Comment fonctionne l'alerte d'abandon et comment la configurer

Qu'est-ce que l'alerte d'abandon

L'alerte d'abandon est une automatisation de Easy.School qui, à une heure déterminée par la structure, vérifie quels enfants ne sont ni entrés ni absents et envoie une notification à leurs parents.

Elle sert à intercepter les cas où un enfant n'arrive pas à l'école sans que la famille ait communiqué l'absence : une situation qui peut cacher un malentendu (celui qui devait l'accompagner ne l'a pas fait) ou un oubli.

Note : l'alerte d'abandon ne signale pas les enfants qui sont entrés mais dont la sortie n'a pas été enregistrée. Elle vérifie exclusivement l'absence d'enregistrement de l'entrée et de l'absence.

Comment fonctionne le contrôle

Pour chaque section, un horaire et les jours de la semaine où le contrôle doit se déclencher sont définis.

À l'heure déterminée, pour chaque section configurée, le système effectue ces vérifications en séquence :

1. Vérifiez qu'il ne s'agit pas d'un jour de fermeture de la structure. Si le jour est un jour de fermeture, le contrôle s'arrête et aucune notification n'est envoyée.
2. Vérifiez qu'au moins une entrée a été enregistrée pour au moins un enfant de cette section. Cette condition évite les fausses alertes : si aucun enfant de la section n'est entré, le système suppose que la section n'est pas opérationnelle et n'envoie pas de notifications.
3. Si les deux conditions sont remplies, le système examine tous les élèves de la section et identifie ceux pour qui aucune entrée ni absence n'est enregistrée.
4. Pour chacun de ces élèves, une notification est envoyée aux parents.

Qui reçoit la notification et comment

• La notification est envoyée exclusivement à la maman et au papa de l'enfant. Elle n'est pas envoyée aux autres membres de la famille associés à la fiche élève, ni aux éducateurs.
• Les canaux d'envoi sont deux :

  
  

• • Email
  • Notification push sur l'application Easy Family, qui arrive uniquement si le parent a installé l'application et a activé les notifications.
• Le texte du message est standard et non personnalisable. Il invite le parent à vérifier où se trouve son enfant et à contacter la structure scolaire.

Où se trouve

Ce paramètre se trouve dans le côté coordinateur (menu bleu) :

Paramètres → Automatisations

Comment accéder à la liste des automatisations

Étape 1 – Ouvrir la section Automatisations

1. Accédez à la gestion avec un compte coordinateur et entrez dans le bâtiment souhaité.
2. Dans le menu bleu à gauche, cliquez sur "Paramètres" pour développer le sous-menu.
3. Parmi les éléments du sous-menu, cliquez sur "Automatisations".

Étape 2 – Lire la liste

La page Automatisations s'ouvrira, avec la liste de toutes les automatisations configurées pour le bâtiment.

En haut de la page, en rouge, l'avertissement est indiqué :

"Les modifications sont effectives le lendemain"

Au-dessus de la liste, vous trouverez deux outils de recherche :

• Champ "Recherche" : pour rechercher une automatisation par nom.
• Menu déroulant "Type" : pour filtrer la liste par type d'automatisation.

Le tableau indique, pour chaque automatisation, les colonnes suivantes :

• Nom – le nom attribué à l'automatisation.
• Type – la typologie (ex. Alerte d'abandon, Activité, Entrée, Sortie, Goûter, Déjeuner).
• Du – date de début de validité.
• Au – date de fin de validité.
• Actif – indique si l'automatisation est active (Oui) ou non.
• Détails – présent pour l'alerte d'abandon : l'icône en forme d'œil ouvre l'historique des alertes générées.
• Modifier – l'icône en forme de crayon ouvre l'automatisation en modification.
• Dupliquer – l'icône en forme de deux feuilles superposées crée une copie de l'automatisation.
• Supprimer – l'icône en forme de corbeille rouge supprime l'automatisation.

En bas du tableau, vous trouverez les contrôles de pagination : Éléments par page et les flèches pour naviguer entre les pages.

Comment créer ou modifier l'alerte d'abandon

Important : chaque bâtiment peut avoir une seule automatisation de type alerte d'abandon active. Si une ligne avec Type = Alerte d'abandon est déjà présente dans la liste, modifiez-la plutôt que d'en créer une nouvelle.

