Question 1

Comment associer une facture, un reçu ou un Pro-Forma à un étudiant

Accepted Answer

Pour associer une facture, un reçu ou un Pro-forma à un étudiant, suivez ces étapes :

Création du document

Allez dans Administration->Ventes cliquez sur "+ Nouveau", une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec tous les champs du document, choisissez le type de document.

Sélection de l'étudiant

• En haut à droite, vous trouverez l'inscription "Sélectionnez un étudiant ou saisissez manuellement", cliquez juste en dessous et sélectionnez l'étudiant concerné dans la liste.

• Après la sélection, le système affichera l'en-tête du document.

Définition du titulaire

• Sous l'en-tête, choisissez qui doit être le titulaire de la facture :

• L'étudiant lui-même

• Un membre de la famille présent dans la fiche de l'étudiant (s'il y en a été inséré)

Les données des variables dans les descriptions des produits seront prises de la fiche de l'étudiant.

Une fois le document enregistré, il sera associé à l'étudiant choisi.

Question 2

À quoi sert la section “Horaires du Personnel”

Accepted Answer

La section “Horaires du Personnel” permet de visualiser et gérer les horaires de travail du personnel, ainsi que de créer des rapports hebdomadaires et mensuels.

Comment accéder aux horaires du personnel

Connectez-vous avec un compte Coordinateur.
Entrez dans le site souhaité.
Dans le menu latéral, cliquez sur “Personnel” → “Horaires du Personnel”.

En haut à gauche, vous pouvez changer l'affichage en choisissant parmi :

✅ Mensuel

✅ Hebdomadaire

✅ Journalier

✅ Liste du personnel

Affichage mensuel

Affiche les horaires attribués pour l'ensemble du mois en cours.

Les filtres disponibles permettent de sélectionner :

• Personnel – Un seul employé.

• Horaire journalier – Filtrer par horaires journaliers spécifiques.

• Horaire hebdomadaire – Afficher uniquement une semaine spécifique du mois.

• Section – Afficher uniquement le personnel d'une section donnée.

• Mois et Année – Sélectionner une période spécifique.

🔹 Légende des horaires :

• 🟩 Carré vert avec P → Horaire attribué.

• 🟥 Carré rouge avec R → Horaire attribué mais avec absence ou permission.

• ⬜ Carré vide → Aucun horaire attribué.

Cliquez sur un horaire attribué pour voir les détails :

• Nom et description de l'horaire.

• Heure de début et de fin.

• Heure de début et de fin de pause.

Affichage hebdomadaire

Affiche les horaires relatifs à la semaine en cours.

Question 3

Enregistrer une sieste depuis le navigateur

Accepted Answer

Pour enregistrer une sieste en tant qu'éducateur en accédant depuis le navigateur, vous avez deux options : saisie unique ou saisie multiple.

Enregistrer une sieste avec saisie multiple

Cette opération est recommandée pour enregistrer plusieurs siestes simultanément, par exemple à la fin de la journée.

Accédez depuis le navigateur

Allez dans le menu vert à gauche, sélectionnez “Saisies Multiples” et cliquez sur “Sieste”.

Étape 1 - Données de base

• “Date” : le système insère automatiquement la date actuelle, mais il est possible de la modifier.

• “Période” : choisissez d'enregistrer début et fin, seulement début, ou seulement fin de la sieste.

• “De” : préconfiguré avec l'heure actuelle, mais modifiable. Cette valeur sera appliquée à tous les élèves.

• “À” : préconfiguré avec une heure après l'heure actuelle, mais modifiable.

• “Sections” : sélectionnez les sections pour lesquelles vous souhaitez enregistrer la sieste.

• “Pré-sélectionner les élèves” : choisissez l'une des options suivantes :

• “Seulement avec présence enregistrée”

• “Tous sauf absents”

• “Aucun (sélection manuelle)”

Pour continuer, cliquez sur “Suivant”.

Étape 2 - Sélection et saisie des données d'un élève unique

• Les fiches des élèves seront affichées en fonction des paramètres saisis dans Étape 1.

• Chaque fiche comprend :

• Photo de l'élève (si disponible).

