Question 1

Cómo reenviar las credenciales a un familiar

Accepted Answer

Si necesita reenviar las credenciales a un familiar, es necesario crear nuevas, ya que las contraseñas dentro de la base de datos están encriptadas y es imposible conocerlas incluso para los programadores.

Procedimiento para enviar una nueva contraseña

• Acceda a la ficha del estudiante asociado al familiar.

• Vaya a la parte Familiares de la ficha del estudiante.

• Haga clic en Modificar en la parte superior derecha.

• Haga clic en el botón azul Cambiar contraseña.

• Genere una nueva contraseña aleatoria haciendo clic en el ícono con forma de varita mágica.

• Active el selector debajo de la escritura Enviar contraseña poniéndolo en Sí.

• Haga clic en Guardar para confirmar.

En este punto, el familiar recibirá un correo electrónico con la nueva contraseña recién generada.

Recomendaciones

• No reutilice la misma contraseña para más de un usuario: siempre es mejor generar una contraseña única para cada familiar.

• Facilite el cambio de contraseña: el familiar podrá cambiarla por sí mismo desde su perfil después de iniciar sesión.

Question 2

Qué es el producto Presencia y cómo se usa

Accepted Answer

El producto Presencia es una función del software de gestión Easy.School que interactúa con el registro diario de las asistencias realizado por los educadores. Está diseñado para cobrar un costo por cada asistencia registrada en modo postpago. Por ejemplo, si se desea cobrar un costo de 10 euros por cada asistencia, el software puede calcular automáticamente el número de asistencias registradas durante el período de facturación y generar el monto total en la factura.

Cómo crear el producto Presencia

Acceder a la página de administración de productos

• Vaya al menú Administración → Productos.

• Haga clic en el botón Nuevo en la parte superior derecha.

Configurar el producto

• Tipo de producto: En el primer menú desplegable seleccione Producto Presencia.

• Nombre del producto interno: Ingrese un nombre descriptivo que será visible solo para usted (ej. “Presencia”).

• Nombre corto: Ingrese un nombre que será visible en la factura (ej. “Presencia diaria”).

• Descripción: Es opcional; generalmente, para el producto Presencia no se requieren variables de estudiantes o familiares.

• Importe: Ingrese el costo por cada asistencia, por ejemplo, 10 euros.

• Tipo de IVA: Seleccione el tipo de IVA aplicable y especifique si el importe ingresado incluye o no el IVA.

• Período de referencia:

• Anterior: Muestra en la factura el período de referencia (primer y último día del mes anterior).

• Oculto: N

Question 3

Cómo crear una Nota de Crédito

Accepted Answer

Cómo realizar una Nota de Crédito

Para emitir una nota de crédito es necesario partir del documento original (factura o proforma) al cual se refiere la nota de crédito. A continuación, los pasos a seguir:

1. Acceder al documento original

Entren en el menú Administración → Ventas → Emitidos.
Busquen el documento para el cual desean emitir una nota de crédito.

• Pueden utilizar los filtros en la parte superior para agilizar la búsqueda (ej. nombre del cliente, número de factura, fecha, etc.).

2. Duplicar el documento

Una vez localizado el documento, hagan clic en el botón Duplicar junto al documento original.
Se abrirá una nueva factura idéntica al documento original.

3. Cambiar el tipo de documento

En la parte superior izquierda, hagan clic en el menú desplegable relativo al Tipo de Documento (junto al ícono amarillo en forma de triángulo).
Seleccionen Nota de Crédito de la lista disponible.
El sistema actualizará automáticamente la numeración del documento y añadirá los referencias del documento original por el cual están emitiendo la nota de crédito.

4. Verificación y modificación de la información

Revisen toda la información de la nota de crédito:

• Importe

• Cantidad

• Tipos de IVA

• Descripción del producto o servicio

Nota importante: La nota de crédito debe ser emitida con el mismo titular del documento original.

• Si están corrigiendo errores en los datos del encabezado (e

Question 4

Cómo modificar o eliminar una presencia desde la App Easy Staff

Accepted Answer

Cómo modificar o eliminar una presencia desde la App Easy Staff

Para modificar una presencia accediendo desde la App Easy Staff, vayan al botón en la parte superior izquierda “Ver Registros”, luego vayan al botón a la derecha “Registro educador”.