Étape 1 – Ouvrir l'automatisation

Si l'automatisation existe déjà : cliquez sur l'icône en forme de crayon dans la colonne Modifier, sur la ligne de l'alerte d'abandon. L'écran "Modifier l'automatisation" s'ouvrira.

Si vous devez la créer de zéro : cliquez sur le bouton "+ Nouveau" en haut à droite. L'écran "Nouvelle automatisation" s'ouvrira.

L'écran est composé de deux étapes, indiquées en haut : 1. Paramètres et 2. Sections.

Étape 2 – Remplir les paramètres

Dans la première étape, remplissez les champs suivants :

• Nom de l'automatisation (champ obligatoire) Entrez un nom qui identifie l'automatisation. Exemple : Alerte d'abandon
• Sélectionnez un type (champ obligatoire) Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez "Alerte d'abandon".
• Du (champ obligatoire) Date à partir de laquelle l'automatisation est valide. Cliquez sur l'icône en forme de calendrier à droite du champ pour sélectionner la date. Conseil : définissez la date de début de l'année scolaire.
• Au (champ obligatoire) Date jusqu'à laquelle l'automatisation est valide. Vous pouvez également utiliser l'icône en forme de calendrier ici. Conseil : définissez la date de fin de l'année scolaire. N'oubliez pas de la mettre à jour chaque année, sinon l'automatisation cessera de fonctionner.
• Actif Basculer qui active ou désactive l'automatisation. Si c'est vert avec la coche, l'automatisation est active. Cliquez dessus pour la désactiver.

Après avoir rempli les champs, cliquez sur le bouton vert "Suivant" en haut à droite.

Pour annuler et revenir à la liste, cliquez sur le bouton rouge "Retour".

Étape 3 – Configurer les sections

Dans la deuxième étape, le tableau de toutes les sections du bâtiment est affiché, avec les colonnes :

• Section – le nom de la section.
• Horaire – l'horaire et les jours où le contrôle se déclenche pour cette section. Si cela n'a pas encore été configuré, la mention "Non configuré" apparaît.
• Modifier – l'icône en forme de crayon ouvre la fenêtre de configuration de l'horaire.
• Supprimer – l'icône en forme de corbeille rouge supprime la configuration horaire de la section, qui revient à "Non configuré".

Attention : les sections qui restent sur "Non configuré" sont exclues du contrôle. Pour ces sections, aucune alerte ne sera générée.

Pour configurer une section, cliquez sur l'icône en forme de crayon sur la ligne correspondante.

Étape 4 – Définir l'horaire et les jours dans la fenêtre "Générer"

Une fenêtre pop-up intitulée "Générer" s'ouvrira, avec :

• Début (champ obligatoire) L'heure à laquelle le contrôle doit se déclencher pour cette section, au format hh:mm. Vous pouvez le saisir directement ou utiliser l'icône en forme d'horloge à droite du champ. Exemple : 09:00
• Liste des jours de la semaine : Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi, Dimanche. Chaque jour a un bascule à droite :

  
  

• • vert avec la coche = le contrôle se déclenche ce jour-là ;
  • rouge avec la X = le contrôle ne se déclenche pas ce jour-là.

Cliquez sur les bascules pour activer les jours d'ouverture de la structure et désactiver ceux de fermeture.

Cliquez sur le bouton vert "Enregistrer" pour confirmer, ou sur "Annuler" pour fermer sans enregistrer.

Vous retournerez au tableau des sections, où la ligne nouvellement configurée affichera l'horaire défini et les jours actifs (en noir les jours actifs, en gris clair ceux désactivés).

Répétez l'opération pour toutes les sections que vous souhaitez inclure dans le contrôle.

Étape 5 – Enregistrer l'automatisation

Après avoir configuré toutes les sections souhaitées, cliquez sur le bouton vert "Enregistrer" en haut à droite.

Pour revenir à l'étape des paramètres, cliquez sur le bouton rouge "Retour".

Rappelez-vous : les modifications des automatisations sont effectives le lendemain. Si vous configurez l'alerte d'abandon aujourd'hui, elle commencera à fonctionner demain.

