Ingesteld" blijven, zijn uitgesloten van de controle. Voor die secties wordt er geen alert gegenereerd.

Om een sectie te configureren, klik op het pictogram in de vorm van een potlood op de overeenkomstige regel.

Stap 4 – Stel tijd en dagen in het venster "Genereren" in

Er opent een pop-upvenster met de titel "Genereren", met:

• Begin (verplicht veld) De tijd waarop de controle voor die sectie moet plaatsvinden, in het formaat hh:mm. U kunt dit direct invoeren of het pictogram in de vorm van een klok rechts van het veld gebruiken. Voorbeeld: 09:00
• Lijst van de dagen van de week: Maandag, Dinsdag, Woensdag, Donderdag, Vrijdag, Zaterdag, Zondag. Elke dag heeft een schakelaar aan de rechterkant:

  
  

• • groen met een vinkje = de controle vindt plaats op die dag;
  • rood met een X = de controle vindt niet plaats op die dag.

Klik op de schakelaars om de dagen van opening van de instelling in te schakelen en die van sluiting uit te schakelen.

Klik op de groene knop "Opslaan" om te bevestigen, of op "Annuleren" om te sluiten zonder op te slaan.

U keert terug naar de tabel van de secties, waar de zojuist geconfigureerde regel de ingestelde tijd en de actieve dagen zal tonen (in zwart de actieve dagen, in lichtgrijs de gedeactiveerde).

Herhaal de procedure voor alle secties die u in de controle wilt opnemen.

Stap 5 – Sla de automatisering op

Na het configureren van alle gewenste secties, klik op de groene knop "Opslaan" rechtsboven.

Om terug te keren naar de stap van de Parameters, klik op de rode knop "Terug".

Vergeet niet: wijzigingen in de automatiseringen zijn van kracht vanaf de volgende dag. Als u de Alert Abandon vandaag configureert, begint deze morgen te werken.

Hoe de geschiedenis van de verzonden alerts te raadplegen

1. Ga naar Instellingen → Automatiseringen.
2. Klik op de regel van de Alert Abandon op het pictogram in de vorm van een oog in de kolom Detail.

De pagina Alert Abandon opent, met twee filters bovenaan:

• Studenten: dropdownmenu om de alerts te filteren die betrekking hebben op een specifieke student.
• Datum: veld met een pictogram in de vorm van een kalender om de datum te selecteren. Het pictogram "X" rechts reset de filter.

De onderstaande tabel toont de kolommen Datum, Tijd, Student en Volwassene.

Als er voor de ingestelde filters geen alert is gegenereerd, verschijnt de tekst "Geen overeenkomsten".

Om terug te keren naar de lijst met automatiseringen, klik op de rode knop "Terug" rechtsboven.

Praktische tips

• Kies de tijd met een adequate marge. De controle tijd moet worden vastgesteld na sluitingstijd van de binnenkomst, met een redelijke marge. Als u het te vroeg instelt, loopt u het risico ouders te alarmeren van kinderen die gewoon te laat zijn.
• Verschillende tijden voor verschillende secties. Als de secties verschillende binnenkomsttijden hebben (bijvoorbeeld baby's en grote kinderen), stel dan voor elke sectie een controle tijd in die overeenkomt met hun binnenkomsttijd.
• Werk de data elk schooljaar bij. Als de datum in het veld Tot is verstreken, genereert de automatisering geen alerts meer, zelfs als de schakelaar Actief groen is.
• Controleer of de ouders de meldingen hebben ingeschakeld. De e-mail komt altijd aan, de pushmelding alleen als de ouder de Easy Family app heeft geïnstalleerd en de meldingen heeft ingeschakeld.

Samenvatting

ItemWaardeWaar te configurerenInstellingen → Automatiseringen (coördinatorzijde)Vereist profielCoördinatorType automatiseringAlert AbandonGranulariteitEen configuratie van tijd en dagen voor elke sectieTriggervoorwaardeSluitingsdag + minstens één geregistreerde binnenkomst in de sectieWie wordt gemeldStudenten zonder geregistreerde binnenkomst en afwezigheidWie ontvangt de meldingAlleen de moeder en vader van het kindKanalenE-mail en pushmelding (Easy Family app)Tekst van het berichtStandaard, niet aanpasbaarIngang van wijzigingenVanaf de volgende dag na opslaan

Veelgestelde vragen

Geeft de Alert Abandon ook een melding voor kinderen die aan het einde van de dag nog niet zijn vertrokken? Nee. De controle betreft uitsluitend de niet-geregistreerde binnenkomst en afwezigheid. Het controleert de uitgangen niet.

Kan ik de tekst van het bericht dat naar de ouders wordt verzonden aanpassen? Nee, de tekst is standaard en niet aanpasbaar.

Komt de melding ook bij de grootouders of andere familieleden die aan de student zijn gekoppeld? Nee. De melding wordt uitsluitend naar de moeder en vader van het kind gestuurd.

Kan ik verschillende tijden instellen voor elke sectie? Ja. De tijd en dagen worden afzonderlijk voor elke sectie geconfigureerd.

Wat gebeurt er met de secties die ik op "Niet Ingesteld" laat? Ze zijn uitgesloten van de controle: voor die secties wordt er geen alert gegenereerd.

Ik heb zojuist de automatisering geconfigureerd: werkt deze al vanaf vandaag? Nee. Wijzigingen in de automatiseringen zijn van kracht vanaf de volgende dag.

Als er geen enkel kind in een sectie is binnengekomen, ontvangen de ouders van de hele sectie de alert? Nee. Als er niet minstens één binnenkomst in de sectie is geregistreerd, verzendt het systeem geen melding voor die sectie.

Als de dag is ingesteld als sluiting van de instelling, gaat de alert dan toch door? Nee. Het systeem controleert als eerste of het een sluitingsdag is.

Wat gebeurt er als een ouder de afwezigheid na het controle tijdstip meldt? De melding is al verzonden. De alert legt de situatie vast op het ingestelde tijdstip.

Kan ik de Alert Abandon tijdelijk deactiveren zonder deze te verwijderen? Ja. Open de automatisering voor bewerking en deactiveer de schakelaar Actief in de stap Parameters, en sla het dan op. De deactivatie is vanaf de volgende dag van kracht.

Bijgewerkt op: 14/09/2026