Paso 1 – Filtros de búsqueda de registros para modificar o eliminar

En la barra superior encontrarán el calendario, en el que podrán desplazarse usando:

• La flecha a la izquierda para buscar una fecha anterior a las que se visualizan.

• La flecha a la derecha para buscar una fecha posterior a las que se visualizan.

Encontrarán tres filtros que pueden facilitar su búsqueda:

• “Tipo”: filtren por tipo de actividad (en este caso “Presencia-Entrada”).

• “Staff”: filtren por el educador que ha ingresado la actividad.

• “Estudiante”: filtren seleccionando al estudiante de la lista que se abrirá.

Nota: Si quieren modificar o eliminar una presencia para un estudiante específico, apliquen el filtro “Estudiante” para agilizar la búsqueda.

Paso 2 – Selección y eliminación de la presencia

En la pantalla siguiente se mostrarán todos los registros registrados en la fecha seleccionada.

Dentro de la tarjeta encontrarán:

• Nombre y apellido de quien creó el registro.

• Fecha y hora de la entrada.

• Tipo de registro y lista de estudiantes para los cuales se registró el mismo registro (podrán verlo haciendo clic en el ícono con forma de lupa).

En la parte superior derecha de cada tarjeta enc

Question 5

Cómo deshabilitar o eliminar a un estudiante

Accepted Answer

Cuando un estudiante termina el ciclo de estudios o decide cambiar de estructura, puedes elegir entre dos operaciones: deshabilitar al estudiante o eliminarlo.

Diferencia entre deshabilitación y eliminación

• Eliminación de la ficha del estudiante:

Esta operación elimina definitivamente todos los datos del estudiante. No se recomienda de inmediato, ya que los datos no serán recuperables.

• Deshabilitación del estudiante:

Esta operación conserva los datos del estudiante en archivo. Es recomendable deshabilitar al estudiante, dejarlo en archivo durante algunos años y luego, eventualmente, eliminarlo. Los estudiantes deshabilitados no cuentan para el total de la licencia, por lo que esta opción siempre es preferible.

Cómo eliminar a un estudiante

Accede a la sección Estudiantes desde el menú principal.
Selecciona Lista de estudiantes.

Asegúrate de estar conectado como Coordinador.

Junto a cada estudiante, encontrarás un ícono en forma de papelera roja.
Haz clic en el ícono para eliminar definitivamente al estudiante.

Nota: Una vez eliminado, los datos del estudiante no podrán ser recuperados.

Cómo deshabilitar a un estudiante

Accede a la sección Estudiantes y abre Lista de estudiantes.
Junto al ícono rojo de la papelera, encontrarás un ícono en forma de ojo amarillo.
Haz clic en el ícono amarillo para deshabilitar al estudiante.

**Cómo visualizar y rehabilitar estudiante

Question 6

Cómo insertar un justificativo educador desde el navegador

Accepted Answer

Esta guía explica cómo un educador puede insertar un justificativo accediendo desde el navegador.

Insertar un justificativo

Accede a la aplicación y haz clic en el icono de perfil (en forma de persona) en la parte superior derecha.
Selecciona el menú Asistencias.

• Se abrirá una pantalla con la lista de registros.

Haz clic en el botón + Añadir justificativo (en la parte superior derecha, celeste).

⚠️ Importante

Para poder visualizar e insertar justificativos, es necesario estar habilitado por el coordinador.

El coordinador debe habilitar los justificativos yendo a Personal > Asistencias del personal > Configuraciones (haciendo clic en el menú desplegable “Registros”) y activar los justificativos que desea hacer disponibles.

Cumplimentación del justificativo

Tipo de periodo

• Único: Si el justificativo se refiere a un solo día.

• Múltiple: Si se refiere a varios días consecutivos.

Justificativo

• Selecciona la tipología de justificativo del menú desplegable.

• La lista de opciones disponibles es determinada por el coordinador.

Fecha de registro

• Si registro único: Selecciona la fecha del calendario.

• Si registro múltiple:

• Ingresa la fecha de inicio (primer día del justificativo).

• Ingresa la fecha de fin (último día del justificativo).

• El sistema establece por defecto la fecha actual.

Horario

• Hora de inicio: Indica la hora de inicio del justi

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