Comment créer et personnaliser la Déclaration des Frais

Description de la fonction

La Déclaration des Frais est un document en PDF qui certifie les montants qu'une famille a versés à la structure au cours d'une année donnée. Elle est générée pour chaque élève à partir des documents comptables (factures, reçus, pro-forma) présents dans sa fiche et sert à être remise au parent/titulaire, qui l'utilise généralement à des fins fiscales (par exemple pour la déduction des frais de scolarité).

Avec la dernière mise à jour, la fonction a été améliorée et permet désormais de :

• personnaliser complètement le texte de la déclaration (avec l'insertion de variables dynamiques);
• filtrer les produits à inclure dans la déclaration (par exemple, ne comptabiliser que les frais et exclure d'autres services);
• filtrer par état de paiement de la facture;
• exclure des factures individuelles du calcul du montant total.

Note : la Déclaration des Frais ne remplace pas et ne constitue pas un conseil fiscal. Pour l'utilisation du document à des fins de déclaration de revenus, invitez les familles à se référer à leur comptable ou CAF.

Prérequis important

Il est possible d'utiliser cette fonction UNIQUEMENT si vous émettez les factures / reçus avec Easy.School.

La déclaration calcule en effet les montants en les lisant à partir des documents comptables créés dans le logiciel de gestion : si la facturation est gérée avec un autre programme, la fonction n'a pas de données sur lesquelles travailler.

Où se trouve

La fonction s'utilise dans deux zones, toutes deux dans le côté coordinateur (menu bleu) :

• Création de la déclaration : Fiche de l'élève → section Factures → bouton Créer Déclaration (PDF)
• Personnalisation du texte : Administration → Paramètres → Déclaration

Partie 1 – Créer la déclaration pour un élève

Étape 1 – Ouvrir la fiche de l'élève

1. Accédez au logiciel de gestion avec un compte coordinateur.
2. Dans le menu à gauche, cliquez sur "Élèves".
3. Identifiez l'élève souhaité et cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche.

Étape 2 – Ouvrir la section Factures

Dans la fiche de l'élève, en haut, il y a un menu déroulant qui permet de naviguer entre les différentes sections de la fiche.

• Sélectionnez la section "Factures".
• Si l'élément n'est pas déjà affiché, cliquez sur la flèche du menu déroulant (à côté de l'icône d'avertissement jaune) pour voir les autres sections et choisissez "Factures".

Étape 3 – Démarrer la création

Dans la section Factures, en haut à droite, vous trouverez quelques boutons (Retour et quelques icônes en forme de document).

• Cliquez sur le bouton "Créer Déclaration (PDF)" (icône en forme de document; le nom apparaît comme tooltip en passant la souris dessus).
• La fenêtre de configuration de la déclaration s'ouvrira.

Étape 4 – Définir les filtres

Dans la fenêtre, vous trouverez une série de filtres qui déterminent quels documents seront pris en compte. Remplissez-les de haut en bas :

• Année (champ obligatoire, marqué d'un astérisque) Sélectionnez l'année de référence de la déclaration. C'est le filtre principal : il définit l'annualité des documents à comptabiliser.
• Type de document Paramètre par défaut : Tous. Permet de considérer uniquement un type de document (par exemple, uniquement les Factures, uniquement les Reçus ou uniquement les Pro-forma).
• Produits Paramètre par défaut : Tous les produits. Permet d'inclure dans le calcul uniquement certains produits (par exemple, uniquement les frais, en excluant les repas, le matériel ou d'autres services).
• Méthodes de paiement Paramètre par défaut : Toutes les méthodes de paiement. Permet de considérer uniquement les documents avec une méthode de paiement spécifique (par exemple, uniquement virement ou uniquement bulletin de versement).
• État de Paiement Paramètre par défaut : Tous. Permet de filtrer les documents en fonction de leur état de paiement (par exemple, uniquement ceux déjà payés ou uniquement ceux À Régler).

Comment fonctionnent les filtres : chaque filtre restreint la liste des documents qui apparaît dans la section "Documents à inclure" plus bas. En modifiant un filtre, la liste se met à jour en conséquence.