Comment consulter l'historique des alertes envoyées

1. Allez sur Paramètres → Automatisations.
2. Sur la ligne de l'alerte d'abandon, cliquez sur l'icône en forme d'œil dans la colonne Détails.

La page Alerte d'abandon s'ouvrira, avec deux filtres en haut :

• Étudiants : menu déroulant pour filtrer les alertes relatives à un étudiant spécifique.
• Date : champ avec une icône en forme de calendrier pour sélectionner la date. L'icône "X" à droite réinitialise le filtre.

Le tableau ci-dessous indique les colonnes Date, Horaire, Étudiant et Adulte.

Si aucun alerte n'a été générée pour les filtres définis, la mention "Aucune correspondance" apparaîtra.

Pour revenir à la liste des automatisations, cliquez sur le bouton rouge "Retour" en haut à droite.

Conseils pratiques

• Choisissez l'horaire avec une marge adéquate. L'horaire de contrôle doit être fixé après la fermeture de l'heure d'entrée, avec une marge raisonnable. Si vous le fixez trop tôt, vous risquez d'alerter les parents d'enfants simplement en retard.
• Horaires différents pour sections différentes. Si les sections ont des horaires d'entrée différents (par exemple, nourrissons et grands), définissez pour chacune un horaire de contrôle cohérent avec son horaire d'entrée.
• Mettez à jour les dates chaque année scolaire. Si la date dans le champ Au est passée, l'automatisation ne génère plus d'alertes même si le bascule Actif est vert.
• Vérifiez que les parents ont les notifications activées. L'email arrive toujours, la notification push uniquement si le parent a installé l'application Easy Family et a activé les notifications.

Résumé

VoixValeurOù se configureParamètres → Automatisations (côté coordinateur)Profil requisCoordinateurType d'automatisationAlerte d'abandonGranularitéUne configuration d'horaire et de jours pour chaque sectionCondition de déclenchementJour non de fermeture + au moins une entrée enregistrée dans la sectionQui est signaléÉtudiants sans entrée et sans absence enregistréeQui reçoit la notificationSeulement maman et papa de l'enfantCanauxEmail et notification push (app Easy Family)Texte du messageStandard, non personnalisableEntrée en vigueur des modificationsLe lendemain de l'enregistrement

Questions fréquentes

L'alerte d'abandon signale-t-elle aussi les enfants qui ne sont pas encore sortis à la fin de la journée ? Non. Le contrôle concerne exclusivement l'absence d'enregistrement de l'entrée et de l'absence. Il ne vérifie pas les sorties.

Puis-je modifier le texte du message envoyé aux parents ? Non, le texte est standard et non personnalisable.

La notification arrive-t-elle aussi aux grands-parents ou aux autres membres de la famille associés à l'élève ? Non. La notification est envoyée exclusivement à la maman et au papa de l'enfant.

Puis-je définir des horaires différents pour chaque section ? Oui. L'horaire et les jours se configurent individuellement pour chaque section.

Que se passe-t-il pour les sections que je laisse sur "Non configuré" ? Elles sont exclues du contrôle : pour ces sections, aucune alerte ne sera générée.

Je viens de configurer l'automatisation : fonctionne-t-elle déjà aujourd'hui ? Non. Les modifications des automatisations sont effectives le lendemain.

Si aucun enfant d'une section n'est entré, les parents de toute la section reçoivent-ils l'alerte ? Non. Si aucune entrée n'est enregistrée dans la section, le système n'envoie aucune notification pour cette section.

Si le jour est défini comme jour de fermeture de la structure, l'alerte se déclenche-t-elle quand même ? Non. Le système vérifie d'abord qu'il ne s'agit pas d'un jour de fermeture.

Que se passe-t-il si un parent communique l'absence après l'heure du contrôle ? La notification a déjà été envoyée. L'alerte photographie la situation à l'heure définie.

Puis-je désactiver temporairement l'alerte d'abandon sans la supprimer ? Oui. Ouvrez l'automatisation en modification et désactivez le bascule Actif dans l'étape Paramètres, puis enregistrez. La désactivation sera effective le lendemain.

Mis à jour le : 14/09/2026