• **Nom et Prénom de l'é

Question 4

Comment communiquer une absence depuis l'application Easy Family

Accepted Answer

Suivez ces étapes pour communiquer l'absence d'un élève directement depuis l'application.

1. Accédez à l'App

• Connectez-vous avec vos identifiants.

• Sélectionnez la structure associée à l'élève dont vous souhaitez communiquer l'absence.

• Si vous avez plus d'un élève associé à la même structure, sélectionnez celui souhaité.

2. Accédez à la Page des Présences

• Sur l'écran Accueil, cliquez sur le bouton bleu au centre en bas "Présences".

3. Options Disponibles dans la Page Présences

Dans l'écran qui s'ouvrira, vous trouverez plusieurs options :

• Section : Sélectionnez la section.

• Entrée : Pour enregistrer une entrée.

• Sortie : Pour enregistrer une sortie.

• Communiquer l'Absence : Pour enregistrer/communiquer une absence.

• Registre des Présences : Pour consulter les entrées, sorties et absences.

4. Communication de l'Absence

Après avoir sélectionné la section, cliquez sur le bouton "Communiquer l'Absence".
Un écran s'ouvrira avec plusieurs champs à remplir.

Étape 1 : Absence Unique

Pour enregistrer une absence pour un seul jour :

• Type de période : Sélectionnez "Unique".

• Motif de l'absence : Choisissez le motif dans la liste.

• Section : Sélectionnez la section.

• Date de début : Entrez la date de l'absence (par défaut, la date d'aujourd'hui est définie, mais vous pouvez la modifier).

• Note : (Optionnel) Entrez une note personnelle.

**Confirmez l'enregis

Question 5

Comment utiliser le registre des consommables

Accepted Answer

Ci-dessous un guide détaillé sur comment utiliser le registre des consommables dans easy.school pour surveiller efficacement les consommables des étudiants.

1. Accès au Registre des Consommables

Connectez-vous au système en utilisant votre compte de coordinateur.
Sélectionnez le site souhaité.
Dans le menu latéral, cliquez sur Étudiants puis sur Registre des Consommables.

2. Visualisation des Consommables

• Liste des Étudiants :

L liste des étudiants est affichée par ordre alphabétique.

• Informations Affichées :

Pour chaque étudiant, les informations suivantes seront indiquées :

• Type de consommable

• Quantité associée

Ces informations permettent d'avoir une vue immédiate de l'état des consommables pour chaque étudiant.

3. Utilisation des Filtres

Pour faciliter la recherche et la gestion des données, le registre offre différents filtres :

a. Filtre par Section

• Fonctionnalité :

Sélectionnez une ou plusieurs sections pour afficher uniquement les données des étudiants appartenant à ces sections spécifiques.

b. Filtre par Étudiant

• Fonctionnalité :

Entrez le nom ou d'autres informations identifiantes pour rechercher un seul étudiant et visualiser ses consommables.

c. Filtre par Type de Consommable

• Fonctionnalité :

Recherchez et visualisez les étudiants en fonction du type de consommable utilisé, facilitant ainsi l'analyse par catégories spécifiques.

Conclusions

Question 6

Enregistrer la confirmation de réception du matériel depuis l'App Easy Staff

Accepted Answer

Pour enregistrer la confirmation de la réception des dotations, suivez ces étapes :

Une fois connecté à l' App Easy Staff, cliquez sur le bouton “Confirmer la Réception”, que vous trouverez à la deuxième ligne à droite.
Un écran s'ouvrira avec la liste des étudiants pour lesquels des dotations ont été demandées.
Filtres de recherche :

• Si vous devez enregistrer la confirmation de la réception uniquement pour un étudiant, vous pouvez utiliser le filtre en haut en saisissant le nom de l'étudiant.

• Si vous souhaitez enregistrer la réception relative à plusieurs étudiants, vous pouvez simplement faire défiler la liste.

Sélectionner les dotations reçues :

• Pour confirmer que vous avez reçu le matériel, cliquez sur l’icône en cercle à gauche de la dotation. Vous pouvez en sélectionner plusieurs.

Enregistrer la confirmation :

• Cliquez sur le bouton bleu en bas “Sauvegarder”.

Après l'enregistrement, la page ne changera pas, mais l'élément que vous avez marqué comme livré sera supprimé de la liste des dotations encore à recevoir.

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