Étape 5 – Sélectionner les documents à inclure

Sous les filtres, la section "Documents à inclure" affiche la liste des documents qui correspondent aux filtres définis. Pour chaque document, les informations suivantes sont indiquées :

• Date
• Numéro
• Type de document
• Montant
• État de Paiement
• Méthode de paiement

À gauche de chaque ligne, il y a une case à cocher :

• La case dans l'en-tête du tableau sélectionne/désélectionne tous les documents d'un coup.
• En décochant une seule ligne, vous excluez ce document du calcul du montant total de la déclaration. C'est ainsi que vous pouvez exclure une facture spécifique du total, en laissant comptabilisés tous les autres documents.

Étape 6 – Définir les options finales

En bas de la fenêtre, vous trouverez trois interrupteurs (par défaut désactivés) :

• Uniquement Encaissement (paiements enregistrés avec date de l'année sélectionnée) Si activé, dans le calcul ne sont considérés que les paiements effectivement enregistrés (encaissés) avec une date comprise dans l'année sélectionnée, indépendamment de la date du document. Utile lorsque le montant à déclarer doit correspondre à ce qui a réellement été payé par la famille dans l'année.
• Utiliser le tampon Si activé, sur le document sera appliqué le tampon à la place de la signature (au point où est insérée la variable Signature ou Tampon).
• Enregistrer une copie dans les documents Si activé, une copie de la déclaration générée est automatiquement archivée dans la section documents de l'élève.

Conseil : pour obtenir une déclaration qui indique uniquement les montants effectivement payés, définissez le filtre État de Paiement sur les documents déjà payés et/ou activez l'interrupteur Uniquement Encaissement. Sinon, le total comprend également d'éventuels documents non encore réglés (par exemple, pro-forma "À Régler").

Étape 7 – Générer la déclaration

Après avoir défini les filtres, sélectionné les documents et les options, cliquez sur le bouton vert en bas pour générer la déclaration en PDF.

Le document est produit en utilisant le texte personnalisé (voir Partie 2) et indique le montant total calculé en fonction des documents sélectionnés et des options choisies.

Partie 2 – Personnaliser le texte de la déclaration

Le texte de la déclaration est unique pour la structure et est défini une seule fois : il sera ensuite utilisé pour toutes les déclarations générées à partir des fiches élèves.

Étape 1 – Ouvrir les paramètres

1. Dans le menu à gauche (côté coordinateur), cliquez sur "Administration" pour développer le sous-menu.
2. Cliquez sur "Paramètres".
3. En haut, via le menu déroulant, sélectionnez l'élément "Déclaration". Si vous ne le voyez pas, cliquez sur la flèche du menu déroulant pour afficher les autres paramètres et choisissez "Déclaration".

Étape 2 – Modifier le texte

Dans le panneau "Texte de Déclaration Personnalisé", vous trouverez un éditeur de texte avec une barre d'outils de formatage (gras, italique, souligné, listes, alignement, type de police, etc.).

• Écrivez et formatez librement le texte de la déclaration.
• Vous pouvez définir l'en-tête, le corps, les références légales et les formules de clôture selon les besoins de votre structure.

Étape 3 – Insérer les variables

Sous l'éditeur, dans la section "Variables", vous trouverez une série de boutons regroupés par catégorie.

• Positionnez le curseur à l'endroit du texte où vous souhaitez insérer une donnée dynamique.
• Cliquez sur le bouton de la variable souhaitée : un espace réservé (par exemple {student.name} pour le nom de l'élève) sera inséré dans le texte.
• Au moment de la génération du PDF, chaque espace réservé est automatiquement remplacé par la donnée réelle (de l'élève, du titulaire, de l'école, de l'identité ou du calcul).

La liste complète des variables disponibles est indiquée plus loin dans ce guide.

Étape 4 – Vérifier avec l'aperçu

En haut du panneau, il y a deux boutons d'aperçu :

• Aperçu avec Signature – montre à quoi ressemblera le document avec la signature.
• Aperçu avec Tampon – montre à quoi ressemblera le document avec le tampon.

Utilisez-les pour vérifier la mise en page et vous assurer que les variables sont correctement positionnées avant d'utiliser la déclaration.

Étape 5 – Réinitialisation et sauvegarde

• Le bouton "Réinitialiser" ramène le texte à la version par défaut (utile si vous souhaitez repartir du modèle standard). Attention : cela annule les personnalisations non sauvegardées/de lesquelles vous n'avez pas de copie.
• À la fin, cliquez sur "Sauvegarder" en haut à droite pour mémoriser le texte personnalisé.

Les variables disponibles

Les variables sont insérées en cliquant sur le bouton correspondant dans la section Variables des Paramètres. Voici la liste regroupée comme elle apparaît à l'écran.

Élève et Titulaire

Nom Élève, Prénom Élève, Numéro de Sécurité Sociale Élève, Ville de naissance, Date de naissance, Section Élève, Adresse Élève, Code Postal Élève, Ville Élève, Nom Titulaire, Prénom Titulaire, Numéro de Sécurité Sociale Titulaire, PEC Titulaire, Code SDI Titulaire, Adresse Titulaire, Code Postal Titulaire, Ville Titulaire.

Les données de l'élève proviennent de la fiche de l'élève ; les données du titulaire sont celles de la personne à qui sont adressés les documents comptables (l'élève lui-même ou un membre de la famille).

École

Nom, Logo École, Adresse, Code Postal, Ville, Province, Pays, Adresse Complète, Numéro de TVA, PEC, Email, Téléphone.

Données Administratives

Représentant Légal, Raison sociale, Numéro de sécurité sociale, Numéro de TVA, Code REA, Email, Adresse, Code Postal, Ville, Province, Pays, Adresse Complète.

Les Données Administratives sont celles saisies dans Administration → Paramètres → Données Administratives (les mêmes utilisées pour la facturation).

Détails

• Année – l'année de référence sélectionnée au moment de la création.
• Date Courte – la date au format court (ex. jj/mm/aaaa).
• Date Étendue – la date au format étendu.
• Total – le montant total calculé en fonction des documents sélectionnés et des options choisies.
• Total en lettres – le montant total écrit en lettres.
• Signature ou Tampon – le point où la signature ou le tampon est appliqué (selon l'option "Utiliser le tampon" choisie lors de la création).

Résumé

QuoiOù se trouveProfil requisCréer la déclaration d'un élèveFiche élève → section Factures → Créer Déclaration (PDF)CoordinateurPersonnaliser le texte et les variablesAdministration → Paramètres → DéclarationCoordinateur

Questions Fréquemment Posées

Puis-je utiliser la fonction si je n'émet pas les factures avec Easy.School ? Non. La déclaration calcule les montants à partir des documents comptables créés dans le logiciel de gestion. Il est donc nécessaire d'émettre des factures / reçus avec Easy.School.

La déclaration est-elle unique pour tous les élèves ou doit-elle être faite pour chacun ? Elle est générée pour chaque élève, depuis sa fiche. Le texte personnalisé est en revanche unique pour la structure et s'applique à toutes les déclarations.

Comment exclure une seule facture du total ? Dans la fenêtre de création, dans la section "Documents à inclure", décochez la case de la ligne de la facture que vous souhaitez exclure : son montant ne sera pas comptabilisé dans le total.

Comment comptabiliser uniquement les frais et exclure les autres services (repas, matériel, etc.) ? Utilisez le filtre "Produits" dans la fenêtre de création et sélectionnez uniquement le produit (ou les produits) que vous souhaitez inclure.

Quelle est la différence entre le filtre "Année" et l'option "Uniquement Encaissement" ? Le filtre Année sélectionne les documents en fonction de l'annualité de référence. L'option "Uniquement Encaissement", si activée, ne considère que les paiements effectivement enregistrés (encaissés) avec une date comprise dans l'année sélectionnée, indépendamment de la date du document.

Où va la copie de la déclaration si j'active "Enregistrer une copie dans les documents" ? Elle est automatiquement archivée dans la section documents de l'élève.

Comment obtenir la signature ou le tampon sur le document ? La signature est insérée là où se trouve la variable "Signature ou Tampon". Pour utiliser le tampon à la place de la signature, activez l'option "Utiliser le tampon" lors de la création. Vous pouvez vérifier les deux versions avec les boutons "Aperçu avec Signature" et "Aperçu avec Tampon" dans les Paramètres.

J'ai modifié le texte par erreur : comment revenir au modèle standard ? Dans les Paramètres de la Déclaration, cliquez sur "Réinitialiser" pour restaurer le texte par défaut, puis sur "Sauvegarder".

À quoi sert la déclaration sur le plan fiscal ? Le document atteste des montants versés par la famille et est généralement utilisé par le parent à des fins fiscales. Pour des aspects fiscaux spécifiques, invitez les familles à consulter leur comptable ou CAF.

Mis à jour le : 22/07/2026